Prozesse präzise auf das jeweilige Unternehmen ausrichten und einfach ändern: Dafür nutzen moderne Softwarelösungen oftmals Business Process Modelling & Notation (BPMN - Prozessmodellierung). Eine kurze Einführung.
„Digitalisierung ist kein Projekt, sondern ein Prozess.“ Andreas Petz, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Zendigma muss es wissen, schließlich hat er bereits zahlreiche Unternehmen auf ihrem Weg durch alle Phasen der digitalen Transformation begleitet. Er plädiert dafür, IT-Unterstützung an den Abläufen in den Unternehmen auszurichten. „Wenn der Prozess nicht klar ist, wird Digitalisierung schwierig.“
Diese Ausrichtung am Prozess soll BPMN ermöglichen: Eine grafische Spezifikationssprache, mit der sich Geschäftsprozesse beschreiben lassen. Dazu werden – vereinfacht gesagt – Abläufe in ihre einzelnen Schritte unterteilt und mittels einer umfassenden Auswahl an Symbolen dargestellt. Das Ergebnis sind Geschäftsprozessdiagramme, die unter anderem Entscheidungswege, Informationsflüsse und Verantwortlichkeiten aufzeigen.
Der Vorteil von BPMN: Es eignet sich sowohl für Fach-, Methoden- und IT-Spezialisten. Damit soll es die Lücke zwischen Business und IT schließen, die in vielen Projekten für erhebliche Schwierigkeiten sorgt. Und: BPMN dient nicht nur der Definition von Prozessen, sondern ermöglicht, diese auch direkt mittels Software ausführen zu lassen. Denn BPMN-Diagramme werden XML-basiert gespeichert und sind damit maschinenlesbar.
Dies macht sich unter anderem auch die Cloud-Plattform von AEB zu Nutze, die über einen integrierten Workflow und ein Decision Automation Tool für BPMN verfügt. „Benötigen Unternehmen maßgeschneiderte Softwareunterstützung, können wir Prozesse mit BPMN definieren und in unserer Software ausführen lassen“, erklärt Moritz Jung, Projektleiter bei AEB.
Ein Beispiel für BPMN in der Praxis liefert der Online-Händler Zalando, der so die Abwicklung von Kundenbestellungen unterstützt. Das beinhaltet beispielsweise das Erstellen von Accounting- Daten, Prüfen von Coupons, Kommunikation mit Payment-Dienstleistern, Reservierung von Artikeln in den Logistikzentren, Versenden von Bestellbestätigungen, Fraud Check und Kommunikation mit dem ERP-System.
„Viele Fragen zum Prozess können durch einen kurzen Blick auf das BPMN-Diagramm sofort beantwortet werden. Dies ist eine wichtige Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung des Prozesses und somit auch das weitere Wachstum von Zalando“, nennen André Hartmann und Jörn Horstmann von Zalando in einem Interview mit dem BPMN-Tool-Anbieter Camunda wichtige Vorteile.
Ebenso einfach wie die Definition bestehender Prozesse lassen sich Änderungen in den Abläufen vornehmen: Neue Aufgaben – etwa der Umgang mit Lieferschein-Updates oder Stornierungen in einer Schnittstelle zwischen einem ERP- und Versandsystem, die für Fachanwender in einer Blackbox sind – können schnell und ohne großen Programmieraufwand in einem BPMN-Modeler umgesetzt, getestet und live ausgeführt werden.
„Versierte BPMN-Anwender können die fachliche Businesslogik mithilfe von BPMN-Elementen definieren und im System selbständig ohne Entwickler ausliefern“, erläutert AEB-Experte Jung. „Der Vorteil ist, dass die Businesslogik, die oft erstmals programmiert werden musste, nun bereits von BPMN „geschenkt“ wird, da die BPMN-Elemente codetechnisch ausführbar sind.“ Auch Änderungen wie eine neue Bearbeitungsreihenfolge sind so einfach realisierbar.
Eine derartige neue Flexibilität muss aber auch richtig gelebt werden. „Wenn ich hochflexibel werde, muss ich vor allem auch großes Augenmerk auf das Change bei den Mitarbeitern legen“, sagt Berater Petz. Diese müssen Änderungen und neue Abläufe verstehen und verinnerlichen.
Und natürlich sollte eine Änderung vorher kritisch hinterfragt werden: Ist diese notwendig und sinnvoll? Was wären Alternativen? Steht dem Aufwand ein entsprechender Nutzen gegenüber? Petz warnt: „Natürlich darf es nicht soweit kommen, dass ich mich wegen aller Änderungen vor allem um mich selbst und im Kreis drehe und nicht darum, Mehrwert für meine Kunden zu schaffen.“
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