Wie Adient seine internationalen Zollprozesse digitalisiert
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Wie Adient seine internationalen Zollprozesse digitalisiert

Der Automobilzulieferer Adient liefert jährlich Autositze für 19 Mio. Fahrzeuge just-in-time an jeden Kunden weltweit. Damit Ländergrenzen in den ausgeklügelten Logistik- und Supply-Chain-Prozessen nicht zur Hürde werden, setzt das Unternehmen für sein Zollmanagement auf eine neue IT-Plattform von AEB.

Durch eine extreme Kunden- und Serviceorientierung wurde Adient zum dominierenden Akteur in der Branche. Das Unternehmen ist heute Teil der Lieferketten aller großen Pkw- und Lkw-Hersteller.
Um seine Lieferversprechen einzuhalten, verfügt der Automobilzulieferer über ein Netzwerk von mehr als 200 strategisch günstig platzierten Fertigungs- und Montageanlagen rund um den Globus. „Wir bleiben immer ganz in der Nähe unserer Kunden“, sagt Christian Schmidt, Director of Global Customs and Trade Compliance bei Adient in EMEA. Der Zollexperte erklärt: „Die Lieferung unserer Sitze an den Kunden in EMEA ist selten ein Export – auch wenn die Teile, die zum Bau der Sitze benötigt werden, aus der ganzen Welt kommen.“

Effiziente Zollprozesse als Erfolgsfaktor

Die reibungslose Versorgung der eigenen Produktionsstandorte ist für Adient damit ein kritischer Erfolgsfaktor – ebenso wie reibungslose Außenhandelsprozesse. „Das Thema Zollabwicklung und Zollmanagement hat für uns größte Bedeutung“, sagt Christian Schmidt. 

Als Christian Schmidt im Jahr 2016 zu Adient kam, waren die Zollprozesse in der EMEA-Region weitestgehend dezentral organisiert. Jedes Werk war für die Abwicklung selbst verantwortlich, beauftragte damit externe Zollbroker, die wiederum oftmals unterschiedliche Dienstleister für die Zollanmeldungen einsetzten. Insgesamt waren für den Sitzhersteller über 80 Broker in Sachen Zoll tätig – und direkt oder indirekt mehr als 150 Bevollmächtigte. „All diese Dienstleister waren nicht in die IT-Systeme von Adient integriert. Stattdessen erfolgten Beauftragung und Kommunikation via E-Mails und Anhänge. Die darin enthaltenen Informationen mussten die Broker und Dienstleister immer erneut manuell in ihren IT-Systeme erfassen“, schildert Stephanie Schober, Senior Customs Specialist und Projektleiterin bei Adient.

Christian Schmidt ergänzt: „Neben fehleranfälligen Prozessen verursachte der weitestgehend manuelle Datenaustausch mit unseren Customs Brokern hohe Kosten. Denn die Zollagenturen lassen sich diesen Aufwand natürlich vergüten.“. Was ihn noch mehr beschäftigte als die Kosten: “Wir hatten keinen zentralen Überblick über die Zollaktivitäten und vor allem hatten wir keine Daten.” 

Diese seien die Basis für fundierte Optimierungsmaßnahmen – etwa um neue Services zu kreieren und mit neuen Technologien neue Wege zu gehen.

Digitalisierung als Lösung

Gemeinsam mit seinem Team macht sich Christian Schmidt an die Arbeit, seine Vision für das Zollmanagement bei Adient zu realisieren: Seamless customs and efficient Trade Compliance – in a digital age. „Durch Digitalisierung und Automatisierung – wo immer möglich und sinnvoll – sollten nahtlose und effiziente Außenhandelsprozesse entstehen“, erklärt der Adient Manager. 

Genau diese Vision beeindruckte auch Uwe Henning, International Business Development Director bei AEB, als er Christian Schmidt im Jahr 2017 kennenlernte. Beide waren derselben Meinung, was die zukünftige Rolle digitaler Lösungen im Zollmanagement betrifft: In noch überwiegend manuellen Abläufen soll weitestgehende Digitalisierung Kosten senken sowie Transparenz und nutzerfreundliche Prozesse schaffen. Dabei muss digitales Zollmanagement einerseits die interne Organisation, andererseits auch die Kommunikation mit Zollbehörden und Zollbrokern in einem hybriden Ansatz umfassen.

1.600 Punkte-Plan zu mehr Effizienz

Auf dem Weg zu „Seamless customs and efficient Trade Compliance“ wurde ein Optimierungsplan mit über 1.600 Punkten erarbeitet. Eine der ersten Maßnahmen: Die Anzahl der Zollbroker auf eine sinnvolle Größe zu reduzieren.

Ein weiterer wesentlicher Punkt war es, die passende IT-Unterstützung zu schaffen. Um die internen Prozesse im Zollumfeld zu optimieren, entwickelte Adient die eigene IT-Plattform „Just Trade“. Diese digitalisiert und vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen den Adient-Zollteams sowie deren Kooperation mit anderen Fachabteilungen. Bisher hatte die Kommunikation hier überwiegend telefonisch und via E-Mail stattgefunden.

Hybride Plattform für Zollkommunikation

Für die Prozesse rund um die externe Zollkommunikation kam AEB ins Spiel. „Auf Basis unserer Standardlösungen haben wir für Adient eine hybride Zollplattform konzipiert. Über diese läuft sowohl die direkte Kommunikation mit den Zollbehörden im Direct Filing als auch die Kommunikation mit den Zollbrokern für die indirekte Zollanmeldung“, erklärt Tabea Wosnitza, Projektleiterin bei AEB.

Direct Filing nutzt Adient bisher für den Export aus Deutschland. „Bei der hohen Anzahl an Zollanmeldungen hilft uns der hohe Automatisierungsgrad, der mit der AEB-Software möglich ist“, erläutert Christian Schmidt. In 2021 soll noch die Importabwicklung in Deutschland folgen. Wird Adient Direct Filing in einem weiteren Markt nutzen, lässt sich das entsprechende Land mit den entsprechenden Zollprozessen in die AEB-Plattform integrieren. 

In den meisten Ländern setzt Adient zurzeit weiterhin auf die Services von Zollbrokern. „Wir haben auch Länder mit 50 Transaktionen. Hier lohnt sich ein hochautomatisiertes Direct Filing nicht. Mit der Anbindung unserer Zolldienstleister an die Zollplattform schaffen wir aber nahtlose Prozesse mit reibungslosem Datenaustausch. Und durch die Kombination unserer eigenen Plattform "Just Trade" mit der AEB-Lösung erreichen wir eine hohe Automatisierung“, erklärt Schmidt.

Arbeitet Adient mit einem neuen Broker zusammen, wird dieser ebenfalls einfach in die Plattform integriert. Ein großer Vorteil: Quasi auf Knopfdruck kann der Automobilzulieferer Services von Zolldienstleistern nutzen, die am AEB Trusted Broker Partnerprogramm teilnehmen. „Diese Dienstleister haben wir auf wesentliche Qualitätsmerkmale überprüft und bereits an unsere Lösungen angebunden“, sagt Uwe Henning. Die Broker zeichnen sich unter anderem durch technische Kompetenzen, finanzielle Stabilität, Mehrsprachigkeit und einen guten Ruf bei den jeweiligen nationalen Zollbehörden aus.

„Insgesamt haben wir mit unseren Lösungen eine maßgeschneiderte Plattform geschaffen, auf der Adient die Zollprozesse im Direct Filing und bei der Abwicklung über Broker konsolidieren kann“

Tabea Wosnitza, AEB SE

Mehr Daten, mehr Transparenz – geringere Kosten

„Insgesamt haben wir mit unseren Lösungen eine maßgeschneiderte Plattform geschaffen, auf der Adient die Zollprozesse im Direct Filing und bei der Abwicklung über Broker konsolidieren kann“, sagt Tabea Wosnitza. Durch die hochautomatisierte Zollabwicklung im Direct Filing konnte der Sitzhersteller mit Hilfe der AEB-Software in zahlreichen Ländern die Kosten reduzieren. Zudem erzielte Adient durch die digitalisierte Anbindung bei den verbleibenden Brokern Einsparungen bei den Gebühren. Und durch das AEB Trusted Broker-Netzwerk kann Adient schnell neue Zolldienstleister finden und mit diesen zusammenarbeiten, ohne viel Zeit und Ressourcen in Recherche, Qualitätsprüfungen, Vertragsverhandlungen und IT-Anbindung zu investieren.

Schematische Abbildung der neuen Zoll-IT-Landschaft

Daten als Erfolgsfaktor

Und noch wichtiger: Mit der AEB-Lösung sind alle Daten der Zollanmeldungen in einer Plattform vorhanden. „Die AEB-Plattform ermöglicht eine länderübergreifende Transparenz aller Zollanmeldungen, gleichgültig ob wir Self-Filing oder eine Broker-Anbindung nutzen“, erklärt Stephanie Schober. So liefert beispielsweise ein Dashboard volle Transparenz für jede Warenbewegung. Tritt an einer beliebigen Grenze ein Zollproblem auf, wird Adient sofort benachrichtigt. „Insgesamt haben wir unsere Supply-Chain-Performance gesteigert und Risiken durch die Automatisierung im Zollbereich reduziert“, erläutert Christian Schmidt.

Darüber kann Adient mit der konsolidierten Datenbasis fundierte Analysen erstellen, Muster für eine vorausschauende Planung erkennen und letztendlich bessere Entscheidungen treffen. „Die Daten sind die Basis, Technologien und Anwendungen wie Künstliche Intelligenz zu nutzen und so zukünftig noch robustere und effizientere Prozesse aufzusetzen“, sagt Christian Schmidt.

„Insgesamt haben wir unsere Supply-Chain-Performance gesteigert und Risiken durch die Automatisierung im Zollbereich reduziert“

Christian Schmidt, Adient

Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Nicht nur das Ergebnis des Projekts mit AEB ist positiv. Auch der gemeinsame Weg dorthin ist bei Adient in guter Erinnerung. „Wir haben sehr strukturiert und sehr transparent zusammengearbeitet“, sagt Stephanie Schober. „Wir wussten alle genau, wo wir gestartet waren und wie die Lösung aussehen würde. Entsprechend steuerten wir das Projekt so, dass wir konzentriert auf Kurs bleiben konnten.“

Ähnlich sieht es Zuzana Satkova, Senior Customs Manager bei Adient in der Slowakei. Sie arbeitet seit zwei Jahrzehnten im Zollmanagement und war wie Christian Schmidt der Meinung, dass die Zollprozesse soweit wie möglich digitalisiert werden müssen. „Die AEB und ihren Lösungen passten gut zu unserer Vision und unseren Plänen. Ich war beeindruckt, wie offen, aufgeschlossen und motiviert sie sich gemeinsam mit uns für das Projekt einsetzten.“

So funktioniert die AEB Customs-Plattform bei Adient

Die zentrale Adient-Zollplattform von AEB läuft im Stuttgarter Rechenzentrum des Softwareanbieters. Für die Länder, in denen der Automobilzulieferer Direct Filing nutzt, erfolgt über die Software direkt die Kommunikation mit den Systemen der jeweiligen Zollbehörden. Gesetzliche Änderungen, wie beispielsweise neue Vorgaben durch den Zoll, aktualisiert AEB automatisch.

So arbeitet die Lösung

Bei einer Zollanmeldung übernimmt die Software in einem ersten Schritt Informationen – etwa zur Lieferung bzw. Bestellung – aus dem Adient-Just Trade-System. Liefert dieses nicht alle notwendigen Daten für eine Zollanmeldung, reichert die AEB-Lösung die für einen bestimmten Vorgang fehlenden Informationen mit intelligenten Logiken automatisiert an.

Ist die Zollanmeldung vollständig, übernimmt die AEB-Plattform die Kommunikation mit den nationalen Zollbehörden und sorgt für eine direkte Datenübertragung. Dabei berücksichtigt sie jeweils die länderspezifischen Anforderungen und prüft die Zollanmeldung vor dem Versenden auf Vollständigkeit und Plausibilität.

Die Antwortnachrichten vom Zoll werden automatisiert eingelesen und dem richtigen Vorgang zugeordnet. Nach der Überlassung durch den Zoll erzeugt die Lösung die erforderlichen Dokumente wie zum Beispiel das Ausfuhrbegleitdokument.

Nahtlose Integration der Zollbroker

Bei der Zusammenarbeit und der Zollanmeldung über Zollbroker werden alle notwendigen Daten in der AEB-Software aufbereitet und an Adients Zolldienstleister übermittelt. Der jeweilige Broker erhält diese in sein System und kann sie direkt nutzen, um die Zollanmeldungen durchzuführen. Nach erfolgter Anmeldung spielt er Zollbescheide, Proof of Exits und weitere Daten in die Zollplattform zurück. „Die Synchronisation kann automatisiert und nahezu in Realtime in beide Richtungen erfolgen“, betont Uwe Henning. Die AEB-Lösung übergibt die notwendigen Daten dann an das Adient-ERP-System. Das Ergebnis ist ähnlich wie beim Direct Filing – und dies, obwohl ein Broker zwischengeschaltet ist: Ein durchgängiger digitaler Prozess, der zu weniger Fehlern, höherer Geschwindigkeit und mehr Transparenz führt.

Außerdem kann der Zollbroker Ausfuhrbegleitdokumente, Steuerbescheide und andere wichtige Dokumente mit Adient teilen, die direkt mit einer Transaktion verknüpft sind. „Es ist alles direkt auf der Zollplattform vorhanden und kann in nachgelagerten Prozessen verwendet werden“, sagt Henning.