Steve Kunzelmann erklärt im Interview, welche Optionen der neue Prozess Passar Import eröffnet und welche Fragen Importeure sich jetzt stellen sollten.
Unter e-dec ist der Prozess im Kern dokumentenbasiert und starr. Jede Korrektur nach der Einreichung löst ein formelles Berichtigungsverfahren aus. Die Identifikation läuft über Zertifikate auf einzelnen Rechnern. Und physisch bedeutet das fast immer: der Fahrer hält am Zollschalter, legt Papiere vor, wartet.
Passar dreht das um. Drei Dinge ändern sich strukturell, wobei sich Passar für den Import (Passar 2.0) noch im Aufbau befindet und der Pilotbetrieb für Q2 2026 geplant ist. Was das System leisten soll: Erstens können Warenanmeldungen im Voraus erfasst werden und bis zum Zeitpunkt der Aktivierung an der Grenze angepasst oder auch zurückgezogen werden. Solange keine Aktivierung erfolgt ist, sind diese Änderungen grundsätzlich ohne zollrechtliche Konsequenzen möglich. Für die Ausfuhr ist diese Korrekturphase bereits in Passar etabliert und operativ nutzbar.
Zweitens erfolgt die Aktivierung digital, sobald der Fahrer das Zollareal erreicht. Dieses Prinzip ist für die Ausfuhr schon etabliert. Das System prüft die Anmeldung in Echtzeit, grüne Ampel heißt Weiterfahrt. Das soll im Importprozess (Passar 2.0) übernommen werden.
Drittens fallen Zertifikate auf lokalen Rechnern weg. Stattdessen erfolgt die Kommunikation zentralisiert über moderne Schnittstellen. Jedes Unternehmen erhält eine zentrale Geschäftspartner-ID und Statusmeldungen fließen über eine REST-API direkt ins ERP des Unternehmens zurück.
Das klingt technisch. Entscheidend ist die operative Konsequenz: Die strukturellen Gründe, warum Eigenverzollung unter e-dec für die meisten Unternehmen schlicht nicht praktikabel war, gibt es unter Passar nicht mehr.
Durchaus. Weil Passar eine unternehmerische Entscheidung auslöst. Die Frage ist nicht: Stellen wir auf Passar um? Das macht jeder, denn e-dec wird am 31. März 2027 abgeschaltet. Die Frage ist: Wie importieren wir danach?
Bisher war das keine attraktive Wahl. Selbstverzollung war unter e-dec zu starr, zu riskant, zu abhängig von Fachpersonal, das den gesamten Prozess im Detail beherrschte. Entsprechend hat man einen Broker damit beauftragt.
Passar hebt genau diese Einschränkungen auf. Anpassungen sind bis zur Aktivierung möglich und machen Fehler deutlich beherrschbarer. Die API-Anbindung macht den Zollstatus sichtbar. Die digitale Aktivierung reduziert die Abhängigkeit von manueller Abstimmung zwischen den Beteiligten, so dass kein Broker zwischen ihm und dem Zoll koordinieren muss.
Das Kosten-Argument ist das klarste. Broker-Gebühren skalieren linear: jede zusätzliche Sendung kostet gleich viel, egal ob ein Unternehmen 200 oder 2.000 Importe im Jahr hat. Wer heute 2.000 Importe über einen Broker abwickelt und im Schnitt 40 Franken pro Deklaration zahlt, gibt dafür 80.000 Franken im Jahr aus.
Mit einer Softwarelösung, die direkt über die Passar-API mit dem Zoll kommuniziert, sinken die Kosten pro Deklaration auf etwa 13 Franken. Softwarekosten verhalten sich nämlich degressiv. Die Grenzkosten pro Sendung sinken mit steigendem Volumen. Das Verhältnis verschiebt sich spürbar ab etwa 500 Importen im Jahr.
Das zweite Argument ist Kontrolle. Im Brokermodell liegen Zolldaten beim Dienstleister. Das Unternehmen erhält die Veranlagungsverfügung oft mit Verzögerung, hat keinen Echtzeit-Einblick in den Sendungsstatus und ist auf Rückfragen angewiesen, wenn etwas hakt. Mit einer eigenen Softwarelösung sieht die Logistik in jedem Moment, was mit einer Sendung passiert, und kann entsprechend disponieren.
Als Leitfrage kann helfen: Warum sollte ich als Importeur mit einem Broker arbeiten und weiterhin 40 bis 120 CHF pro Deklaration bezahlen, wenn Passar mir die Verbindung zwischen ERP und Zoll direkt baut?
Es ist ein normales Softwareprojekt, das sage ich direkt. Das Unternehmen braucht IT-Ressourcen, um die Schnittstellen im ERP einzurichten. Wer SAP einsetzt, profitiert von zertifizierten Plug-ins, bei denen wir gemeinsam die Felder konfigurieren. Bei einer API-Integration definieren beide Seiten die Feldzuordnungen gemeinsam.
Für eine Vollimplementierung rechnen wir mit zehn Tagen. Das API-Mapping selbst dauert in der Praxis zwei bis drei Tage. In einem konkreten Kundenfall hat ein fokussierter SAP-Spezialist das in fünf Tagen abgeschlossen. Nicht der Normalfall, aber es zeigt, was bei klarer Priorisierung möglich ist.
Für Unternehmen, die bisher ausschließlich mit Brokern gearbeitet haben, gibt es hier einen Vorteil: Es gibt keine Umgewöhnungsphase. Die Mitarbeitenden kennen keine andere Importlösung, die sie verlernen müssen. Sie starten neu. Schulungen sind fester Bestandteil des Einführungsprojekts. Zu Beginn schauen wir gemeinsam, welche Warengruppen importiert werden, wo Sonderfälle liegen und welche Felder direkt aus dem ERP kommen. Unsere Erfahrung zeigt, dass gut vorbereitete Mitarbeitende nach ein bis zwei Trainingstagen eigenständig im System arbeiten.
Für Spezialfälle, die ein Unternehmen nicht selbst abdecken möchte, gibt es ergänzende Dienstleistungen direkt in der Softwarelösung. Kein zweiter Broker. Kein zweites Vertragsverhältnis.
Wir bei AEB gehen noch einen Schritt weiter: KI-gestützte Assistenten unterstützen die Anwender direkt im Prozess – von der Datenerfassung bis zur Entscheidungsunterstützung. Damit diese optimal greifen, setzen wir konsequent auf ein sauberes und strukturiertes Stammdatenmanagement. So stellen wir sicher, dass Prozesse nicht nur effizient laufen, sondern auch langfristig stabil und skalierbar bleiben.
Das Importvolumen ist der erste Anhaltspunkt. Bei unter 300 Deklarationen pro Jahr ist die Einsparung im Vergleich zu den Einrichtungskosten oft noch zu gering, um den Schritt allein damit zu begründen. Ab einem stabilen Volumen von 500 Importen aufwärts wird der Business Case in der Regel positiv.
Der zweite Faktor sind die Stammdaten. Eine Softwarelösung übernimmt Artikelstammdaten direkt aus dem ERP. Warenbeschreibungen, Gewichte, Ursprungsländer, Werte. Sind diese Daten gepflegt, läuft die Automatisierung. Sind sie lückenhaft, braucht das Unternehmen entweder ein ergänzendes Tarifierungsmodul oder eine Bereinigungsphase im Vorfeld. Das ist kein Hinderungsgrund, aber es ist Arbeit, die ehrlich eingeplant werden sollte.
Das ist aus meiner Sicht der stärkste Punkt, und er ist vielen Entscheidern noch nicht bewusst. Bisher war die Haftungslage diffus. Der Importeur ist zwar schon heute Zollschuldner, hat aber oft keinen direkten Zugriff auf die Korrektheit der eingereichten Daten und kann sich im Streitfall zumindest faktisch auf den Dienstleister berufen. Mit der Totalrevision des Zollgesetzes wird diese Grauzone enger. Das importierende Unternehmen trägt die volle Verantwortung, unabhängig davon, ob ein Broker deklariert hat oder nicht. Die Geschäftspartner-ID verknüpft alle Anmeldungen direkt mit dem Unternehmen. Damit wird es schwerer, eine fehlerhafte Deklaration als fremdes Versehen darzustellen.
Und hier schließt sich der Kreis: Wer heute seinem Broker ungeprüft vertraut, trägt morgen trotzdem das Risiko für dessen Qualität. Da kann man auch der Software vertrauen. Mit dem Unterschied, dass die Software nicht schläft, keinen Urlaub hat und beim nächsten Kunden nicht abgelenkt ist.
Zahlen auf den Tisch. Wie viele Importdeklarationen pro Jahr? Über wie viele Broker? Was zahlt das Unternehmen pro Deklaration? Diese Zahl kennen die meisten Verantwortlichen nicht präzise, weil sie in Sammelrechnungen der Spediteure verschwinden.
Zweiter Schritt: ERP-Readiness prüfen. Welches System nutzt das Unternehmen, wie ist die Stammdatenqualität? Darauf läuft jede sinnvolle Automatisierung zurück.
Und dann die Pilotphase nutzen. Ab Q2 2026 laufen e-dec und Passar parallel. Das ist die beste Testumgebung, die es geben wird. Fehler in dieser Phase haben keine Konsequenzen für den laufenden Betrieb. Wer dieses Fenster nutzt, geht gut vorbereitet in den Pflichtwechsel. Wer wartet, hat am 31. März 2027 keinen Spielraum mehr.
Das Interview führte Natalie Kuba.
Die AEB Zollsoftware kommuniziert direkt mit den lokal zuständigen Zollbehörden in Deutschland, der Schweiz, in den Niederlanden, in Großbritannien und Belgien.
