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Get Connected Kundentag: Auf ins Zoll-Zukunftsland

Ganz nah ran an die Herausforderungen des Arbeitsalltags in Zoll, Außenwirtschaft und Logistik: Das war der Leitgedanke des diesjährigen Get Connected Kundentags von AEB in Stuttgart. Mehr als 200 Teilnehmer besuchten die Veranstaltung. Fazit: Gerade in Sachen Effizienz und Transparenz gibt es Verbesserungspotenzial – und IT-Tools, um dieses auszuschöpfen.

Christian Schmidt arbeitet für Adient, einem Premium-Hersteller von komfortablen Fahrzeugsitzen. Als Zollverantwortlicher konnte er es sich allerdings nicht in den Produkten seines Arbeitgebers bequem machen. Im Jahr 2016 trat er mit seinem Team an, um das Unternehmen ins „Zoll-Zukunftsland“ zu führen. Das Ziel: Eine möglichst weitgehende Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse. 

Dass Adient schon ein gutes Stück des Weges geschafft hat, erfuhren mehr als 200 Teilnehmer beim Get Connected Kundentag von AEB in Stuttgart. In einem spannenden Vortrag erzählte Schmidt, vor welchen Herausforderungen er und sein Team am Anfang standen. „Wir hatten zwar Dienstleister, aber keine zollrelevanten Daten“, erinnerte sich Schmidt. Für den Manager ein unhaltbarer Zustand – schließlich ist Datentransparenz eine wesentliche Voraussetzung für Effizienz und Compliance im Zollbereich. 

Weniger Zollbroker, mehr Effizienz

Ein Grund für die fehlenden Daten: Die Zolldienstleister, mit denen Adient zusammenarbeitete, spielten die Daten nach der Zollanmeldung nicht zurück an das Automotive-Unternehmen. Ein Zustand, den Schmidt rasch änderte. Ein weiteres Problem war die schiere Zahl der Zolldienstleister. „Allein für Großbritannien hatten wir früher 47 Dienstleister, Subdienstleister eingeschlossen“, berichtete er. Eine solche Zahl im Sinne einer einheitlichen Zollstrategie zu steuern, ist ein Ding der Unmöglichkeit. Adient reduzierte die Zahl der Zollagenten insgesamt seither deutlich und stellte zu den verbleibenden Customs Brokern eine IT-Anbindung her.

Außerdem entschied sich Adient dafür, in Märkten mit hohem Abwicklungsvolumen die Verzollung selbst zu übernehmen. Das Industrieunternehmen setzt hier auf Zollsoftware von AEB. „AEB hat sich dabei als guter Sparringspartner erwiesen“, lobte Schmidt. Eine Anbindung der Zolllösungen an das ERP-System des Unternehmens ist realisiert. Zudem entwickelt Adient mit dem Just Trade-Portal eine eigene Plattformlösung, die eine umfangreiche Automatisierung der Zollprozesse weiter vorantreiben soll. 

Interne Kontrollsysteme für weniger Risiko

Dass sich mehr Aufmerksamkeit für Zollprozesse auch für andere Unternehmen finanziell lohnen kann, zeigte der Expertenvortrag „Transparenz und Kontrolle im Zollumfeld“ von Rainer Wilms, Director Tax & Legal, Global Trade Advisory bei Deloitte. Anhand von Beispielen aus der Beratungspraxis verdeutlichte er, wie wichtig ein internes Kontrollsystem ist, um Risiken im Außenwirtschaftsumfeld zu minimieren. So sei beim Thema Warenursprung und Präferenzen etwa zu beobachten, dass Ursprungsnachweise oft nicht im Original vorliegen oder Präferenzen gar nicht genutzt werden – obwohl dies Vorteile im Millionenbereich bringen würde. 

Bei der Einreihung von Waren werden Zolltarifnummern nicht durch die Unternehmen geprüft und diese seien auch nicht in den Stammdaten vorhanden. Manche Unternehmen wüssten gar nicht, mit welchen Zolltarifnummern ihre Waren angemeldet werden. Der Grund: Die Zollanmeldung ist vollständig an Zolldienstleister fremdvergeben. Und von diesen würde nicht verlangt, dass sie dem Unternehmen wichtige Daten der Zollanmeldung zurückspielen. 

Um ein internes Kontrollsystem zu implementieren spielt, laut Wilms, die Aufbau- und Ablauforganisation ebenso wie IT-Systeme und Automatisierung eine wichtige Rolle. Grundlage sei aber eine entsprechende Compliance Kultur, die durch Grundeinstellungen und Verhaltensweisen des Managements geprägt wird.

Tipps für umfassende Sanktionslistenprüfung

Bereits zum Alltag vieler Unternehmen gehört die softwaregestützte Sanktionslistenprüfung. Alle Geschäftskontakte werden elektronisch darauf geprüft, ob sie in der Sanktionsliste der EU oder anderen relevanten Blacklists auftauchen. Ungelöst ist in vielen Fällen allerdings das Problem der mittelbaren Bereitstellungsverbote. Sowohl die EU als auch die USA verbieten Geschäfte mit Unternehmen, die nicht auf den offiziellen Sanktionslisten auftauchen, aber an denen sanktionierte Personen oder Unternehmen Mehrheitsanteile halten. Strafen für Verstöße gegen solche mittelbaren Bereitstellungsverbote haben Unternehmen in den USA schon zweistellige Millionenbeträge gekostet.

Nicole Mantei von AEB und Stella Scheu von Dow Jones Risk & Compliance stellten eine Lösung vor, die mittelbare Bereitstellungsverbote abdeckt. Dabei wird das SOR-Paket von Dow Jones als Content in der Compliance-Screening-Software von AEB eingesetzt. SOR (Sanctions Ownership Research) enthält mittlerweile 20.000 Profile, die auch wesentliche Krisenherde wie Iran, Nordkorea, Syrien und Russland/Ukraine/Krim abdecken. Die Profile werden von Dow Jones recherchiert und permanent aktualisiert. Die Daten enthalten nicht nur Mehrheits-, sondern auch Minderheitsbeteiligungen ab 10 %. „SOR eignet sich auch als Frühwarnsystem. 447 der von uns recherchierten Profile tauchten später auch in den offiziellen Sanktionslisten auf“, sagt Stella Scheu.

Gute Nachrichten in Sachen Gelangensbestätigung

AEB-Experte Carsten Bente hatte gute Nachrichten zur Umsetzung der EU Quick Fixes in nationales Recht mit dabei. Die verschärften Nachweispflichten für innergemeinschaftliche Pflichten werden die deutschen Unternehmen nicht so hart treffen wie befürchtet. Bente verwies auf die im Regierungsentwurf zum Jahressteuergesetz enthaltene Fassung des §17b der UstDVO zum Gelangensnachweis. Demnach bleibt die in Deutschland bereits verwendete Gelangensbestätigung als Nachweis einer umsatzsteuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung gültig. 

Auch diejenigen AEB-Kunden können entspannen, die diesen Nachweis mit Tracking-Daten aus der AEB-Software erbringen. Bente riet dennoch, sich auf eine erhöhte Sorgfaltspflicht durch die Gesetzesänderungen vorzubereiten. Dazu gehört unter anderem die Prüfung der Umsatzsteuer-ID der Geschäftspartner bei Lieferungen in andere EU-Staaten vor dem Abgang der Ware. Der AEB-Experte regte an, über eine IT-Lösung für Belegnachweise nachzudenken.

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