Gelangensbestätigung: Wenn der Steuerprüfer klingelt

Gelangensbestätigung: Prüfungen auf der Tagesordnung? 

Denn für eine Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder Nachschau werden Unternehmen auch nach dem Zufallsprinzip ausgewählt, gibt Steuerberater Carsten Nesemann, Geschäftsführer der Hamburger Kanzlei umsatz | steuer | beratung zu bedenken. Er rät dringend, die Nachweisführung gewissenhaft zu betreiben. 

Prinzipiell können die Unternehmen unterschiedliche Nachweise nutzen, beispielsweise Tracking- und Tracing-Protokolle der Transportdienstleister, Frachtbriefe, Spediteursbescheinigungen oder eine NCTS- oder EMCS-Meldung. Alle Dokumente müssen jedoch den erfolgten Eingang der Ware beim Empfänger bestätigen. 

Gelangensbestätigung wird sich durchsetzen

Nesemann ist überzeugt davon, dass sich die Gelangensbestätigung durchsetzen wird. Gerade Großkonzerne würden diese verwenden, weil mit ihr am besten Risiken umgangen werden. „Mit der Gelangensbestätigung holen die Unternehmen alle notwendigen Informationen ein, die die Finanzverwaltung benötigt“, erklärt Nesemann, der die Gelangensbestätigung als den „Mercedes unter den Nachweisführungen“ bezeichnet. Der Steuerberater hält auch den Aufwand für überschaubar und versichert, dass die Erfahrungen der Unternehmen positiv seien, anders als anfangs befürchtet. 

Rechtsanwältin Stefanie Tiede ist dagegen der Meinung, dass durch die heftigen Diskussionen um die Neuregelungen der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung zwar die Sensibilisierung für das Thema gesteigert, aber auch das Verhältnis zwischen Verlader und Logistikunternehmen belastet wurde. Tiede ist für die Gimmler Rechtsanwaltsgesellschaft in Koblenz tätig, die sich unter anderem auf Logistik-Umsatzsteuerfragen und damit auf die Gelangensbestätigung spezialisiert hat. 

Sie kennt Fälle, wo sich Lieferant und Logistiker vor Gericht trafen, weil ersterer hohe Nachzahlungen ans Finanzamt leisten musste. Die Anwältin betont: „Die Nachweisführung liegt grundsätzlich in der Verantwortung des liefernden Unternehmens. Das Logistikunternehmen ist gesetzlich nicht dazu verpflichtet, Umsatzsteuernachweise auszustellen oder zu beschaffen.“ 

Zeitfresser Gelangensbestätigung?

Bei Dürr Dental hat man sich im Guten mit den Logistikdienstleistern verständigt. Um den Aufwand für die Mitarbeiterinnen in der Versanddokumentation zu minimieren, einigte man sich mit den Speditionen darauf, dass diese weiterhin die Spediteursbescheinigungen schicken. 

Andreas Grüdl, Versandleiter bei Dürr Dental: „Die drei Mitarbeiterinnen haben einfach nicht die Zeit, einzeln bei allen Kunden nachzuhaken, um die Gelangensbestätigung zu erhalten.“ Dieser Service der Speditionen ist für Dürr Dental auch heute zumeist kostenlos. Einige Speditionen, mit denen Dürr Dental nicht ganz so häufig zusammenarbeitet, verlangen hierfür seit letztem Jahr etwas, berichtet Grüdl.

Bei Selbstabholung ist Gelangensbestätigung notwendig

Bei den Selbstabholern kommen Unternehmen aber nicht umhin, die Gelangensbestätigung zu nutzen, denn die Alternativnachweise können sie nur bei Versendungen nutzen. Dass Selbstabholungen in der Praxis eine besondere Herausforderung bedeuten, macht Carsten Nesemann nochmal an einem Beispiel deutlich. „Angenommen, ein Kunde in den Niederlanden holt die georderte Ware mit dem eigenen Lkw ab. Eine Bestätigung darf erst ausgestellt werden, wenn die Ware in Holland ist. In dem Fall ist es am besten, wenn der Lieferant die Gelangensbestätigung vorbereitet und der Kunde diese elektronisch übermittelt, sobald die Ware eingetroffen ist.“ 

Pflichten bei Vertragsgestaltung festhalten

Stefanie Tiede rät in Fällen von Selbstabholung dazu, sich die Legitimation der Beauftragten bestätigen zu lassen und die Identität des Abholers zu prüfen sowie zu dokumentieren: „Macht der Abnehmer falsche Angaben, besteht nach § 6 a des Umsatzsteuergesetzes Vertrauensschutz nur dann, wenn der Unternehmer die Unrichtigkeit auch bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnte.“ 

Und noch einen Ratschlag hat die Anwältin parat: Bereits im Vorfeld sollte man bei der Vertragsgestaltung darauf achten, dass die Pflichten im Bereich Umsatzsteuer, konkret bei Gelangensbestätigung oder Exportbelegnachweisen, genau aufgeteilt werden: „Es nutzt nichts, dem Logistiker ‘alle Pflichten betreffend Umsatzsteuer-Exportnachweise‘ zu geben, wenn beispielsweise Ex-Works-Lieferungen vorliegen und das Unternehmen mit seinen Kunden keine entsprechenden Regelungen vereinbart hat.“ Besser rechtzeitig nachhaken.

Auf Suche nach den Nachweisen

Es ist auf jeden Fall besser, zeitnah nachzuhaken, wenn die Gelangensbestätigung noch aussteht. Denn spätestens bei einer Steuerprüfung klopft bei den Mitarbeiterinnen von Dürr Dental die Buchhaltung an. Wird der Nachweis für eine bestimmte Sendung verlangt, muss der richtige Ordner herausgesucht werden. Im Büro der Versanddokumentation bei Dürr Dental stehen allein 27 Ordner mit Sendungsunterlagen für Europa für das Jahr 2014. „Zählt man allein die Spediteursbescheinigungen, würden diese 10 Ordner füllen“, erzählt IT-Leiter Ralf Durst. Fehlt bei einer Prüfung eine Bescheinigung, kann das Finanzamt eine Nachzahlung der Umsatzsteuer verlangen. 

Damit es nicht soweit kommt, machen sich die Mitarbeiterinnen spätestens Anfang Januar „auf Spurensuche“, sollten nicht alle Nachweise eingegangen sein. Zwar lässt sich die Frage, für welche Sendungen die Belege für Umsatzsteuerzwecke noch ausstehen, mit Hilfe der IT recht einfach beantworten. Hier genügt es, in der Nachweisverwaltung die Sendungen ohne Nachweis aufzurufen. Aber das Nachhaken bei den Logistikdienstleistern kann durchaus aufwendig sein, erzählt Durst. Die Mitarbeiterin schickt dazu eine Liste der betroffenen Sendungen an den Spediteur. 

Tracking & Tracing Software erleichtert die Arbeit

Ist dieser der Meinung, nicht für alle Sendungen zuständig gewesen zu sein, muss der Spediteursauftrag mit der Unterschrift des Lkw-Fahrers herausgesucht, kopiert und an die Spedition zurückgeschickt werden. „Das alles kostet Zeit und die Nerven unserer Mitarbeiterinnen“, meint Ralf Durst, der die Einführung der IT-Projekte steuert. Aus diesem Grund plant Dürr Dental dieses Jahr, eine Tracking & Tracing-Software einzuführen. „Wir erhoffen uns dadurch weitere Erleichterungen in der Abwicklung, indem wir die Lieferprotokolle der Logistikdienstleister nutzen, die automatisch in der Software gebündelt und in einem elektronischen Archiv abgelegt werden können.“

Gelangensbestätigung und Archivierung

Diese Lieferprotokolle werden als Alternativnachweis zur Umsatzsteuerbefreiung akzeptiert. Allerdings genügt es nicht, diese allein zu archivieren – auch die Beauftragung des Spediteurs muss mit gespeichert werden. Und grundsätzlich gilt: in dem Format, in dem man die Nachweise erhalten hat, sollte man sie archivieren. Papierbelege darf man einscannen und elektronisch archivieren. Steuerberater Carsten Nesemann: „Allerding muss gewährleistet sein, dass die Daten geöffnet werden können. Das heißt, man muss auch an die entsprechende EDV denken, damit sichergestellt ist, dass die Daten auch in zehn Jahren noch lesbar sind.“ Dann ist man auf der sicheren Seite, wenn der Steuerprüfer klingelt.