Case Study

VW: Alleskönner im Transportmanagement

Von Schrott über Behälter bis hin zu Regenschirmen, Rohbau- und Prototypenteilen: Für die Versand- und Transportabwicklung setzt der Volkswagen Konzern (VW) auf eine durchgängige Software – und verschickt so von 36 Standorten aus über 1,7 Mio. Sendungen pro Jahr.

Jens Verstaen 13.03.2017

Ohne leistungsfähige IT funktioniert eigentlich nichts mehr. Vor allem für Unternehmen wie den Volkswagen Konzern, der weltweit nahezu 600.000 Mitarbeiter beschäftigt und jährlich mehr als zehn Millionen Fahrzeuge an Kunden ausliefert, ist eine funktionierende IT-Unterstützung unerlässlich. Zum Einsatz kommen bei VW in einer komplexen Systemlandschaft zahlreiche Anwendungen für die unterschiedlichsten Anliegen und Aufgaben. Im Bereich Logistik hat sich die auf die eigenen Anforderungen angepasste Standard-Software ASSIST4 von AEB etabliert. Bei dem Automobilhersteller ist diese unter dem Namen Versand- und Transportsystem (VTS) im Einsatz und unterstützt verschiedene Logistikprozesse für den Bereich des Warenversands.

AEB-Software für Luftfracht, Lkw, KEP und Bahn

Mithilfe von VTS versendet der Konzern beispielsweise Rohbauteile, Weihnachtsgeschenke, Geschäftsberichte, Fahrräder, Regenschirme, Messgeräte, Prototypenteile oder Messestände, aber auch Leergut und Schrotte. „Also alles, was irgendjemand verschicken muss und nicht zur Fertigfahrzeuglogistik zählt – also auch das defekte Handy, das zum Hersteller zurück soll“, sagt Dennis Hanitsch, verantwortlich für Projekte Versandabwicklung, IT, Versorgungs- und Transportlogistik der Volkswagen AG in Wolfsburg. 

Im vergangenen Jahr haben die Mitarbeiter mehr als 1,7 Mio. Sendungen per Lkw, Waggon, Kurier-, Express- und Paketdiensten (KEP) sowie Luftfracht über VTS abgewickelt. Für den Seefrachtversand werden u. a. Vorlauftransport und Gefahrgutabwicklung unterstützt. Das System ist europaweit an 37 Standorten im Einsatz. 281 User können derzeit parallel über alle Werke mit VTS arbeiten. „Insgesamt sind 6.000 Anwender berechtigt, VTS zu nutzen, drei Viertel davon ausschließlich über eine Web-Erfassungsmaske, die über das System bereitgestellt wird“, erläutert Hanitsch.

Volkswagen-Standort Wolfsburg: Hier läuft die Versandsoftware von AEB im VW-Rechenzentrum.
Volkswagen-Standort Wolfsburg: Hier läuft die Versandsoftware von AEB im VW-Rechenzentrum.

Sicher ist sicher – dank Sanktionslistenprüfung

Über diese Maske erfassen die Mitarbeiter Versandauftragsdaten, wenn sie beispielsweise ein Prototypenteil zu einem Versuchsgelände in die USA versenden wollen. VTS erstellt mit den erfassten Daten sämtliche für den Transport notwendigen Papiere wie Frachtbrief, Ladungssicherungs- oder Gefahrgutdokumente. 

Zudem sorgt das System – gerade, aber nicht nur bei internationalen Versandaufträgen – für eine höhere Rechtssicherheit. Denn die Lösung prüft im Hintergrund eines jeden Vorgangs alle Adressen, an die die Mitarbeiter verschicken, mit den weltweiten Sanktionslisten ab. Gerade beim Versand von Nicht-Serienmaterial ist das besonders wichtig, da der Konzern die Empfänger und Empfangsorte möglicherweise nicht kennt – etwa beim Versand von Sachspenden für eine Schule in Burkina Faso in Westafrika.

Behälterversand und Entsorgung inklusive

Volkswagen steuert mit VTS auch seinen weltweiten Behälterumlauf. Der Konzern muss Leergut wie Gitterboxen oder Plastikkisten in den eigenen Werken oder bei Lieferanten bereit stellen, damit sie mit Teilen befüllt und als Vollgut an die 
Fertigungsstraßen geschickt werden können. Haben die Mitarbeiter in der Produktion das Material entnommen, übergeben sie das Leergut zurück in diesen Kreislauf. 

Die Software erstellt auch dafür die entsprechenden Transportdokumente wie den CMR-Frachtbrief, aber auch Ausfuhranmeldungen für den Leergutversand in die Schweiz oder die Türkei. Sämtliche Leergutinformationen erhält VTS aus dem Behältermanagement- System. Sind die Lieferscheindaten dort erfasst, überspielt es diese an VTS. Der VTS-User erstellt daraufhin die benötigten Frachtbriefe für den Materialversand. Anschließend werden der beladene Lkw oder die Waggons mit dem Leergut auf die Reise geschickt. 

„Ähnlich funktionieren die Zwischenwerksverkehre, über die sich unsere Standorte gegenseitig mit Material versorgen“, sagt Hanitsch. Das Presswerk Wolfsburg, das Rohbauteile für den Golf herstellt, fungiert dabei beispielsweise als Lieferant für das Werk in Zwickau, wo VW Sachsen ebenfalls den Top-Seller des Konzerns baut. Die Transportabwicklung erfolgt weitestgehend automatisiert – die einmal erfassten Daten lassen sich so fehlerfrei weiter nutzen. „Das vorgelagerte Logistiksystem
überträgt die Lieferscheindaten per Schnittstelle ins VTS“, fügt der IT-Projektleiter für Versand hinzu.

Blick in die VW-Produktion in Wolfsburg: VTS unterstützt auch für die Fertigung wichtige Prozesse wie den Behälterversand oder die Schrottentsorgung.
Blick in die VW-Produktion in Wolfsburg: VTS unterstützt auch für die Fertigung wichtige Prozesse wie den Behälterversand oder die Schrottentsorgung.

Schlankes Frachtkostenmanagement dank Gutschriftsverfahren

Die Versandinformationen nutzt VW auch für die Abrechnung mit den Spediteuren. Hierbei setzt der Konzern unter anderem auf das Gutschriftsverfahren. Das bedeutet: Nicht der Logistikdienstleister berechnet die Kosten für die erledigten Transporte und stellt diese in Rechnung, sondern VW ermittelt die Frachtkosten und stellt dem Transporteur eine Gutschrift aus. Dieser muss nun deren Richtigkeit prüfen. Der Vorteil für VW: Ein deutlich geringerer administrativer Aufwand bei der Frachtabrechnung. 

Auch bei diesem Prozess unterstützt VTS als Datenlieferant für das Abrechnungssystem MTB (Maschinelle Transportdaten-Bewertung). Es liefert die benötigten Lieferschein- und Sendungsdaten in Form eines Kundendatensatzes (KDS). Dieser wird im MTB-System mit dem vom Spediteur gelieferten elektronischen Transportdatensatz (TDS) abgeglichen: Stimmen die Inhalte dieser beiden Datensätze überein, kann eine Gutschrift erzeugt werden. Volkswagen verlässt sich bei der Software weitestgehend auf deren Standardfunktionalität. Lediglich knapp 3 % von VTS sind individuell angepasst.

Mehr als nur Standard

Grund: Updates lassen sich damit jederzeit bedenkenlos einspielen. Sollte doch einmal eine Individuallösung nötig sein, prüft VW, welche Wechselwirkungen zu anderen Systemen und bereits vorhandenen Funktionen entstehen, bevor es zu einer Umsetzung kommt. „Gewisse Themen wollen wir gar nicht anfassen wie Gefahrgut oder Ausfuhrrecht, da sie per Gesetz fest geregelt sind“, sagt Hanitsch. So sei man beispielsweise seit 2009 verpflichtet, Zollanmeldungen elektronisch abzuwickeln und daher per Schnittstelle über das interne Zollabwicklungssystem (ZAS) mit der Bundesfinanzdirektion verbunden. 

Sollte es für eine Anforderung keinen Standard geben, legt sich der Anbieter ins Zeug, eine Lösung zu kreieren. Hanitsch: „Die Lösung kennt beispielsweise keine Waggonabwicklung wie wir sie heute u. a. für die Entsorgung von Schrott aus den Werken nutzen.“ Die Umstellung erforderte zwar eine größere Anpassung,
„doch AEB konnte dies problemlos umsetzen“, erinnert er sich. 

Heute verschickt VW mit VTS am Stammsitz in Wolfsburg Schrott per Bahn zu Stahlwerken oder -händlern: pro Tag bis zu 900 Tonnen in 30 Waggons. Was sich nach einem Nebenprozess anhört, ist im Alltagsbetrieb ein kritischer Faktor. Funktioniert die Schrottentsorgung nicht, kann dies die Produktion lahmlegen. Denn Platz in den Werken ist rar und es gibt nur sehr begrenzte Lagerkapazitäten für den Schrott. Die Entsorgung ist daher eng mit der Produktion getaktet und muss reibungslos funktionieren. 

Den Ausgangspunkt des Schrottversands bildet die VW-Beschaffungs- Abteilung, die den Schrott verkauft. Daraus entsteht ein Vertrag, der in SAP® angelegt ist und aus dem hervorgeht, dass ein Käufer beispielsweise 40.000 t erworben hat. Diese Informationen überspielt SAP® in VTS. Praktisch ist, dass VTS vor der Auslieferung zunächst prüft, ob der Kunde die Ware über sein Guthabenkonto bei VW überhaupt bezahlen kann. Falls nicht, wird der Auftrag gestoppt. Falls doch, werden die beladenen und verwogenen Lkw oder Bahnwaggons abgefertigt. Die vorhandenen Wiegebelege dienen als Auftrag, um in VTS eine Lieferung zu erzeugen sowie den Warenausgang zu buchen. Ist das erledigt, führt VTS die Daten an das SAP®-System zurück, das daraus die Rechnung erstellt. „Durch diese automatisierten Prozesse passieren einfach weniger Fehler“, lobt Hanitsch.

Neue Aufgaben, neue Regionen

Und es kommen immer weitere Einsatzgebiete für VTS hinzu. Im Jahr 2014 hat die Lösung ein Altsystem für den Luftfrachtversand abgelöst und wickelt diesen nun komplett ab. Von großem Vorteil ist, dass VTS komplette Transportketten abbilden kann. Eintragen lassen sich der Warenempfänger, aber auch Zwischenempfänger wie Abgangsoder Ankunftsfl ughafen. Die Lösung baut zudem automatisch die unterschiedlichen Frachtdokumente auf. Jeder an der Lieferkette beteiligte Dienstleister bekommt somit die für ihn relevanten Dokumente übermittelt. 

Eine vergleichsweise kleine Anforderung von VW kann aber auch lauten, in VTS ein neues Feld in der Lkw-Mappe anzulegen, um dort eine Transport-ID ablegen zu können. Dabei muss AEB nicht immer komplett neue Lösungen erarbeiten, sondern kann auf modifizierte Anwendungen zurückgreifen die sie bereits für andere Kunden entwickelt hat. „Wir sind froh, dass der Kontakt zu unserem Projektentwickler in Soest so gut ist. Er weiß, wie VW tickt“, sagt Hanitsch. Umgekehrt profitiere AEB ebenso von Entwicklungen für VW. Aber nicht nur funktional, auch regional kommen weitere Aufgaben hinzu.

Aktuell will VW ein neues Audi Werk in Mexiko anschließen. „Wir benötigen dafür sämtliche Oberflächen in Spanisch, die es im Standard bislang nicht gibt“, erläutert Hanitsch.

Die Bandbreite an Einsatzfeldern von VTS wird ständig erweitert.
Die Bandbreite an Einsatzfeldern von VTS wird ständig erweitert.

Einfach voll integriert: die AEB-Software

Neben der umfassenden Funktionalität lobt der IT-Projektleiter die Kommunikationsfähigkeit von VTS. Es kenne alle Standardformate wie SAP® Idocs oder EDIFACT. Darüber ließen sich schnell Schnittstellen realisieren. „Datenimport ist damit einfach“, sagt Hanitsch. In VTS sind alle wichtigen Dokumente für Ausfuhr oder Gefahrgut hinterlegt. Selbst ein Gefahrgut-Jahresbericht lässt sich mit dem Tool verfassen, ebenso wickelt VW damit Intrastat-Meldungen ab. 

Die Schaltzentrale von VTS befi ndet sich im Rechenzentrum in Wolfsburg. Von dort aus werden alle Werke in Europa und demnächst auch weltweit versorgt und geprüft, ob eine Änderung Auswirkungen auf andere Standorte hat. Das System
läuft insgesamt sehr stabil und wird von VW stetig gemeinsam mit AEB verbessert. Auch in die komplexe IT-Landschaft des Automobilherstellers ist die Lösung gut integriert. In einem Konzern wie VW, wo sich über viele Jahre viele Prozesse
entwickelt haben und unterschiedliche Systeme verwoben sind, existiere eine eigene Welt. Alte Systeme lebten noch, damit müsse man umgehen können. „Das kann AEB sehr gut“, resümiert Hanitsch.

Fit für großen Webshop von VW

VW plant kontinuierlich, VTS auf weitere Werke und Bereiche auszurollen. So hat das Unternehmen letztens den Standort Wrzesnia in Polen aufgeschaltet. Zudem ist vor kurzem der neue VW-Mitarbeiter-Webshop angebunden worden. In diesem können Angestellte des Konzerns rund 4.500 Artikel wie Modellautos, Jacken, Kugelschreiber oder Fahrräder bestellen – den Versand dieser Bestellungen wird VTS abwickeln. 

Welche Versandvolumina daraus entstehen, ist unklar, da das neue Angebot in der Anlaufphase ist. Aber hinsichtlich der Zahl der registrierten Nutzer kann der Onlineshop mit Anbietern am freien Markt mithalten: 115.000 Mitarbeiter von VW werden diesen nutzen können.

Über den Autor
Jens Verstaen
Mehrwert für die Leser kreieren, die Geschichten hinter den Themen finden und die wesentlichen Informationen unterhaltsam aufbereiten – das treibt ihn an. So berichtet Jens Verstaen seit mehr als 15 Jahren vor allem über Supply-Chain- und IT-Themen.

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