Case Study: Exportkontrolle mit System bei Tosoh

Es gibt einen signifikanten Unterschied zwischen Tosoh Europe und dem Mutterunternehmen. Während die Muttergesellschaft einen hohen Eigenanteil an der Wertschöpfung hat, arbeitet Tosoh Europe zu einem erheblichen Maß mit Outsourcing – beispielsweise in den Bereichen Zoll, Warehousing und Transport. Hier arbeitet das Unternehmen mit Dienstleistungspartnern zusammen. Mit einer relativ kleinen Mitarbeiterzahl konzentriert sich Tosoh Europe auf die Kernprozesse und die Steuerung des Geschäftes.

Tosoh produziert auch in Europa (unter anderem in Griechenland, Belgien und den Niederlanden). Aber die Mehrzahl der Produkte, die Tosoh Europe verkauft, kommen aus den Werken außerhalb der EU. Sie werden entweder als Direktlieferung an die Kunden zugestellt. Oder die Chemikalien werden zunächst in dem europäischen Distributionszentrum von Tosoh in den Niederlanden oder anderen Gefahrgutlagern eingelagert und dort nach Kundenauftrag verpackt und ausgeliefert.

„Wir verkaufen natürlich viel innerhalb der EU. Aber wir haben auch Kunden in anderen europäischen Staaten wie beispielsweise Russland oder auch in Afrika und im mittleren Osten“, beschreibt Supply Chain-Manager Lars Droog die Distributionswege.

Aus dieser Konstellation folgt: Tosoh Europe hat im Bereich Foreign-Trade-Compliance Verpflichtungen zu beachten, die über das reine Screening von personenbezogenen EU-Sanktionslisten hinausgehen. Bei Lieferungen in Drittländer muss Tosoh darüber hinaus gegen die Güter- und Embargolisten der EU prüfen. Für Chemikalien, die zuvor aus den USA importiert wurden, ist überdies das US-(Re-)Exportkontrollrecht zu beachten. Last but not least: Als Tochter eines japanischen Unternehmens checkt Tosoh auch gegen japanische Listen. „Unser Ziel ist Rechtssicherheit“, betont Droog.

Dementsprechend sorgfältig ging man bei Tosoh Europe bei der Auswahl einer IT-Lösung für die Exportkontrolle und das Sanktionslisten-Screening vor. Ziel des Vorhabens: Die umfangreichen Prüfungen in der Exportkontrolle zu automatisieren und effizient in den Gesamtprozess zu integrieren. Droog und sein Team suchten deshalb nicht nur eine Software mit leistungsfähigem Prüfalgorithmus, sondern eine Gesamtlösung, die ebenfalls den Content – also aktuelle Versionen der einzelnen Sanktionslisten – enthält.

Gibt es einen solchen „Treffer“, werden die Verantwortlichen für die Exportkontrolle per Mail informiert. Sie prüfen dann auf Expertenebene, ob tatsächlich ein Verbot vorliegt, ob eine Genehmigung bei den Behörden eingeholt werden muss oder ob es sich um einen „Fehlalarm“ handelt. Bis zur Klärung und Freigabe durch die Verantwortlichen bleibt der Vorgang gesperrt.

„Wir sind mit der Lösung, aber auch mit der Betreuung durch AEB während und nach der Projektphase sehr zufrieden. Wir haben volle Transparenz über die exportkontrollrechtlich relevanten Geschäftsvorfälle und können das mit Hilfe des Systems auch dokumentieren, zieht Lars Droog ein positives Fazit.