Zollanmeldungen auslagern? (Nicht nur) ein Kostenvergleich.

Falsche und unvollständige Dokumente führten noch Anfang des Jahres zu langen Staus an der britischen Grenze. Deswegen war die Auslagerung von Zollerklärungen für EU ansässige Unternehmen eine sinnvolle Alternative zur unternehmensinternen Abwicklung. Diese Situation hat sich im Laufe des Jahres gewandelt – und auch im Handel mit anderen Drittländern macht die Eigenabwicklung Sinn. Wir geben einen (Kosten)Überblick.

Zollanmeldungen auslagern? Oder doch lieber selbst machen?

Eines vorweg: Es gibt keine eindeutige Antwort auf die Frage, ob die Auslagerung von Zollanmeldungen der richtige Ansatz ist oder nicht. Der Vorteil für den Ausführer wird durch eine Kombination von Faktoren bestimmt. Ausfuhr- und Einfuhrmengen wirken sich direkt auf die Kosten aus, aber auch Verzögerungen in der Lieferkette aufgrund zusätzlicher, neuer Einfuhrvorschriften und -anforderungen haben finanzielle Auswirkungen.

Ausführer, die ihre Zollanmeldungen bereits ausgelagert haben, können noch mehr Faktoren berücksichtigen. Leistungskennzahlen und tatsächliche Kosten könnten langfristig den Unterschied zwischen der Auslagerung und der internen Zollabwicklung ausmachen.

Welches Szenario ist nun das kosteneffizienteste?

Ob es kosteneffizienter ist, Zollanmeldungen selbst abzuwickeln als einen Zollagenten zu beauftragen, hängt von der Anzahl und der Art der Sendungen ab. Ein Zollagent berechnet im Durchschnitt 18 bis 35 Euro für eine Ausfuhrsendung und 65 bis 90 Euro für eine Einfuhrsendung. Zollagenten legen ihre Preise auf der Grundlage der Gesamtzahl der Anmeldungen und der Anzahl der Positionen pro Anmeldung fest. Darüber hinaus fallen zusätzliche Kosten an, wenn die Art der versendeten Waren zusätzliche Dokumente oder Verfahrensschritte erfordert, wie dies beispielsweise bei verbrauchsteuerpflichtigen Waren, Obst und Gemüse oder Gütern mit doppeltem Verwendungszweck der Fall ist.

Die Schätzung der Kosten für die Auslagerung an einen Logistikdienstleister ist schwieriger. Bei den meisten Logistikdienstleistern sind die Kosten für die Zollanmeldung in einem rabattierten Pauschaltarif enthalten, so dass keine Transparenz über die genaue Aufschlüsselung der Gesamtkosten besteht.

Ausführer, die ihre Zollanmeldungen selbst abwickeln wollen, müssen in Personal mit Zollkenntnissen investieren. In diesem Szenario können sich die Personalkosten schnell auf 75.000 Euro pro Mitarbeiter und Jahr summieren. Das andere wichtige Kostenelement ist die Software. Die Integration einer Lösung für die Zollabwicklung in das ERP-System des Ausführers ist von entscheidender Bedeutung, da sonst die Mitarbeiter ihre wertvolle Zeit mit manueller Datenverarbeitung vergeuden müssen. Hier muss jedoch bedacht werden, dass die Auslagerung auch einen Datenaustausch der Mitarbeiter mit dem Zollagenten erfordert.

Leistungsvergleich der Varianten im Detail

Natürlich sind die Kosten nur ein Faktor, den es zu berücksichtigen gilt. Auch wenn die interne Zollabwicklung die kosteneffizientere Option ist, könnten die Hauptvorteile der Auslagerung von größerer Bedeutung sein.

Die Auslagerung an einen Logistikdienstleister kann interessant sein, wenn: 

• Das Unternehmen bereits einen Dienstleister für die Lagerung und/oder den Transport ins Vereinigte Königreich beauftragt hat. 
• Die Abwicklung von Zollanmeldungen in andere Logistikdienste integriert wird. Dies verringert das Risiko von Verzögerungen im Warenfluss. Für Unternehmen mit zeitkritischen Sendungen kann dies ein entscheidender Faktor sein.
• Der Ausführer nur einen externen Partner für die komplette Abwicklung der Warenströme ins Vereinigte Königreich beauftragen muss. Dadurch gibt es nur einen Ansprechpartner, eine Rechnung mit einem Pauschalpreis und nur eine Partei, die Zugang zu den sensiblen Sendungs- und Kundendaten des Unternehmens hat. 

Betrachtet man dieses Szenario aus der anderen Perspektive, so besteht auch die Gefahr von Effizienzverlusten. Denn:

• Logistikdienstleister verstehen vor allem etwas von Logistik. 
• Die Abwicklung der Zollformalitäten ist nicht ihr Kerngeschäft, sondern eine zusätzliche Tätigkeit, die es ihnen ermöglicht, Ausführern ein komplettes Dienstleistungspaket anzubieten. Die Frage ist, wie weit die Kenntnisse des Logistikdienstleisters über Zollformalitäten und -tarife reichen.

Die Zusammenarbeit mit Zollagenten bringt weitere Vor- und Nachteile mit sich, die es zu beachten gilt:

• Zollagenten erledigen Zollanmeldungen professionell und angemessen, auch wenn sie komplexer werden.
• Zum Beispiel, wenn Sendungen verbrauchsteuerpflichtige Waren, Waren mit doppeltem Verwendungszweck oder Blumen und/oder Pflanzen enthalten, die eine besondere Behandlung erfordern.
• Durch die Zusammenarbeit mit einem Zollagenten entsteht jedoch ein zusätzliches Glied in der Logistikkette. Dies erfordert mehr Datenaustausch und zusätzliche Vorlaufzeit.