Case Study

Paul Vahle: effiziente Abwicklung von Exportprozessen

Die Paul Vahle GmbH & Co. KG führte ein neues ERP-System ein, mit dem auch die Ausfuhrprozesse abgewickelt werden sollten. Doch bereits nach kurzer Zeit entschied sich das Unternehmen, die vor der ERP-Installation bestehende AEB-Exportsoftware wieder einzusetzen.

Als der Spezialist für mobile Energie- und Datenübertragung Vahle ein neues SAP®-ERP-System einführte, wollte das Unternehmen damit auch seine Exporte abwickeln und löste die bis dahin gut funktionierende Software vom Stuttgarter Anbieter AEB durch SAP GTS® ab. Was zunächst aus einer globalen IT-Sicht
sinnvoll erschien, stellte vor allem die Fachabteilung nicht zufrieden – und das aus mehreren Gründen. Ein Beispiel: Das Zusammenfassen einer Sammelverladung auf ein Ausfuhrbegleitdokument (ABD) war damals laut Vahle nicht machbar – nur sehr aufwändig manuell. Auch die Schnittstellen zwischen Exportsoftware und ERP-System ließen sich nicht optimal anpassen. Zudem waren die Kosten für die Software sehr hoch. 

Das nordrhein-westfälische Unternehmen beschloss daher, für seine Zollanmeldungen wieder auf ASSIST4 Export von AEB umzusteigen. „Die Automatisierbarkeit der Datenübernahme aus SAP® in die ASSIST4 Software hatte einfach besser funktioniert. Es mussten weniger manuelle Anpassungen vorgenommen werden“, muss auch Daniel Scheel als SAP®-Verantwortlicher und Leiter des Prozessmanagements zugeben.

Nahtlose Integration ins ERP-System

Die AEB-Software ist seit April 2014 wieder im Einsatz und über individuell angepasste Schnittstellen nahtlos in das SAP®-ERP-System des Unternehmens integriert. Dies ermöglicht eine weitestgehend automatisierte Abwicklung der Exportprozesse. Die Lösung übernimmt alle notwendigen Daten, um Ausfuhrdokumente direkt aus dem SAP®-System zu erstellen und übermittelt diese an den Zoll. Informationen über den Empfänger, das Gewicht der Sendung oder den Warenwert sind im ERP-System bereits in den einzelnen Lieferaufträgen hinterlegt. Dank der Schnittstelle zwischen SAP® und der AEB-Lösung müssen die Mitarbeiter der Fachabteilung diese Daten nicht mehr manuell in die Export-Software übertragen. Das minimiert Fehler und steigert die Datenqualität.

Die Software stellt darüber hinaus sicher, dass Vahle keine unvollständigen Nachrichten an den Zoll übermittelt. Sie meldet, wenn Ausfuhrdaten fehlen, unvoll ständig sind oder ein Übertragungsfehler vorliegt. So wird gewährleistet, dass der Ausfuhrprozess im Normalfall zügig und ohne manuelle Eingriffe abläuft. Im Fehlerfall können die Mitarbeiter der Fachabteilung die Anmeldung mit wenigen Klicks vervollständigen und abschicken. Kurze Zeit später liegt das ABD des Zolls vor. Dieses wird dann dem Transporteur, der die Sendung in den Produktionsstätten abholt, mitgegeben. 

„Die automatisierte Datenübernahme vom SAP®-System in die ASSIST4-Software bedeutet weniger manuelle Anpassungen und dadurch auch eine einfachere Handhabung in der Fachabteilung“, erläutert Daniel Scheel. „Unsere Mitarbeiter müssen nicht jede Ausfuhranmeldung einzeln anfassen und werden im Tagesgeschäft entlastet. Das führt insgesamt auch zu zufriedeneren Mitarbeitern. So bleibt letztlich mehr Zeit für die Bearbeitung von Sonderfällen“, erzählt Silke Lyon, Leiterin VE10, Zoll und Exportkontrolle bei Vahle.

Mehr Transparenz direkt in SAP®

Ist die Zollanmeldung erfolgreich abgeschlossen und liegt das ABD des Zolls vor, übermittelt die Software diese Informationen zurück in das SAP®-System. Über die Rechnungs- und Auslieferungsnummer lässt sich dort für jeden Auftrag nachvollziehen, ob das ABD vorliegt oder nicht. Auch ist ersichtlich, ob ein Ausgangsvermerk für den Auftrag vorhanden ist, die Ware also die EU verlassen hat. Ein manuelles Kopieren dieser Informationen aus der Export-Software zurück ins SAP®-System entfällt. Alle Informationen zu einem Auftrag lassen sich damit direkt im ERP-System des Unternehmens einsehen und nachvollziehen. Das sorgt für eine hohe Transparenz und Übersichtlichkeit in den Exportprozessen. Damit ist Vahle auch für den Fall einer Außenwirtschaftsprüfung gut gerüstet.

Höhere Rechtssicherheit durch weitere Anwendungsfelder

Seit Kurzem unterstützt die ins SAP®-ERP-System integrierte AEB-Lösung das Unternehmen auch beim Sanktionslisten-Screening. Den Anfang machte im Frühjahr 2015 Vahle Österreich. „Hier konnte eine reibungslose Einführung verzeichnet werden. Auch wurde das System als sehr anwenderfreundlich aufgenommen“, sagt Silke Lyon. 

Im Sommer 2015 wurde die Screening-Lösung in Deutschland und Spanien, Anfang 2016 in den Niederlanden eingeführt. Im Jahr 2015 kam noch ein weiteres Anwendungsgebiet hinzu. Vahle Deutschland nutzt die Lösung auch für die Ausfuhrbeschränkungen bzw. für den Materialstammdatenausbau im Bereich Exportkontrolle / US-Re-Export. Hier findet eine Automatisierung im Vahle-abteilungsübergreifenden Prozess statt. Allerdings ist die Einführung der Software noch nicht final abgeschlossen.

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