Schritt für Schritt: Das benötigen Sie, um Zollanmeldungen durchzuführen

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Fit für die Zollabwicklung

    Das erste mal Zollanmeldungen?

    Ist Ihr Unternehmen in Deutschland (oder in der EU) ansässig und musste sich bislang noch nie mit Zollanmeldungen befassen? Beliefern und/oder beziehen Sie Ihre Waren aktuell ausschließlich innerhalb der Europäischen Union (EU) - inklusive Großbritannien (UK)? 

    Ist die Antwort ja, wird Ihr Unternehmen Zollanmeldungen erstellen müssen, sobald UK die EU verlässt. Das gilt, wenn Sie ...

    • Waren aus Großbritannien in Deutschland einführen.
    • Waren aus Deutschland nach Großbritannien ausführen. 
    • Waren aus Großbritannien vor endgültiger Verbringung innerhalb der EU bewegen.

    Kommt es zu einem Brexit, wird UK (nach einer evtl. Übergangsphase) zu einem Drittland und unterliegt als solches entsprechenden Ein- und Ausfuhrbestimmungen und den dazugehörigen Zollverfahren und -anmeldungen. Für dieses Szenario gilt es sich dringend vorzubereiten. Dieser Guide erklärt die ersten notwendigen Schritte für Unternehmen, die sich zum ersten Mal mit Zollformalitäten auseinandersetzen müssen. 

    Offizielle Hinweise und Empfehlungen der Deutschen Zollbehörde

    Vorbereitung in sechs Schritten

    Schritt 1: Eine EORI Nummer beantragen

    Die EORI-Nummer (Economic Operators' Registration and Identification number) ist die eindeutige Nummer zur Registrierung und Identifizierung von Wirtschaftsbeteiligten in der EU. Sie ist seit dem 1. Juli 2009 Voraussetzung für die Zollabwicklung in Deutschland (und in den weiteren EU-Mitgliedstaaten).

    Die EORI-Nummer ist grundsätzlich in Zollanmeldungen anzugeben. Falls Sie noch keine haben, muss diese beantragt werden. Auf Antrag wird die EORI-Nummer kostenlos von der Generalzolldirektion, Dienstort Dresden, Stammdatenmanagement (GZD - DO Dresden - Stammdatenmanagement) vergeben. 

    Der Antrag kann über den Internetbeteiligtenantrag (IBA) oder das Formular 0870 "Beteiligte - Stammdaten - EORI-Nummer" zusammen mit den erforderlichen Unterlagen eingereicht werden. 

    Weitere Informationen der Deutschen Zollbehörde

    Schritt 2: Wie organisieren Sie Ihre Zollabwicklung?

    Outsourcing

    Überlegen Sie sich genau, wie Sie Ihre Zollanmeldungen abwickeln möchten. Sie können zum Beispiel einen Spediteur, einen Zollagenten oder einen Kurierdienst mit der Zollabwicklung beauftragen, um Einfuhr- und Ausfuhrzollanmeldungen in Ihrem Namen ausstellen und bei den Behörden einzureichen zu lassen.  Diese Option kann beispielsweise dann optimal sein, wenn eigene Zollkompetenz fehlt und sie überdies nur kleine Mengen ein- oder auszuführen. 

    Lesen Sie mehr zu dieser Option in diesem Fachartikel in unserem online Magazin. 

    Informationen zu automatisierten Lösungen für Customs Broker Integration von AEB

    Zollformalitäten selbst abwickeln

    Die Zollformalitäten in Ihrem Haus selbst abzuwickeln, ist die andere Option. Das bedeutet, Zollanmeldungen für Ein- und Ausfuhren aus und in Drittländer selbst zu erstellen und bei den Zollbehörden einzureichen. Der deutsche Zoll nutzt dazu das IT-Verfahren ATLAS (Automatisiertes Tarif- und Lokales Zollabwicklungssystem), mit dem er eine weitgehend automatisierte Abfertigung und Überwachung des grenzüberschreitenden Warenverkehrs gewährleistet. Unternehmen müssen das IT-Verfahren ATLAS nutzen. Dazu müssen sie über eine geprüfte ("zertifizierte") Software verfügen. 

    Die Inhouse-Abwicklung ist lange nicht so kompliziert oder kostspielig. wie viele Unternehmen denken. Je nach Aufkommen, Art der zu versendenden Güter, Versandverfahren, Systemlandschaft und Supply Chain Netzwerk einer Organisation, hat es viele Vorteile, selbst die Kontrolle über die Zollabwicklung zu übernehmen. Unternehmen mit eigener Zollabwicklung nennen als wesentliche Vorteile die größere Schnelligkeit der Zollprozesse, niedrigere Kosten und eine höhere Rechtssicherheit. 

    Welche Option für Ihr Unternehmen die richtige ist, sollte genau geprüft werden. Natürlich ist auch eine Kombination zwischen Outsourcing und Inhouse-Abwicklung möglich. Viele Unternehmen lassen etwa Importe von einem Dienstleister abwickeln und organisieren die Ausfuhren selbst. 

    Wie Software den Zollprozess effizient unterstützen kann, zeigen die zertifizierten Lösungen Import Filing und Export Filing von AEB.

    Unabhängig davon, ob Sie mit einem Zollagenten / Customs Broker zusammenarbeiten oder selbst in Ihrem Unternehmen alle Zollformalitäten abwickeln: Die folgenden Punkte sind entscheidend, um von Anfang an die richtige Grundlage für zollrechtlich-konforme und operativ-effiziente Zollabwicklungen aufzubauen. 

    Schritt 3: Welche Verfahren sind relevant für Sie?

    Waren können in verschiedene Zollverfahren überführt werden – gemäß Unionszollkodex (UZK Art. 5 Nr. 16 i.V.m. Art. 210). Dazu gehören unter anderem:

    • Die Überlassung von Waren in den freien Verkehr der EU
    • Versandverfahren für Verkehre von Drittlandsware innerhalb der EU
    • Veredelungsverfahren für Waren, die im Inland oder Ausland verarbeitet und dann neu versendet werden
    • Zolllagerverfahren zur zeitlich begrenzten Lagerung von Drittlandswaren ohne Abgabe von Zöllen

    Bestimmte Zollverfahren bedürfen einer vorherigen Bewilligung durch die Zollbehörden.

    Es gibt zusätzlich noch weitere zollrechtliche Vorschriften zu beachten, um z.B. ein Zollverfahren beenden zu können. 

    Je nach Geschäftsfall sind all diese Verfahren, Bewilligungen und Behandlungen richtig einzusetzen, um sowohl Rechtskonformität und operative Effizienz Ihres Unternehmens zu sichern.

    Weitere Informationen der Deutschen Zollbehörde

    Schritt 4: Kennen Sie die richtige Warentarifnummer?

    Sie hat viele Namen und Bezeichnungen, diese wichtige Nummer im grenzüberschreitenden Warenverkehr: Zolltarifnummer, Warennummer, Codenummer und Warentarifnummer sind nur vier der Beispiele. Sie beschreibt Waren in ihren Einzelteilen und legt fest, welche Steuern und Vorschriften für sie gelten. 

    Jedes Produkt im grenzüberschreitenden Warenverkehr muss einer solchen Warentarifnummer zugeordnet werden. Diese sogenannte Einreihung von Produkten – auch Tarifierung genannt – hat weitreichende Auswirkungen und je nach Produkt-Portfolio und Stammdaten-Verwaltung eines Unternehmens, kann sich diese Aufgabe als kompliziert und aufwändig herausstellen. 

    Durchgängigkeit bei dieser Arbeit ist sehr wichtig und entsprechende Systemintegrationen sind zu empfehlen, da Änderungen im Nummernkreis und damit verbundenen Vorschriften und Abgaben regelmäßig vorkommen, und auch regionale Unterschiede im weltweiten Einsatz greifen.

      Weitere Informationen des deutschen Zolls

      Die richtige Warennummer zu finden, ist oftmals aufwändig und herausfordernd. Software wie Product Classification von AEB kann dabei helfen und sorgt für eine automatisierte, effiziente Tarifierung.

      Schritt 5: Sind Ihre Waren genehmigungspflichtig?

      Die Art und der Verwendungszweck Ihrer Waren bestimmen ebenfalls ob Sie eine Genehmigung für die Einfuhr- und/oder Ausfuhr benötigen. 

      Zum Beispiel: Gütern mit doppeltem Verwendungszweck, sogenannte Dual-Use- Güter, können sowohl zivil als auch militärisch genutzt werden und unterliegen somit immer einer Genehmigungspflicht. Darunter fallen eine Vielzahl von Waren, zum Beispiel bestimmte Chemikalien, Maschinen, Technologien und Werkstoffe, aber insbesondere auch Software oder Technologien. 

      Ebenfalls genehmigungspflichtig sind allgemein kontrollierte Güter, Pflanzen und Tiere. Sie sollten Ihre Waren daher sorgfältig prüfen und gegebenenfalls entsprechende Genehmigungen beantragen. 

      Weitere Informationen der Deutschen Zollbehörde

      Auch für das Genehmigungsmanagement gibt es automatisierte Lösungen, die für Sicherheit und Effizienz sorgen, etwa die Software License Management von AEB.

      Schritt 6: Datendurchgängigkeit, von Anfang an

      Für den effizienten und rechtskonformen Ablauf aller Prozesse im Zollbereich ist es entscheidend, alle Einfuhr- und Ausfuhr-relevanten Daten wie Warentarifnummer, EORI-Nummer, Genehmigungen und Lieferbedingungen (Incoterms) von Anfang an in allen involvierten Systemen Ihres Unternehmens auf dem neuesten Stand zu halten. 

      Dies stellt heutzutage eine entscheidende Grundlage im Zollmanagement dar – unabhängig davon, ob Sie die Zollformalitäten selbst abwickeln oder mit einem Zollagenten zusammenarbeiten. Dabei ist es wichtig, auch das in Ihrem Unternehmen eingesetzte ERP-System (Enterprise Resource Planning) genau zu prüfen, da nicht alle ERP-Systeme in der Lage sind, Zoll- und Außenwirtschaftsdaten komplett und effizient zu verwalten. 

      Eine integrierte Zollsoftware im Zusammenspiel mit dem eingesetzten ERP-System ist hier für viele Unternehmen eine gute Lösung.

      Informationen zu automatisierten Lösungen für integriertes Customs Management von AEB

      Die Zollabwicklung geht los: Aber wie?  

      Wie im digitalen Zeitalter zu erwarten ist, läuft die Abfertigung und Überwachung des grenzüberschreitenden Warenverkehrs in Deutschland weitgehend elektronisch ab. Die Grundlage dafür stellt die Generalzolldirektion für die deutsche Zollverwaltung und die verladende Wirtschaft mit dem „ATLAS“-System (Automatisiertes Tarif- und Lokales Zollabwicklungssystem) zur Verfügung. 

      Auf dieser elektronischen Plattform übermitteln die Anmelder Ein- und Ausfuhranmeldungen und dazugehörige Begleitdokumente registrierter Versender für die unterschiedlichen Verfahren an die zuständigen Zollstellen. Entscheidungen der Zollstellen und die Bescheide über Einfuhrabgaben werden ebenfalls auf der ATLAS-Plattform ausgetauscht. 

      Die Inanspruchnahme von ATLAS für die Zollabwicklung setzt somit bestimmte Hard- und Softwareausstattungen voraus. 

      Wenn Sie mit einem Zollagenten zusammenarbeiten, übernimmt dieser i.d.R. die direkte Kommunikation mit ATLAS. Allerdings ist auch hier System-Integration entscheidend, um Ihre Prozesse zu beschleunigen, Fehler durch doppelte Dateneingaben oder manuelles Arbeiten zu vermeiden, Zollbescheide zu archivieren, und Kosten durch niedrigere Abfertigungssätze zu sparen. 

      Weitere Informationen der Deutschen Zollbehörde 

      Informationen zu automatisierten Lösungen für Customs Broker IntegrationImport Filing und Export Filing von AEB

      Mit ATLAS starten

      Für die Abwicklung von Zollformalitäten über ATLAS ist eine Anmeldung erforderlich und folgende Voraussetzungen sind zu erfüllen: 

      • Eine EORI-Nummer muss vorliegen. Oder der Antrag kann gemeinsam mit der Anmeldung für ATLAS eingereicht werden
      • Eine für das aktuelle ATLAS-Release geprüfte und zertifizierte Software muss eingesetzt werden
      • Eine Netzanbindung muss vorhanden sein oder kann mit der Anmeldung zur Teilnahme beantragt werden

      Unternehmen haben die Möglichkeit ihre eigene, geprüfte Software zu nutzen oder mit zertifizierten Software- und Serviceanbietern für verschiedene ATLAS-Zugangsmöglichkeiten zusammenzuarbeiten. Aus technischer Sicht beinhalten diese Möglichkeiten EDIFACT- oder XML-Konvertierung, Datenübertragung mit X.400 beziehungsweise File Transfer, Access and Management (FTAM), ATLAS-Software, oder Online-Zugang über ein Clearing-Center (Rechenzentrum). 

      Weitere Informationen der Deutschen Zollbehörde

      Zertifiziert, etabliert und qualifiziert: Informationen zu automatisierten Lösungen für Customs Management von AEB

      Wie AEB Ihnen bei der Zollabwicklung helfen kann

      Exportkontrolle: Dual-Use-Güter prüfen

      Mit dem EU-Austritt Großbritanniens wird das Land im exportrechtlichen Sinne ein Drittland und der Handel von Dual-Use-Gütern genehmigungspflichtig. Mit IT-Lösungen automatisieren Sie die Prüfung und verwalten die Genehmigungen effizient.

      Flut an Zollanmeldungen meistern

      Die Menge der Zollmeldungen wird enorm ansteigen. Gleichgültig, ob Sie Exporte und Importe direkt an den Zoll melden oder einen Dienstleister damit beauftragen: Sorgen Sie für maximale Effizienz, um das zusätzliche Aufkommen zu bewältigen. 

      Präferenzen neu kalkulieren

      EU-Unternehmen, die bisher für ihre Produktion Waren mit Ursprung aus UK einsetzen, könnten für ihre Produkte den präferentiellen Warenursprung verlieren. Um rechtssicher zu agieren, ist eine neue Kalkulation erforderlich. 

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