Geheimtipp

Sämtliche Verbote und Beschränkungen in einer Lösung überwachen

Exportkontrolle-Software kann helfen, die Einhaltung sämtlicher unternehmensrelevanter Verbote und Beschränkungen zu überwachen.

Wer blickt da noch durch: Darf ich einen Frequenzumwandler Deutschland in den Iran exportieren? Und aus der Schweiz? Oder die Chemikalie Aceton nach Brasilien? Enthält die Stückliste für die in unserem Unternehmen hergestellte Maschine Teile, die nach der Dual-Use-Verordnung gelistet sind?

Unternehmen, die im globalen Handel nachhaltig mitmischen wollen, müssen solche Fragen zu Verboten und Beschränkungen (VuB) sicher beantworten können – und zwar kurzfristig und mit vertretbarem Aufwand. Ansonsten drohen erhebliche Nachteile in Bezug auf Lieferzeiten und Kosten. Im harten globalen Wettbewerb kann das entscheidend sein. Generell gilt: Je vielfältiger das Warenangebot eines Unternehmens und je internationaler das Produktions-, Lieferanten- und Kundennetzwerk, desto komplexer sind die Anforderungen an Compliance im Im- und Export.

Verstöße als Risiko

Für die Firmen steht dabei einiges auf dem Spiel: Stellen der Zoll oder andere Behörden Verstöße gegen Verbote und Beschränkungen im Außenhandel fest, drohen Bußgelder oder gar Strafen. Für exportierende Unternehmen besonders gefährlich ist ein Verlust der zoll- und außenwirtschaftsrechtlichen Vereinfachungen. Diese sind an die Zuverlässigkeit der Unternehmen geknüpft.

Bei Verstößen verneint der Zoll in der Regel die Zuverlässigkeit der Unternehmen, sodass Vereinfachungen entzogen oder nicht erteilt werden. Die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen wird dadurch beeinträchtigt. Daneben ist der Reputationsschaden nicht zu unterschätzen, der droht, wenn die Gesetzesverstöße in den Medien publiziert werden. In zahlreichen Unternehmen hat sich deshalb die Erkenntnis durchgesetzt, dass sich die Einhaltung der teilweise hochkomplexen Regelungen ohne IT-Unterstützung nicht effizient überwachen lässt. Deshalb haben sich in der Exportkontrolle IT-basierte Lösungen etabliert, die die Geschäftsvorgänge gegen Sanktionslisten, Embargos, kritische Güter und auf kritische Verwendungszwecke prüfen.

Sämtliche VuB in einer Lösung überwachen?

So weit, so gut. Doch es gibt einen Geheimtipp, der sich erst in wenigen Unternehmen herumgesprochen hat. Einige der zur Exportkontrolle eingesetzten Softwarelösungen erfüllen nicht nur ihren eigentlichen Zweck. Sie bieten darüber hinaus die Möglichkeit, die Einhaltung sämtlicher unternehmensrelevanter VuB zu überwachen.

Dazu können beispielsweise Auflagen im Import zählen, ebenso wie unternehmensinterne oder gesetzliche Vorschriften. Derartige Vorgaben lassen sich individuell als sogenannte manuelle Beschränkungen in der IT-Lösung hinterlegen, die diese dann automatisiert prüft. Das Unternehmen kann selbst entscheiden, welches Prüfergebnis angezeigt werden soll. Neben einem Verbot ist auch das Prüfergebnis „Genehmigungspflicht“ oder auch nur ein Warnhinweis denkbar.

Björn Kech gehört zu den Außenhandelsexperten, die dies bereits in der Praxis umsetzen. Kech ist Leiter des Zentralbereichs Customs & External Trade bei Trumpf, einem weltweit führenden Hochtechnologieunternehmen, das Werkzeugmaschinen sowie Laser und Elektronik für industrielle Anwendungen herstellt. „Das Instrument der manuellen Beschränkungen wird bei Trumpf vielfach genutzt. Beispielsweise haben wir das Schweizer Exportkontrollrecht in unserem IT-System von AEB als manuelle Beschränkung angelegt“, sagt Kech.

Der Vorteil für das Unternehmen mit Hauptsitz in Ditzingen bei Stuttgart: Es kann die Exporte aus der Schweiz mit der gleichen IT-Lösung prüfen, die es auch in Deutschland zur Exportkontrolle einsetzt.

Voraussetzung: Ordentliche Stammdaten

Auch andere Rechtsgebiete wurden bei Trumpf als manuelle Beschränkungen angelegt, etwa das Iran oder das Russland-Embargo, das die Lieferung bestimmter Waren in diese Länder verbietet. Ein weiteres Beispiel sind VuB, die sich aus dem Grundstoffüberwachungsgesetz ergeben. „Über das Instrument der manuellen Beschränkungen lassen sich eigentlich alle VuB abbilden, die klar über Zolltarifnummern und Gütermerkmale greifbar sind“, fasst Kech zusammen. Der Trumpf-Manager nennt allerdings auch eine wesentliche Voraussetzung: „Die Materialstämme müssen gepflegt und sauber tarifiert sein – sonst läuft jede maschinelle Prüfung ins Leere.“

Kech schätzt an dem Instrument der manuellen Beschränkungen nicht zuletzt die hohe Flexibilität. „Ich kann auf Änderungen sofort reagieren“, sagt er. Beispiel: Das Russland-Embargo wurde im System in weniger als 24 Stunden nach Veröffentlichung umgesetzt.

Unternehmensinterne Restriktionen überwachen

Im Prinzip können Unternehmen manuelle Beschränkungen auch dazu nutzen, um unternehmensinterne Restriktionen zu überwachen. Beispielsweise können sie bestimmte Kunden von der Belieferung mit bestimmten Produkten ausschließen, weil diese einem Wettbewerber gehören. Ebenso können säumige Zahler von der Belieferung ausgenommen werden. Oder Unternehmen können durch manuelle Beschränkungen eine Direktbelieferung bestimmter Länder vermeiden, weil dort ein Agent mit Gebietsschutz für den Vertrieb zuständig ist.

Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Transparenz für das Management, Unterstützung für die operativen Mitarbeiter, Rechtssicherheit und Effizienz. Eine gute Prüfsoftware lässt sich so in die Prozesse einbeziehen, dass die Mitarbeiter sie nur dann bemerken, wenn ein „Treffer“ erzielt wird. Und dann sollte sie klare Anweisungen bereitstellen, wie weiter zu verfahren ist – sei es die Überprüfung durch die Fachabteilung oder Einholung erforderlicher Genehmigungen.