Zeitfenstermanagement

Tipps für Time Slot Management an den Laderampen

Laderampen sind Herd für Konflikte zwischen Verlader und Transportunternehmen. Time Slot Management-Systeme können einige der Probleme lösen und Vorteile liefern. Doch worauf ist zu achten?

Nicole de Jong 01.10.2016

Sechs Stunden ausharren bis zur Abfertigung – bis vor wenigen Jahren konnte dieses Schicksal Lkw-Fahrer an den Laderampen des Müsli- und Riegelherstellers Brüggen treffen. Die Fahrzeuge trafen unkoordiniert ein, das Unternehmen arbeitete diese in der Reihenfolge ihrer Ankunft ab.

Teilweise lange Wartezeiten an den Laderampen waren das Ergebnis. Eine ungute Situation, in der sich das Unternehmen des Öfteren mit Vertragsstrafen und Standgeldrechnungen konfrontiert sah.

Mehr Transparenz an den Laderampen 

Vor zwei Jahren führte das Unternehmen daher ein Time Slot Management für ein- und ausgehende Lkw-Verkehre ein – und zieht heute ein positives Fazit: „Es läuft super. Nun sind wir im Schnitt in 1,5 Stunden mit der Abfertigung durch“, sagt Logistikleiter Marek Schröder.

Die Beschäftigten an der Laderampe können nun die Waren rechtzeitig bereitstellen, weil bekannt ist, wann welche Transporte anstehen. „Wir können den Einsatz unserer Mitarbeiter besser planen und wissen, was wir an Ressourcen bereitstellen müssen, wenn wir den Tag beginnen“, fügt er hinzu.

Dank Time Slot Management weniger Überstunden 

Ist wenig los, schickt der Logistikleiter seine Leute auch mal nach Hause – das sei vorher nicht möglich gewesen, weil keiner wusste, wann die Lkw eintreffen werden. Kostspielige Überstunden gehören durch das Time Slot Management der Vergangenheit an.

Dass elektronische Time Slot Management-Systeme an den Laderampen im Fokus von Unternehmen stehen, belegt auch der Sonderbericht „Laderampen“, den das Bundesamt für Güterverkehr (BAG) im Auftrag des Bundesministeriums für Verkehr und digitale Infrastruktur (BMVI) erstellt hat.

Die Nutzung von Time Slot Management-Systemen für die Laderampen ist demnach bei den Befragten weit verbreitet – vor allem der Handel verwendet mehrheitlich Softwareanwendungen zur Buchung von Zeitfenstern.

Das Ziel: Weniger Wartezeiten

Der Einsatz des Time Slot Managements und entsprechender Systeme soll Aufkommensspitzen an den Laderampen vermeiden. Zudem soll die Zahl der Ladetätigkeiten im Tages- und Wochenablauf geglättet werden, so der Bericht.

Außerdem lassen sich anhand der digitalen Dokumentation der gebuchten Zeitfenster verspätete Anlieferungen an den Laderampen besser nachweisen und die zu vergütenden Wartezeiten leichter abwickeln. 

Wo elektronische Time Slot Management-Systeme zum Einsatz kommen, sind die Wartezeiten kürzer, sofern die Kraftfahrer die Zeitfenster einhalten können. Verpassen sie ihren Time Slot an den Laderampen, müssen sie hingegen in der Regel länger warten als zuvor ohne IT-Unterstützung.

Vor allem Unternehmen, die im Nahverkehr tätig sind, bewerten laut der Untersuchung derlei Systeme daher eher negativ. Sie schlagen zur Verbesserung an den Laderampen vor, längere und flexiblere Zeitfenster einzurichten sowie die Systeme digital zu vernetzen. Insgesamt variiere die Länge der Time Slots jedoch stark, der Durchschnitt liege bei rund einer halben Stunde. 

Laderampen-Management outgesourct

Der Müslihersteller Brüggen geht einen anderen Weg. Das Unternehmen hat sich entschieden, das Time Slot Management sowie die Beauftragung der Transporteure in die Hände des Fourth-Party-Logistics-Provider (4PL) Roland zu legen. Es gab vorher keine Disposition bei Brüggen und die wollte das Unternehmen auch nicht einrichten. So sollten die eigenen Strukturen so schlank wie möglich gehalten werden.

Im Zuge der Ausschreibung konnten die Lübecker alle Transportdienstleistungen auf den Prüfstand stellen und fest an Unternehmen vergeben, die eigenes Verladeequipment mitbringen oder die Transporte zum Teil als Rückladung erledigen und damit weniger kosten. 

Vorteil: Weniger Administration

Ein großer Vorteil dieser Lösung sei die administrative Seite. „Wir müssen lediglich die ausgehenden Transportaufträge pro Tag an den 4PL übertragen“, erläutert Logistikleiter Schröder. Roland vergibt diese wiederum an die Spediteure, die Brüggen vorher ausgesucht und mit denen er Verträge geschlossen hat.

Der Dienstleister übernimmt die komplette dispositive Arbeit für das Lübecker Unternehmen. Er kontrolliert, dass Zeitfenster gebucht und die Transporte tatsächlich erledigt werden. Falls eines der Fuhrunternehmen nicht kann, sorgt der 4PL für Ersatz. „Auch das haben wir vertraglich geregelt“, sagt Schröder.

Time Slot Management an Laderampen kann sich lohnen bei:

  • saisonalen Schwankungen und industriespezifischen Stoßzeiten 
  • langen Wartezeiten an den Laderampen / Ver- und Entladetoren
  • Informationsdefiziten zwischen Verladern und Frachtführern 
  • Staus auf den Parkplätzen oder Zufahrten vor den Laderampen 
  • Standgeldforderungen der Spediteure für Standzeit an Laderampen
  • dem Einsatz vieler Transporteure 
  • vielen Lkw-Ankünften mit wenig Anliefermenge an den Laderampen
  • nötiger Vorlaufzeit für die Bereitstellung der Waren 
  • wenigen Verladetoren  / Laderampen
  • knappen Personalressourcen

Ausführliche Analyse sinnvoll

Ob es klug ist, die Disposition in die Hände eines 4PL zu geben, muss jedes Unternehmen für sich entscheiden. Wichtig ist es, eine ausführliche Analyse der eigenen Strukturen durchzuführen. Dabei sollten die zu erwartenden Vor- und Nachteile ebenso wie die zukünftige Entwicklung betrachtet werden. Wer ständig wächst, ohne den Logistikbereich auszubauen, wird sich schwer tun, alles selbst zu managen. In solch einem Fall kann die Fremdvergabe vorteilhaft sein. 

Sinnvoll ist es dann, über einen Dienstleister nachzudenken, der nicht nur die Transporte, sondern auch die Verladesituation an den Laderampen steuert. Wer mit Problemen an den Laderampen kämpft, hat in der Regel auch Schwierigkeiten, Transporteure zu finden. Für Unternehmen, die selbst ausreichend Manpower haben, scheint es dagegen wenig sinnvoll, noch einen Dienstleister dazwischen zu schalten.

Vorteil durch durchgängige Prozessunterstützung

Dass es auch ohne Dienstleister geht, zeigt das Beispiel des Unternehmens Tudor Rose International. Dieses hat sich auf die Marktentwicklung für Exportunternehmen spezialisiert und arbeitet mit Firmen wie Baxters, Burtons Biscuits, Organix, Jordans, Ryvita und Premier Foods zusammen.

Um zukünftiges Wachstum zu ermöglichen, hat Tudor Rose kürzlich seine Supply-Chain-IT modernisiert – inklusive Implementierung eines Time Slot Management-Systems. „Unser Ziel war es, eine im ganzen Unternehmen harmonisierte Systemlandschaft einzuführen“, erläutert Barry Wright, Commercial Analyst bei Tudor Rose International. Erreicht werden sollte eine automatisierte Steuerung – von der Auftragsbestätigung bis zur endgültigen Auslieferung. 

Zeitfenstermanagement in SCM Software integriert

Das englische Unternehmen mit Sitz in der Grafschaft Gloucestershire nahe der Stadt Bristol hat sich entschieden, die Supply-Chain-Software von AEB einzuführen. Deren Time Slot Management-System unterstützt nun das reibungslose Management an den Laderampen auf dem Firmengelände in Stroud.

Vorher hatte Tudor Rose International ähnlich wie der Lübecker Müsli-Hersteller Brüggen mit Ineffizienz, Verspätungen und vielen Überstunden der Mitarbeiter zu kämpfen. Inzwischen greifen sowohl Tudor Rose International als auch dessen ausgewählte Transportpartner auf das System zu.

„Die neue Lösung erlaubt nun zum ersten Mal eine transparente Verladekontrolle mit dem Ziel, den ankommenden und abgehenden Verkehr zu steuern“, beschreibt Clive Scrivens, Lagerleiter bei Tudor Rose International.

Vor- und Nachteile durch den Einsatz eines Zeitfenstermanagement-Systems in der Gegenüberstellung.
Vor- und Nachteile durch den Einsatz eines Zeitfenstermanagement-Systems in der Gegenüberstellung.

Auch Transportpartner profitieren

Wer ein Time Slot Management-System einführen will, sollte das eigene Personal sowie Spediteure und Transportunternehmer mit ins Boot holen. „Unsere Mitarbeiter an den Laderampen waren anfangs sehr skeptisch, weil sie sich nicht vorstellen konnten, dass sich das Chaos mittels eines IT-Tools beherrschen lasse“, erinnert sich Brüggen-Logistikleiter Schröder. Mittlerweile können sie es sich ohne Time Slot Management nicht mehr vorstellen. 

Die Vorteile sind klar: Da zu jeder Zeit bekannt ist, was als nächstes zu tun ist, können sie ihre Pausen besser planen. So können etwa auch einmal drei Mitarbeiter gleichzeitig Pause machen, damit diese dann alle einsatzfähig sind, wenn wieder mehr los ist. Auch die Transportunternehmen profitieren vom Time Slot Management-System bei Brüggen.

Time Slot Management: Alle Beteiligten angebunden

„Sicherlich kommt auch heute noch mal ein Lkw zu spät, aber damit können wir inzwischen viel besser umgehen und ihn dennoch relativ zügig abfertigen“, berichtet Schröder. Zumal sich diese melden, wenn sie absehen, dass sie sich beispielsweise aufgrund hohen Verkehrsaufkommens verspäten. 

Dadurch, dass alle Beteiligten angebunden sind, sei eine gute Kommunikationsbasis entstanden. Und wer bei Brüggen zu spät kommt, müsse sich nicht komplett hinten anstellen, sondern werde im nächsten freien Zeitfenster abgefertigt.

Bei Tudor Rose International hat sich durch die Einführung des Time Slot Managements ein ähnlicher Effekt eingestellt. Nach Unternehmensangaben bietet das System volle Transparenz über alle genutzten Rampen, terminierten Abholungen und Anlieferungen sowie alle gebuchten und freien Zeitfenster.

Gesamtprozesse rund um die Laderampen betrachten 

Für Brüggen wie auch Tudor Rose International ist die Durchgängigkeit der Systeme ein wichtiges Anliegen. „Ich sehe unser Zeitfenstermanagement-System als Optimierung des Gesamtprozesses und nicht nur als eine verbesserte Situation an den Laderampen“, sagt Logistikleiter Schröder.

Der Effekt reiche bis in den Vertrieb hinein, der früher immer angerufen wurde, wo die Ware bleibe. Über die webbasierte Plattform sieht jeder den Status und kann somit auch jederzeit Auskunft geben, falls nötig. Schröder: „Alles ist viel entspannter geworden und wir schaffen außerdem viel mehr.“ 

Wareneingang und -ausgang profitiert

Vor allem aber können durch eine durchgängige Systemunterstützung die intralogistischen Prozesse im Wareneingang und -ausgang aufgrund der Informationen aus dem Zeitfenstermanagement-System besser vorausgeplant und koordiniert werden. Dies kann positive Auswirkungen bis in die Produktionsversorgung und -planung haben.

So lassen sich im Lager zum Beispiel Kommissionier- oder Auslagerungsaufträge passgenau freigeben und die notwendigen Ressourcen rechtzeitig disponieren – etwa die entsprechende Anzahl an Mitarbeitern oder auch Fördertechnik, die für die Bereitstellung oder auch die Einlagerung notwendig sind.

Das verkürzt nicht nur die Abfertigungszeit an der Rampe und verbessert die Ressourcenauslastung im Lager, sondern sorgt auch für eine bessere Gesamtkoordination der Logistikkette.

Integration in Warehouse und Transportmanagement

Um derartige Vorteile zu realisieren, setzt Tudor Rose International auf durchgängige IT-Unterstützung. Neben dem Zeitfenstermanagement-System nutzt das Unternehmen auch die Lösungen für Warehouse Management, Transportmanagement sowie Zoll und Export des gleichen Anbieters.

„Durch die Integration aller Module haben wir heute einen reibungslosen und beschleunigten durchgängigen Betrieb“, betont Scrivens. Das englische Unternehmen konnte so ebenfalls die Gesamtproduktivität und den Lagerdurchsatz steigern, weil es gleichzeitig etwa zeitaufwendige, papiergestützte Prozesse abgeschafft hat. 

Flexibleres Time Slot Management für mehr Vorteile

Brüggen hingegen hat weitere Optimierungspotenziale ausgelotet und ändert die Abläufe nach und nach in den nächsten Wochen. Künftig soll beispielsweise anhand der Sendungsgrößen die Verladedauer berechnet werden. Damit lassen sich die Zeitfenster flexibel an den Echtbetrieb anpassen, also je nach Ladung kürzer oder länger werden.

Schröder erklärt: „Das wird aber erst geändert, wenn wir auf Schmalgang-Bereitstellung umgestellt haben – das bereiten wir derzeit vor.“ So werden Paletten künftig längs und dicht an dicht bereitgestellt. Auf diese Weise kann der Müsli- und Riegelhersteller auf derselben Fläche Ware für etwa zehn Lkw mehr unterbringen. Und damit es noch schneller geht, sollen die Fahrer in Kürze ihre Fahrzeuge selbst beladen. Die Brüggen-Mitarbeiter stellen dann nur noch die Ware bereit.

Nicole de Jong
Über die Autorin
Nicole de Jong
Nicole de Jong arbeitet seit mehr als 15 Jahren als Fachjournalistin im Bereich Logistik, davon acht als Freiberuflerin mit Themenschwerpunkt Kurier-, Express- und Paketdienste (KEP). Sie berichtet vor allem über Trends und Innovationen der Supply Chain.

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