Case Study

GEA: Weltweites Transportmanagement von Neumaschinen und Ersatzteilen

Für den Versand und Export ihrer Dekanter und Separatoren sowie für das Ersatzteilgeschäft nutzt die GEA Westfalia Separator Group Software von AEB.

Carsten Bente 12.12.2017

Zu den Kunden der GEA Westfalia Separator Group zählen hauptsächlich Brauereien und Molkereien sowie die Industrien aus den Bereichen nachwachsende Rohstoffe, Marine, Energie, Öl & Gas, Chemie und Pharmazie sowie Umwelttechnik. Auf Schiffen und Ölplattformen werden beispielsweise riesige Separatoren zur Wasser- und Ölreinigung eingesetzt, in Brauereien wird Bier geklärt, Molkereien separieren Bakterien aus der Milch oder trennen Magermilch vom Rahm.

Das Stammwerk der GEA Westfalia Separator Group befindet sich im 70 km nord-östlich von Dortmund gelegenen Oelde. Weitere Produktionsstandorte befinden sich in Niederahr, Frankreich, Indien und China. Mehrere tausend neue Maschinen werden pro Jahr beauftragt. Die Abteilung Commercial Order Processing steuert zentral die logistische Abwicklung von Oelde aus. Die Transporte übernimmt ein Logistikdienstleister, dessen Mitarbeiter seit Frühjahr 2014 dazu Software von AEB nutzen. 

Ulrich Tyrell, Leiter der kaufmännischen Auftragsabwicklung für Neumaschinen: „In anderen Firmen des GEA-Konzerns wurde bereits Software von AEB eingesetzt. Im Frühjahr 2013 fiel dann die Entscheidung, sowohl für die Logistik der Neumaschinen als auch für die weltweite Abwicklung des Ersatzteilgeschäfts AEB-Software einzusetzen.“

Dieter Lauer, Leiter der Abteilung Außenwirtschaft ergänzt: „Wir hatten seit mehr als zehn Jahren eine Eigenprogrammierung des Transportmoduls in SAP® im Einsatz – die war in die Jahre gekommen. Zum einen war es uns wichtig, dass es zwischen unserem SAP®-System und dem Logistik-System, in dem die Mitarbeiter des Logistikdienstleisters arbeiten, eine klare Systemtrennung gibt. Zum anderen wollten wir die eigenen Aufwände für die Systembetreuung reduzieren.“ Insgesamt 13 Mitarbeiter – beim Logistikdienstleister und in der von Dieter Lauer geleiteten Abteilung Außenwirtschaft – arbeiten heute mit der Transportmanagement-Software von AEB.

Komplexe Supply Chain Abwicklung im Neumaschinengeschäft

Das Sendungsvolumen beim Neumaschinengeschäft ist nicht sehr hoch, aber durchaus komplex. Etwa 1500 Lieferungen werden im Jahr auf den Weg gebracht – davon 90 % an Kunden außerhalb Deutschlands. Einzelne Separatoren, die einen halben Meter Durchmesser haben, aber auch bis zu zwei Meter hoch sein können, werden in Oelde gefertigt und direkt an Kunden verschickt. Komplexer sind Aufträge, wenn erst Einzelteile zu Anlagenbauern geschickt werden, die in Finnland, Norwegen oder England sitzen. Diese bauen dann die fertigen Anlagen inklusive aller Rohre, Ventile und Messinstrumente, um sie danach in einer Einheit zu verschicken.

Früher hatte der Anlagenbauer nach Fertigstellung der Anlage die Angaben wie Gewicht und Abmessung per E-Mail an die Mitarbeiter der Auftragsabwicklung geschickt. Heute kann er die Packdaten direkt online in der AEB-Software erfassen. Die Mitarbeiter bei der GEA müssen diese Informationen also nicht mehr manuell erfassen. „Das spart Zeit und es können sich hier keine Fehler mehr einschleichen“, erzählt Tyrell.

Weltweites Ersatzteilgeschäft in Eigenregie

Die weltweite Ersatzteillogistik wickelt GEA in Eigenregie ab – zentral von Oelde aus. 2012 wurde ein europäisches Ersatzteillager in Köln in Betrieb genommen. Von dort werden mit Ausnahme der Region Asien und Australien alle Kunden weltweit beliefert.

Um den asiatischen Markt noch schneller zu bedienen, wurde 2013 die Entscheidung gefällt, ein Ersatzteillager in Singapur in Betrieb zu nehmen. Das Asian Parts and Logistics Center wird von DHL betrieben, aber von Anfang an war klar, dass hier mit der Software von AEB gearbeitet werden soll. „Der Zeitplan war straff. Innerhalb von vier Monaten wurde die Software implementiert. Geplanter Produktivstart war Anfang Februar 2014 – und der wurde auch eingehalten“, erzählt Dieter Lauer. „Keine Sendung ist seitdem stehengeblieben – alles läuft reibungslos“, so Lauer. Und das obwohl die Auftragsbearbeitung und die operative Abwicklung auf zwei unterschiedlichen Kontinenten stattfinden.

Ist die Ware im Hub in Singapur vorhanden, wird der Auftrag bearbeitet und die Sendungsdaten an die AEB-Software übergeben. Die zu bearbeitende Sendung erscheint im Arbeitsvorrat des DHL-Mitarbeiters in Singapur. Ist die Ware gepickt und gepackt, werden automatisch die richtigen Label und Dokumente erstellt und dem Paket beigelegt, darunter die Packliste und die Rechnung.

Von der Zentrale in Oelde (im Bild) wird das weltweite Ersatzteilgeschäft gesteuert. Im Hub in Singapur wird AEB-Software eingesetzt, um den asiatischen Markt noch schneller zu bedienen.
Von der Zentrale in Oelde (im Bild) wird das weltweite Ersatzteilgeschäft gesteuert. Im Hub in Singapur wird AEB-Software eingesetzt, um den asiatischen Markt noch schneller zu bedienen.

Gehostete Lösung – bequemer und günstiger

Mit der Einführung der AEB-Software hat die GEA Westfalia Separator Group das ERP- klar vom logistischen Versandsystem getrennt. Das hat auch dazu geführt, dass sich die Datenqualität verbessert hat, so Ulrich Tyrell. Er ist zufrieden, dass die Außenwirtschaftsprozesse heute stabil und sicher laufen: „Dadurch dass die Software im Rechenzentrum der AEB gehostet wird, greifen wir immer auf die aktuellsten Vorschriften zu und unsere IT-Abteilung muss sich nicht um die Wartung und das Einspielen von Updates kümmern.“ Dieter Lauer erinnert sich: „In SAP® wurden Dokumente für den Export immer an unterschiedlichen Stellen erzeugt. Meine Mitarbeiter mussten sich die Dokumente zusammensuchen und über die Faktura in ATLAS Ausfuhr springen. Jetzt müssen sie nur auf die Druckfunktion gehen und können sicher sein, dass alle benötigten Dokumente für den Export erzeugt werden. Auch wenn ein neuer Mitarbeiter einsteigt oder eine Urlaubsvertretung aushilft, nimmt die Software ihn oder sie quasi an die Hand. Plausibilitätsroutinen verhindern, dass falsche Angaben an den Zoll übertragen werden.

Günstigere Frachtraten, besserer Kundenservice

Auch bei der Frachtkostenberechnung und Transportvorbereitung unterstützt AEB-Software die GEA Westfalia Separator Group. „Im Gegensatz zu früher ist die Handhabung wesentlich komfortabler“, berichtet Außenwirtschaftsleiter Dieter Lauer. Die Mitarbeiter können nun IT-gestützt frühzeitig avisieren und Transportkapazitäten beim Spediteur blocken. Der Planungsspielraum sei größer, erläutert Lauer und betont: „Das ist gerade zum Jahresende hin wichtig, wenn noch große Sendungen anstehen und wir vermeiden wollen, dass kein Laderaum mehr zur Verfügung steht. Den Laderaum buchen wir fest, sobald wir die Verpackungsdaten und genauen Liefertermine haben. Durch die Möglichkeit, Lieferungen zu bündeln, können wir von günstigeren Frachtraten profitieren. Hier liegt noch weiter großes Potenzial, um in Zukunft Transportkosten zu sparen.“

Mit der Einführung der Visibility & Collaboration Platform hat man ebenfalls einen großen Schritt getan, um die Servicequalität zu erhöhen. Durch deren Einsatz ist es gelungen, die Transparenz über die komplette Lieferkette herzustellen. Kunden können sich mit der Lösung eigenständig über den Status ihrer Lieferung informieren. Zudem hat der Auftraggeber Zugang zu Dokumenten wie Sendungspapieren oder Versandbelegen, um beispielsweise eine Verzollung schneller in die Wege zu leiten. Nicht viele Firmen haben diesen Service, erzählt Ulrich Tyrell stolz. Üblich sei es oft noch, dass der Kunde derartige Dokumente per Mail oder Fax erhält.

Die Visibility & Collaboration Platform unterstützt das Unternehmen außerdem beim Umsatzsteuernachweis. Sobald der KEP-Dienstleister bestätigt, dass er die Ware abgeliefert und der Empfänger den Erhalt bestätigt hat, wird der „Proof of Delivery“ an die Online-Plattform übertragen, dort verbucht und archiviert. Seit Januar 2014 verläuft die gesamte Abwicklung elektronisch gestützt und automatisiert – ohne Aufwand für die GEA-Mitarbeiter. Dieter Lauer, Leiter der Abteilung Außenwirtschaft: „Ohne den Einsatz einer Softwarelösung müssten wir uns auf die Websites der verschiedenen Kurierdienstleister einloggen, für jede Sendung das Track- und Trace-Protokoll ausdrucken und dann archivieren – insgesamt wäre das ein riesiger zusätzlicher Aufwand gewesen.“

Ausblick: Weitere Prozessverbesserung – gebündelt und einheitlicher

Auch beim Thema Rechtssicherheit setzt man auf die Unterstützung der AEB-Software. Seit 2006 führen alle GEA-Gesellschaften weltweit ein automatisiertes Sanktionslisten-Screening mit Hilfe der Compliance-Software durch. Für 2015 plant man, auch das Modul Exportkontrolle konzernweit auszurollen, um genehmigungspflichtige Ausfuhren leichter zu identifizieren.

Carsten Bente
Über den Autor
Carsten Bente
Carsten Bente ist Experte im Zollrechtlichen Umfeld und seit vielen Jahren als Senior Consultant für AEB in diesen Bereichen aktiv.

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