Carrier Integration

IT-Integration von Speditionen und KEP Diensten

Wer die IT-Integration von KEP Diensten und Speditionen zu leicht nimmt, kann sich auf böse Überraschungen gefasst machen. Dabei ist die Anbindung kein Hexenwerk. Ein paar Praxistipps.

Gut, dass die Einkäufer des Maschinenbau-Unternehmens aus Süddeutschland nicht hören konnten, was ihre IT-Kollegen über sie zu sagen hatten. Der Einkauf hatte für eilige Sendungen nach Nordamerika einen neuen Expressdienst aufgetan – wegen ein paar Cent Ersparnis bei den Versandkosten. Und nun funktionierte der Druck für die Sendungslabel nicht auf den vorhandenen Labeldruckern. Und es war nichts zu machen. Für den Labeldruck des neuen Dienstleisters war eine andere Auflösung vorgeschrieben als für die übrigen KEP Dienste. Um nicht für jeden Packplatz einen zusätzlichen Labeldrucker anschaffen zu müssen, wurden daraufhin die Nordamerika-Sendungen auf zwei spezielle Packplätze geroutet, was einen komplexen Eingriff in den Materialflussrechner erforderte. Die IT-Mannschaft war bedient.

IT-Integration: weniger E-Mails - mehr Information

Grundsätzlich ist es im Zeitalter der Digitalisierung kein Hexenwerk, seine KEP Dienste an die eigenen Systeme anzubinden. Die Vorteile liegen auf der Hand: Das Hin- und Hersenden von E-Mails mit Anhängen verursacht deutlich mehr manuellen Aufwand als eine direkte Datenkommunikation. Dazu ermöglicht der elektronische Datentausch eine Reihe von Verbesserungen im Versandprozess. Beispiel: Die KEP Dienste und Speditionen können ihre Trackingdaten zurück in das System des Versenders spielen. Das dient nicht nur zur besseren Information der eigenen Logistikabteilung über die Performance der Dienstleister und die Einhaltung der vereinbarten Service Levels. Trackingdaten können auch genutzt werden, um die Fakturierung anzustoßen und den Nachweis des Gelangens zu führen, der zum umsatzsteuerfreien Versand in Länder der EU berechtigt. 

Individuelle Lösungen bei Speditionen und KEP Diensten

Um diese Vorteile ohne Reue genießen zu können, muss die IT-Integration sorgfältig aufgesetzt werden. Für Industrie und Handelsunternehmen gibt es drei Grundalternativen (s. Kasten). Was die Anbindung von Transportdienstleistern so kompliziert macht, ist das Fehlen von Standards auf den meisten Feldern. Beim Transportlabel – der Brücke zwischen der physischen Sendung und den Systemen von Carrier, Versender und Empfänger – haben fast alle KEP Dienste und Stückgutspeditionen eigene Lösungen entwickelt. Diese sind untereinander nicht kompatibel. Gleichzeitig gibt es bei den Labeln keine Flexibilität der Dienstleister, denn nur einheitliche Label und Datenformate ermöglichen Speditionen und KEP Diensten eine industrielle Produktion ihrer Dienstleistung, die Grundlage für ihr Geschäftsmodell ist.

Nutzung von IT-Lösungen der KEP Dienstleister

Insbesondere KEP Dienste und Stückgutspeditionen stellen ihren Kunden Front-Ends ihrer eigenen Systeme zur Verfügung. Über eine Schnittstelle zum Versandsystem oder manuell werden Auftragsdaten übermittelt. Der KEP Dienstleister stellt einen Drucker zur Verfügung, auf dem Mitarbeiter des Verladers Labels und Frachtpapiere drucken. Auch Sendungsauskünfte können im Spediteurssystem abgefragt werden. Diese Variante ist für kleinere Unternehmen mit überschaubarem Sendungsaufkommen geeignet. Vorteil: Moderate Investitionen für den Versender. Nachteil: Wenn jede KEP Dienst mit einem eigenen Front-End anrückt, wird es unübersichtlich.

Einzelintegration

Sowohl ERP-Systeme als auch viele Logistiksysteme bieten Unternehmen aus Industrie und Handel die Möglichkeit, ihre KEP Dienstleister und Speditionen anzubinden. Das klappt heute bereits gut – wenn man nur mit einem Dienstleister zusammenarbeitet. Auf dem Papier sieht alles ganz einfach aus: Schnittstelle programmieren, mit dem Transportpartner abstimmen und der Datenaustausch steht. Das Problem: Es sind in der Regel mehrere KEP Dienste und Speditionen für ein Unternehmen im Einsatz, zudem gibt es erfahrungsgemäß auf Seiten des Dienstleisters häufig Änderungen von Datenfeldern und anderen Parametern, sodass auf die eigene IT-Abteilung ein gewisser Aufwand zukommt.

IT-Integration über Plattformen

Mittlerweile bieten IT-Dienstleister die Anbindung von KEP Dienstleistern und Speditionen auch als Service mittels einer Integrationsplattform an. Sie sorgen für die Anbindung der Transporteure an ihre Plattform. Der Vorteil für die Verlader: Sie müssen nur eine Schnittstelle managen – die zur IT-Plattform. Um Änderungen von Seiten der KEP Dienste kümmert sich der Dienstleister. Auch ein Wechsel des Carriers ist IT-technisch einfacher. Der Grund: Die Schnittstelle zwischen Verlader und IT-Dienstleister bleibt unverändert. Neu abgestimmt werden muss die Anbindung des neuen KEP Dienstes bzw. der Spedition an die IT-Plattform. Diese Variante schont die Ressourcen der eigenen IT-Abteilung.

Wer international Güter versendet, macht schnell die Erfahrung, dass die IT-Integration noch eine weitere Dimension hat. Viele Transportdienstleister haben von Region zu Region verschiedene IT-Systeme – trotz einheitlichem Markenbild und dem Versprechen einer europa- oder gar weltweiten Präsenz. Der Grund: Viele der großen KEP Dienste und Speditionen haben ihre Netze aus einstmals unabhängigen nationalen Carriern zusammengekauft. Nicht immer wurden dabei die Systeme vereinheitlicht. Wer europaweit von mehreren Standorten aus versendet, muss aufpassen, nicht in einen unübersichtlichen Dienstleister- und Systemzoo zu geraten. 

TTI macht IT-Integration der KEP Dienste zum Teil einer Gesamtlösung

Abschrecken lassen sollten sich die Versandabteilungen aus Industrie und Handel von Integrationsvorhaben nicht. Dabei lohnt es sich durchaus darüber nachzudenken, die IT-Integration der KEP Dienste zum Teil einer Gesamtlösung zu machen. Dies hat der weltweit tätige Distributor von Elektronikkomponenten TTI für sein Europa-Geschäft gerade realisiert. 

Durchschnittlich 5.000 Sendungen schickt TTI täglich von seinem Versandzentrum in Maisach bei München an seine Kunden – in Spitzenzeiten machen die TTI-Mitarbeiter 1.600 bis 1.800 Sendungen pro Stunde versandfertig, um sie an die Speditionen und KEP Dienstleister zu übergeben. Dabei werden die Aufträge im ERP-System erfasst und an das Warehouse-Management-System WCS sowie die Logistiksuite ASSIST4 von AEB übergeben. WCS stößt die Auslagerung und das Picking an. Die AEB-Lösung erledigt gleich mehrere Aufgaben. Das Modul Carrier Connect erkennt auf Basis eines Frachtcodes aus dem ERP-System, welcher KEP Dienst die Sendung transportieren soll und welche Servicevereinbarung für den Transport angewendet wird. Mit Hilfe dieser Information erstellt die Software nach den Vorgaben des jeweiligen Transportunternehmens das Label sowie die Ladepapiere. 

Ganz schön komplex: Ein Label besteht aus vielen unterschiedlichen Bereichen.
Quelle: DHL Transport Label Specifications
Ganz schön komplex: Ein Label besteht aus vielen unterschiedlichen Bereichen.
Quelle: DHL Transport Label Specifications

Der Vorteil für TTI: Das Unternehmen muss sich nicht mehr selbst um Änderungen bei den Schnittstellen zu den Carrier-Systemen kümmern – ebenso wenig um neue Anforderungen an Versandlabels und -dokumente. Diese werden durch AEB gepflegt und fließen über Updates in die Lösung ein. Neben dem Druck der Labels und der Versandpapiere hilft die Software bei der Frachtkostenermittlung. Auf Basis der im ERP-System hinterlegten Frachtvereinbarungen sowie Abmessung und Gewicht der Sendung errechnet die Software mit dem Modul ASSIST4 Fracht die Frachtkosten und spielt sie ins ERP zurück. Für Exportsendungen stellt die Zollsoftware die für das Zielland geforderten Warenbegleitpapiere, Handelsrechnungen und andere notwendige Dokumente zur Verfügung. Last but not least: Teil der Gesamtlösung ist die Sicherstellung der Compliance. Im Hintergrund gleicht das System die Adressdaten mit den aktuellen Sanktionslisten der EU und USA ab.

Die Software darf kein Flaschenhals sein

„Das erspart uns einiges an manuellem Mehraufwand“, sagt Martin Brennecke, Leiter der Information Services von TTI in Europa. Brennecke fasst die strategische Dimension des Projektes zusammen: „TTI verdient sein Geld mit dem Lager. Deshalb brauchten wir eine zukunftsfähige Lösung für den Versand, die sich schnell an Veränderungen in unseren Geschäftsprozessen anpassen lässt und für die der Softwarelieferant langfristig den Support garantiert.“ Die Software, so Brennecke, dürfe kein Flaschenhals sein. 

Letzteres gilt auch für die Lösung zur IT-Integration von KEP Diensten und Speditionen: Sie muss mit geringem Aufwand und unkompliziert an Veränderungen im dynamischen Transportgeschäft anzupassen sein, in dem Dienstleisterwechsel, neue Relationen und Änderungen in den Serviceanforderungen eher die Ausnahme als die Regel sind.

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