ROI

Der Türöffner in IT-Projekten

Wer Geld für ein IT-Projekt haben möchte, muss Kosten und Nutzen genau quantifizieren. Ein positiver Return on Investment (RoI) öffnet die Tür für Innovationen. Als alleiniges Entscheidungskriterium ist der RoI allerdings nicht zu empfehlen.

Björn Helmke 26.02.2017

Ingo Strasser hatte eine gute Idee. Und Argumente. Der ehemalige Leiter des Competence Centers Zoll und Außenhandel der Ricola AG wollte bei seinem bisherigen Arbeitgeber die bis dato vorwiegend manuellen Prozesse im Bereich Warenursprung und Präferenzen (WuP) durch eine IT-Lösung ersetzen. Schließlich hat das Schweizer Unternehmen einen Exportanteil von 90 Prozent. Da lohnt es sich, die Vorteile aus Freihandelsabkommen systematisch zu nutzen und das WuP-Thema zu professionalisieren. Um mit seinem Anliegen Gehör bei der Geschäftsleitung zu finden, beließ er es nicht dabei, auf qualitative Vorteile der IT-Lösung wie Transparenz, Rechtssicherheit und Risikominimierung zu verweisen. 

Strasser fügte eine detaillierte Kosten-Nutzen-Rechnung bei, die für das Vorhaben einen satten Ergebnisbeitrag vorwies. „Wer ein IT-Projekt durchsetzen möchte, sollte vor allem die monetären Vorteile ebenso wie die Erwartungen an die Effizienzsteigerung darstellen können. Eine Quantifizierung des Nutzens ist sinnvoll und möglich“, sagt Strasser. Strasser spricht damit ein Thema an, das für viele Fachverantwortliche und IT-Leiter in den Unternehmen ein heißes Eisen ist. Bevor ein CEO oder CFO ein IT-Projekt absegnet, möchte er eine fundierte Wirtschaftlichkeitsberechnung vorgelegt bekommen – wie bei jeder anderen Investition auch. Die Sonderrolle, die IT in dieser Hinsicht eine Weile gespielt haben mag, ist längst Geschichte.

Der „Chaos Report“ des Bostoner Marktforschungsunternehmen Standish Group, der jährlich 50.000 IT-Projekte untersucht, stellt in seiner Ausgabe für das Jahr 2015 heraus, dass weltweit lediglich 29 Prozent der IT-Projekte uneingeschränkt erfolgreich waren. 52 Prozent der Projekte stuften die Analysten als „challenged“ ein – aufgrund von Verzögerungen, Budgetüberschreitungen oder Verfehlung qualitativer Projektziele. 19 Prozent der Projekte scheiterten komplett.

Checkliste zum erfolgreichen Business Case

Checkliste: ROI in IT-Projekten
Checkliste: ROI in IT-Projekten
Checkliste: ROI in IT-Projekten
Checkliste: ROI in IT-Projekten

Ein Fünftel aller IT-Projekte scheitern

Kein Wunder, dass die Entscheider genauer hinschauen und erwarten, dass die Projektverantwortlichen nicht nur die Kosten im Voraus präzise quantifizieren, sondern auch den Nutzen und den Wertbeitrag der IT-Investition. Dabei steht oft eine Kennziffer aus der betrieblichen Investitionsrechnung im Mittelpunkt der Betrachtung: Der Return on Investment (RoI), der die Profitabilität einer Investition beschreibt. 

Der RoI bildet das prozentuale Verhältnis zwischen dem Gewinn und dem investierten Gesamtkapital ab. Er beschreibt wie groß der Gewinn im Verhältnis zum investierten Gesamtkapital ist. Im Fokus einer Return-on-Invest-Betrachtung steht damit immer der Wertezuwachs, den ein Unternehmen durch die Investition erwirtschaftet. Je schneller sich die Investition innerhalb der Nutzungsdauer amortisiert, desto besser. „In der Informations- und Kommunikationsbranche muss berücksichtigt werden, dass die Nutzungsdauer für Hard- und Softwareprodukte vergleichsweise niedrig ist und normalerweise mit maximal drei Jahren angesetzt wird“, erklärt Rainer Hackstein, Supply-Chain-Consultant beim Softwareanbieter AEB. „Somit gilt im IT-Umfeld die Faustregel, dass nur Investitionen mit einer Amortisation von unter drei Jahren vorteilhaft sind.“

RoI-Berechnung: die Spanne zwischen Theorie und Praxis

Aber wie lässt sich der RoI ermitteln? Die theoretische Berechnung ist noch denkbar einfach. Bei der Berechnung des RoI für ein Einzelprojekt wird der Gewinnanteil des Projektes durch den benötigten Kapitaleinsatz (Invest) geteilt und mit 100 multipliziert. Liegt der RoI über 100 Prozent, lohnt sich demnach die Investition – soweit zur Theorie. 

In der Praxis ist das Vorgehen bei RoI-Berechnungen wesentlich differenzierter und komplexer. „Ziel ist es, einen Business Case zu finden. Dieser muss glaubwürdig und belegbar sein, damit ihn die Entscheider akzeptieren“, sagt Hackstein. Das funktioniere nur dann, wenn er Annahmen beinhaltet und Methoden anwendet, die nachvollziehbar, zuverlässig und plausibel dargestellt werden. 

Im Prinzip ist folgende Frage zu beantworten: „Was sind die finanziellen Konsequenzen, wenn wir das Vorhaben umsetzen?“ Das Herzstück des gesamten Business Case ist die Cashflow-Rechnung. Sie trifft Aussagen über den Investitionsrahmen eines Projektes, der sich aus Anschaffungs-, Implementierungs- und Betriebskosten (als Geldabflüsse) zusammensetzt und stellt diesen Geldzuflüsse beziehungsweise Einsparungen (Savings) durch die Projektumsetzung gegenüber. Diese Rechnung ist auch notwendig, um andere Finanzkennzahlen für die Analyse erstellen zu können, wie zum Beispiel den Kapitalwert, die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership), den internen Zinsfuß, die Amortisationsdauer und weitere RoI-Größen. Vom Cash Flow kommt man zum RoI, indem man die Überschüsse der einzelnen Jahre auf die Gegenwart abzinst.

Erfahrungen der Anbieter nutzen

Der schwierigste Teil der RoI-Ermittlung ist, den Invest und den Gewinnanteil – also den Wertbeitrag der Investition – zu ermitteln und ihn verursachungsgerecht dem IT-Projekt zuzuordnen. Hier sollten Experten des IT-Anwenders mit Supply-Chain-Spezialisten der IT-Anbieter zusammenarbeiten, um ein möglichst realistisches Ergebnis als Berechnungsgrundlage zu erarbeiten. 

Da es sich um eine in die Zukunft gerichtete Abschätzung handelt, gibt es allerdings keine hundertprozentige Genauigkeit. Deshalb empfiehlt es sich, neben der RoI-Berechnung für den Basisfall (Base Case) immer eine Sensitivitätsanalyse zu machen. Diese beleuchtet auch die finanziellen Auswirkungen des IT-Projektes im schlechtesten (Worst-Case-Szenario) und im besten Fall (Best-Case-Szenario). „Das ermöglicht eine Risikobetrachtung“, erläutert Hackstein. „Lohnt sich die Investition noch, wenn die prognostizierte Performanceverbesserung nur teilweise eintritt? Und bei welcher Performance kippt der RoI ins Negative?“ 

Ein positiver RoI ist eine gute Basis für ein erfolgreiches IT-Projekt, ein alleiniges Entscheidungskriterium darf er allerdings nicht sein. Auch „weiche“ Faktoren wie die strategische Ausrichtung des Unternehmens, mögliche Prozessveränderungen und deren Auswirkung auf andere Unternehmensteile sowie Veränderungen der IT-Architektur sollten einfließen. Zu beachten ist auch die Interaktionsfähigkeit mit anderen IT-Systemen. Wer sich zu viele Datensilos und Software-Inseln schafft, holt sich langfristig Problem- und Kostentreiber ins Unternehmen – auch wenn der RoI im Einzelfall positiv sein sollte.

Björn Helmke
Über den Autor
Björn Helmke
Björn Helmke arbeitet seit mehr als 20 Jahren als Fachredakteur in den Themenbereichen Transport und Logistik. Seit zwei Jahren schreibt der Betriebswirt (WA) mit wachsender Begeisterung über praxisbezogene Themen in der Außenwirtschaft. Sein Anspruch: Auch bei Fachthemen Lesespaß und Nutzen unter einen Hut bekommen.

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