RÖHM GmbH optimiert Trade Compliance mit AEB Software
Case Study

RÖHM GmbH optimiert Trade Compliance mit AEB Software

Gemeinsam mit AEB SE hat die Röhm GmbH das ursprüngliche SAP Global Trade Service-System in Rekordzeit abgelöst.

Veränderte Anforderungen

2019 wurde die Röhm GmbH erfolgreich als eigenständiges Unternehmen aus Evonik Industries ausgegliedert. Mit dem Carve Out musste sich das Unternehmen auch im IT-Bereich schnell auf eigene Füße stellen. Hier konnte Röhm unter anderem die bisherige Software für Zoll und Trade Compliance des Mutterkonzerns nicht weiter nutzen – eine neue Lösung war notwendig.

Die Leitung des Projektes zur Einführung eines neuen Global Trade IT-Systems übernahmen die Experten von Röhm Barthold Budde, Trade Compliance Officer, und Dr. Thomas Rudolph, IT-Innovation & Business Relation Manager. Beide waren sich einig: „Die neue Röhm GmbH konnte nicht mehr auf eine große Foreign-Trade-Abteilung, wie im Evonik-Konzern, zurückgreifen. Die bis dato genutzte GTS-Lösung von SAP basierte auf dem umfangreichen Bedarf des Ursprungskonzerns. Aus unserer Sicht hätte die Einführung eines gleichartigen Systems zu viel Programmier- und Pflegeaufwand bedeutet.“

Die Abläufe der Exportkontrolle und im Zollmanagement in hohem Maße zu automatisieren und gleichzeitig den Schulungsaufwand bei der Systemeinführung für die Mitarbeiter so gering wie möglich zu halten – das waren wichtige Projektziele.

Diverse chemische Stoffe, die bei Röhm im Herstellungsprozess verwendet werden, sind teilweise hochtoxisch und unterliegen allgemeinen oder auch individuellen Genehmigungspflichten. Entsprechend komplex sind die Verfahrensweisen im Ausfuhrprozess, die dennoch größtenteils automatisiert im Hintergrund ablaufen sollten. „Die Software musste es uns ermöglichen, die manuellen Bearbeitungen auf ein Minimum zu reduzieren. Diese sollten aber so nutzerfreundlich wie möglich sein“, so Dr. Rudolph.

Go-live

knapp 5 Monate von Kick-off bis Go-Live

Ausfuhranmeldung

ca. 2.700 Ausfuhranmeldungen

Einfuhranmeldung

ca. 720 Einfuhranmeldungen

Adressprüfungen

ca. 11 Mio. Adressprüfungen

Positionsprüfungen

ca. 1,8 Mio. Positionsprüfungen

Genehmigungen

< 100 Genehmigungen

RÖHM GmbH

© Röhm GmbH, 2021

Über Röhm

  • Branche: Chemie, Methacrylat-Chemie
  • 15 Produktionsstandorte auf vier Kontinenten
  • Unternehmensgröße: 3.500 Mitarbeitende weltweit
  • Umsatz: rund 1,5 Mrd. Euro (2020)
  • Unternehmenssitz: Darmstadt

Die AEB Produktlösungen für Trade Compliance- und Zollmanagement

Nach der Evaluierungsphase entschied sich Röhm im Bereich Trade Compliance Management für die Lösungen Compliance Screening, Export Controls und License Management. Da das Unternehmen wegen des Carve-outs auch neue Software für das Zollmanagement in Deutschland benötigte, wurden darüber hinaus auch die Produkte Export Filing und Import-Filing der AEB eingeführt.

Up-to-date dank Cloud-Software
Zeitplan und Implementierung
Up-to-date dank Cloud-Software

Immer up-to-date dank Cloud-Software

Die Anwendungen wurden als Plug-Ins über Programmierschnittstellen in das bestehende IT-System eingefügt. Sie erweitern dieses um die jeweils gewünschte Funktion. Neben standardisierter Software wurden auch weitere Features individuell programmiert und eingesetzt.

Die AEB-Lösungen sind als Cloud-Service konzipiert. Der große Vorteil für Röhm: AEB liefert laufend Updates für Software und Rechtsänderungen. Gesetzliche Regelungen sowohl aus der EU-Dual-Use-Verordnung, der deutschen Außenwirtschaftsverordnung als auch aus der US-Export Administrations Regulations (EAR) pflegen Experten der AEB regelmäßig in die Software ein. Auf diese Weise ist diese immer auf dem aktuellen Stand – trotz häufiger Änderungen bei rechtlichen und fachlichen Vorgaben im internationalen Warenverkehr.

Röhm kann zudem von jedem seiner Standorte weltweit aus über den Webbrowser auf die eigenen Softwarelösungen zugreifen. „Das passt perfekt,“ bestätigt Dr. Thomas Rudolph „die Services in die Cloud zu verlagern deckt sich mit unserer internen IT-Strategie“.

Die ISO 27001-zertifizierten AEB-eigenen Rechenzentren im Headquarter in Stuttgart erfüllen höchste Standards bezüglich Datenschutzes sowie IT-Sicherheit – etwa beim Umgang mit Kundendaten und -informationen.

Zeitplan und Implementierung

Straffer Zeitplan, reibungslose Implementierung

Der Startschuss für das gemeinsame Projekt mit AEB fiel Mitte März 2020 – mit straffem Zeitplan. Denn zum Jahresende 2020 war das bisherige Global-Trade-System bereits gekündigt. 

„Nicht nur die Termin-Vorgabe war herausfordernd, auch die aktuell notwendige Arbeitsweise. Alle Beteiligten arbeiteten vom Homeoffice aus. Absprachen persönlich vor Ort – dazu gab es keine Gelegenheit in Zeiten der Pandemie“, erklären die beiden erfahrenen Projektleiter der AEB, Dennis Hüggenberg und Wolfgang Vallery.

Das ambitionierte Go-Live Datum war der 1. August 2020. “Wir waren wirklich erleichtert, dass alles auf die Stunde genau funktioniert hat“, verrät Barthold Budde. „Die beiden Projektmanager haben unsere Ziele und Wünsche gut identifiziert und uns bei der Umsetzung engagiert unterstützt. Zudem hat die umfangreiche Prozess-Erfahrung und SAP-Kompetenz seitens AEB maßgeblich dazu beigetragen, das Projekt so schnell durchzuziehen.“

Die AEB-Plug-ins für Trade Compliance und Customs Management wurden in das bereits bestehende SAP® ECC 6.0-System passgenau integriert. Im Bereich Containerversand, der ELANK2-Anbindung und bei einigen zollseitigen Abläufen hatte die Röhm GmbH bereits eigene Verfahren etabliert. Individuelle Entwicklungsleistungen der AEB-Spezialisten ermöglichten es, diese Prozesse nahtlos in die neuen Plugin-Lösungen zu übernehmen.

Integration und Ergebnis

Die neue Software automatisiert die Prozesse im Global Trade Management und macht Exportkontrolle deutlich effizienter: Kritische Geschäftspartner werden maschinell erkannt (Compliance Screening) und aktuelle Länderembargos verlässlich geprüft (Export Controls).

Der zentrale Trade Compliance Monitor ermöglicht es, risikobehaftete Transaktionen im Blick zu behalten. Im Falle eines Treffers bei der Sanktionslistenprüfung oder Exportkontrolle wird der Beleg gesperrt und der Compliance-Verantwortliche informiert.

Das bedeutet Sicherheit in den Abläufen. Das bedeutet auch Zeitgewinn, denn alle Vorgänge laufen im Hintergrund und werden gemäß stets aktuellen Regelungen kontrolliert und protokolliert – ohne dass steuernd eingegriffen werden muss. 

„Die bisherigen aufwändigen, meist manuellen Systempflegeprozesse können nun deutlich schneller und von weniger Mitarbeitern erledigt werden - dank AEB-Software-Unterstützung.“ 


Dr. Thomas Rudolph, IT-Innovation & Business Relation Manager, ROEHM GmbH

Notwendige Ausfuhrgenehmigungen können direkt in der AEB Anwendung gepflegt und für die Freigabe von Vorgängen genutzt werden. Verbrauchte Volumina werden dabei automatisch abgeschrieben. (License Management mit ELANK2-Integration für Deutschland. Über die bestehende ELANK2 Schnittstelle zum BAFA könnten zudem fehlende Genehmigungen direkt aus der AEB-Anwendung heraus beantragt werden).

Auch im Bereich Zollmanagement ist der Automatisierungsgrad bei Röhm hoch. Elektronische Ausfuhranmeldungen werden automatisch mit Daten angereichert und in der Regel direkt an den Zoll versendet, sobald im System verfügbar. Plausibilitätschecks und intelligente Vorlagen steigern auch hier die Effizienz. Die Lösungen Export Filing und Import-Filing sind für den kompletten Funktionsumfang des Zollprozesses zertifiziert.

Niedrigere Kosten, gesteigerte Produktivität

Der Einsatz lohnt sich für die Röhm GmbH: Fehler werden minimiert, manuelle Erfassungen und Prüfungen reduziert, die Produktivität steigt. „Wir sind mehr als zufrieden“, ergänzt Barthold Budde. 

„Es war ein fast schon erstaunlich reibungsloser Implementierungsprozess, den wir mit AEB erreicht haben. Und dass bei diesem straffen Zeitplan – während alle beteiligten Personen, durch die Corona-Pandemie gezwungen, im Homeoffice arbeiten mussten.“ 


Barthold Budde, Trade Compliance Officer, ROEHM GmbH

Einfachere Abläufe, geringer Schulungsaufwand für die Systemumstellung

Da genau auf die Erfordernisse der Röhm GmbH abgestimmt, sind die Abläufe im Vergleich zur vorherigen Lösung nun schlanker und kostengünstiger. Die Integration in das bestehende IT-System machte es möglich, die gewohnte digitale Nutzerumgebung für die Anwender zu erhalten – was gleichzeitig, wie gefordert, den internen Schulungsaufwand minimierte.

Und Röhm befindet sich schon mitten im nächsten Projekt zusammen mit AEB: Aktuell wird die Software Origin & Preferences für das Warenursprungs- und Präferenzmanagement eingeführt.

Das Fotomaterial ist Eigentum der Röhm GmbH und darf nur vereinbarte Zwecke genutzt, nicht verändert oder Dritten zur Verfügung gestellt werden. ©Röhm GmbH, 2021