Präferenzabwicklung und Lieferantenerklärungen mit SAP®
unter Strohm

Präferenzabwicklung und Lieferantenerklärungen mit SAP®

Präferenzkalkulation automatisieren, Lieferantenerklärungen einfacher verwalten – ein Überblick über die Möglichkeiten der Präferenzabwicklung mit SAP® ERP und SAP S/4HANA®.

Kurz-Einführung: Warum Präferenzabwicklung und Präferenzkalkulation?

Für Unternehmen ist der Export von Produkten besonders vorteilhaft, wenn zwischen dem Ursprungsland und dem Bestimmungsland ein Präferenzabkommen besteht. Denn dann profitieren sie von einer Präferenzbehandlung – beispielsweise von niedrigeren Zollsätzen. Das verschafft dem exportierenden Unternehmen gegenüber Wettbewerbern aus anderen Ländern Wettbewerbsvorteile.

Damit eine solche Präferenzbehandlung wirksam wird, muss das exportierte Produkt seinen Ursprung tatsächlich im Ursprungsland haben. Das klingt trivial, ist es in vielen Fällen aber nicht. Schließlich bestehen Produkte häufig aus etlichen Teilen, die auch von Zulieferern stammen – und die müssen nicht unbedingt im Ursprungsland ansässig sein. Außerdem: Auch in den Teilen der Zulieferer sind eventuell Teile von Sub-Lieferanten aus anderen Ländern verbaut. Und so weiter.

Um den Ursprung im Sinne einer Präferenzbehandlung zu bestimmen, müssen deshalb die Ursprungseigenschaften festgestellt werden. Das geschieht mithilfe der Präferenzkalkulation im Rahmen der Präferenzabwicklung.

Wie unterstützt SAP® ERP die Präferenzabwicklung?

Bei den heutigen komplexen Produkten und Supply Chains ist Präferenzkalkulation kaum manuell möglich. Funktionen für die Präferenzabwicklung und speziell für Präferenzkalkulation sind zum Beispiel in SAP ERP® enthalten. Genauer: In der Foreign-Trade-Komponente SD-FT Sales and Distribution. Im Einzelnen sind das:

  • Auflösung der vorhandenen Stückliste, um sämtliche Komponenten zu erhalten, die bewertet werden müssen. Nach dem Ende des Vorgangs werden alle Komponenten ausgewiesen.
  • Berechnung des Materialwertes der einzelnen Komponenten aus der aufgelösten Stückliste nach der Formel: Komponentenmenge * Standardpreis bzw. Verrechnungspreis/Preiseinheit.
  • Erzeugung von Präferenzkalkulationsprotokollen, Fortschreibung der Materialdatenbank und Erstellung des PREF-Konditionssatzes.
  • Änderung der Standardlänge des Tarifsprungs.
  • Auflösung der Stückliste nach alternativen Baugruppen.
  • Simulation der Präferenzkalkulation vor dem eigentlichen Präferenzkalkulationslauf.

Ist die Präferenzkalkulation durchgeführt und die Ware präferenzberechtigt, muss im Rahmen der Präferenzabwicklung diese Berechtigung auch nachgewiesen werden können. Auch hier unterstützt die Software.

Außenhandel und Präferenzabwicklung: alles neu in SAP S/4HANA®?

In SAP S/4HANA sind die Foreign-Trade-Komponenten SD-FT und MM-FT  nicht mehr verfügbar. Die Folge: Die Präferenzabwicklung wird unter SAP S/4HANA nicht unterstützt. Es gibt jedoch mehrere Alternativen.

Materialstamm in SAP ERP® mit Feldern zu Warenursprung und Präferenzen

Materialstamm in SAP ERP® mit Feldern zu Warenursprung und Präferenzen

Materialstamm in SAP S/4HANA®: Hier fehlen einige Felder zur Präferenzermittlung

Materialstamm in SAP S/4HANA®: Hier fehlen die Felder und Funktionen zur Präferenzermittlung

Wer das Präferenzmanagement in SAP ERP durch Eigenentwicklungen implementiert hat, sollte sich folgende Frage stellen: Lohnt es sich, dieses Z-Coding mit in die neue SAP S/4HANA® Welt zu nehmen? Immerhin muss jede einzelne Erweiterung an die neuen Daten- und Tabellen-Strukturen angepasst werden. SAP S/4HANA® kann vieles flexibler machen. Dafür sollte der SAP-Standard einen soliden Kern bilden, den die IT so wenig wie möglich anfassen muss.  

Präferenzabwicklung und Lieferantenerklärungen: drei Ansätze für SAP S/4HANA®

Unter SAP S/4HANA® fehlen Funktionen für die Präferenzabwicklung. Trotzdem gibt es drei Ansätze für die Präferenzkalkulation im Zusammenspiel mit SAP S/4HANA®.

Ansatz 1: Einführung von SAP Global Trade Services (SAP GTS®) 

Unternehmen können sich für die große Lösung entscheiden und SAP GTS einführen. Damit stehen ihnen alle Funktionen für die Präferenzkalkulation zur Verfügung. Und noch viel mehr. Das lohnt sich vor allem für Unternehmen mit einem überdurchschnittlich hohen Exportvolumen in nicht Nicht-EU-Staaten. Mehr zu den Hauptfunktionen der Global Trade Solution erfahren Sie auf den Produktseiten von SAP®. 

Ansatz 2: Präferenzkalkulation komplett in SAP®

Einige IT-Anbieter entwickeln Lösungen für das Präferenzmanagement komplett in SAP. Die Implementierung kann jedoch langwierig sein, da SAP-Einstellungen und Tests oft komplex sind. Hinzu kommen erhöhte Aufwände bei der Wartung des SAP-Systems, wenn etwa Servicepakete und Updates eingespielt werden müssen. Der Lösungsanbieter benötigt außerdem Zugriff auf das SAP-Produktivsystem. Und es gibt keine Möglichkeit, die Präferenzmanagement-Funktionalität aus der Cloud an mehrere SAP-Systeme anzubinden. Die Skalierung muss also im SAP-System selbst erfolgen. 

Ansatz 3: Präferenzkalkulation und Lieferantenerklärungen mit Plug-in-Anbindung an SAP®

Mit Origin & Preferences bietet AEB eine schlanke Lösung, die die Präferenzabwicklung im Zusammenspiel mit SAP bis zu 100 % automatisiert und sich trotzdem schnell einführen lässt. Neben der Präferenzkalkulation erleichtert Origin & Preferences auch das Anfordern und Verwalten von Lieferantenerklärungen.  

Ein weiterer großer Vorteil: Die Lösung lässt sich per Plug-in an SAP® ERP und SAP S/4HANA® anbinden. Die wichtigsten Funktionen stehen in der gewohnten SAP-Oberfläche zur Verfügung. Dazu zählen zum Beispiel eine korrekte Ursprungserklärung beim Druck der Rechnung und Präferenzaussagen für die Positionen in SAP-Aufträgen, Lieferungen und Fakturen. 

Präferenzabwicklung im Zusammenspiel mit SAP-Systemen

Prozessdarstellung: So funktioniert Präferenzermittlung mit der AEB-Lösung für SAP-Systeme.

Die großen Stärken der Plug-in-Lösung: Sie ist einfach in das SAP-System zu integrieren, wartungsarm und kostengünstig. Das Plug-in bleibt im Kern stabil, da die fachliche Logik und Funktionalität überwiegend in der AEB Lösung ablaufen, die von AEB gewartet wird.

Es gibt noch weitere Aspekte, die für die Plug-in-Lösung sprechen:

  • Skalierbarkeit 
    Ein Plug-in kann mit den Anforderungen eines Unternehmens "mitwachsen". Bei der Präferenzkalkulation betrifft das vor allem die Menge der bearbeiteten Materialien. Aber auch darüber hinaus sollte die Ausweitung auf weitere Abläufe möglich sein. Ein Beispiels ist die Abwicklung von Intercompany-Transaktionen. 
  • Datenservice
    Präferenzabkommen können sich immer wieder ändernDie Änderungen müssen dann bei der Präferenzkalkulation berücksichtigt werdenDaher ist ein Datenservice notwendig, der sicherstellt, dass die Präferenzabwicklung immer auf Basis aktueller Regelungen erfolgt. AEB stellt diese Daten automatisch zur Verfügung.
  • Integriertes Portal für Lieferantenerklärungen
    Der manuelle, papierlastige Austausch mit Lieferanten führt zu unnötigen Aufwänden auf beiden Seiten. Das Lieferantenportal von AEB setzt als Teil von Origin & Preferences genau dort an: Lieferantenerklärungen werden elektronisch angefordert, geprüft und freigegeben. 

Screenshots: Präferenzabwicklung und Lieferantenerklärungen per AEB Plug-in für SAP®

Das AEB Plug-in erweitert das bestehende SAP-System um folgende Funktionen rund um die Präferenzabwicklung und Lieferantenerklärungen:

Was kostet eine Plug-in-Lösung für SAP®?

Bei der AEB-Lösung Origin & Preferences richten sich die Kosten nach dem Material-Volumen, das Sie über SAP abwickeln wollen. 

Ein Kosten-Beispiel 

  • 5.000 Materialien pro Jahr
  • Monatliche Kosten: 1.240 Euro (zzgl. einmaliger Bereitstellungspauschale)

Für höhere Volumen gibt es ebenfalls passende Pakete. 

Fazit: Präferenzabwicklung mit SAP® vereinfachen

Verantwortliche in Unternehmen, die SAP® Software einsetzen, befinden sich aktuell ein wenig im luftleeren Raum: Für sie ist klar, dass SAP® ERP früher oder später durch SAP S/4HANA® ersetzt wird. Sie wissen aber nicht genau wann und mit welchen Folgen. Das erschwert es häufig, anstehende Aufgaben anzugehen. Mit Blick auf die Präferenzkalkulation stellt sich beispielsweise die Frage, wann der richtige Zeitpunkt für die Einführung eines Plug-ins ist. 

Die Antwort darauf ist einfach: Jetzt! Sagen lässt sich das so pauschal, weil der aktuelle und der künftige Zustand der SAP-Landschaft unerheblich ist, wenn ein Plug-in verwendet wird. Vorausgesetzt, SAP ist und bleibt im Einsatz. Ein Plug-in funktioniert im Zusammenspiel mit SAP® ERP sowie mit SAP S/4HANA® in der On-Premises- und in der Cloud-Variante.  

Auch wenn SAP® ERP im Augenblick noch läuft und daher kein akuter Handlungsdruck besteht: Es hat Vorteile, nicht zu zögern. Vor der Transformation nach SAP S/4HANA® sind noch ausreichend Kapazitäten verfügbar. Befindet sich ein Unternehmen erst einmal im Umstieg, werden viele Aufgaben hintenangestellt. Zudem reduziert man dann für den eigentlich Umstieg auf SAP S4/HANA® die Komplexität. Wer seine Präferenzkalkulation also zukunftssicher machen will, tut gut daran, möglichst bald zu handeln. 

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