Case Study

Carrier Connect bei Evatec: Weil Kunden nicht warten wollen

Das Schweizer High-Tech-Unternehmen Evatec setzt auf die AEB-Software Carrier Connect, um die Transportdienstleister für den weltweiten Ersatzteilversand zu steuern. Mehr als 600 Pakete mit Ersatzteilen erreichen im Monat per Kurier oder Spedition zuverlässig ihre Empfänger in aller Welt.

Für Denise Noser, Manager Order Processing und Exportkontrolle bei der Evatec AG, und Stefan Hofstädter, Export & Import Specialist, begann der Weg zu einem perfekten Ersatzteilversand Ende 2014.  Damals erwarb die Evatec AG die Sparte Advanced Technologies von der Oerlikon OC. Durch die Zusammenführung ergaben sich im Versand neue Herausforderungen.

Zum Zeitpunkt der Zusammenführung wurden alle Sendungen manuell auf den einzelnen Online-Portalen der Kurierdienste erfasst. Wurde sie beispielsweise mit TNT verschickt, mussten die Evatec-Mitarbeiter die Sendungsdaten in das TNT-Portal eingeben. Übernahm Fedex den Transport, galt es, die Daten in das Fedex-Portal zu erfassen.

Vor dem Zusammenschluss war das machbar. Doch weil die Transportmengen durch zusätzliches Geschäft stiegen, kamen die Mitarbeiter kaum noch nach. Der Prozess vertrug sich nicht mit der Organisation der Auftragsabwicklung im Ersatzteilversand. Der Zeitaufwand war enorm und aus dem entstandenen Zeitdruck resultierten auch Fehler. In einem Einzelfall wurden Ersatzteile versehentlich nach China statt in die USA verschickt. „Sie können sich vorstellen, mit wieviel Aufwand es verbunden war, die Teile zurückzuholen und an den richtigen Empfänger zu schicken“, erinnert sich Stefan Hofstädter.

Evatec AG auf einen Blick

Nebst dem Anlagenprojekt-Geschäft ist auch die Ersatzteillogistik ein wichtiges Geschäftsfeld für die Evatec AG. Mehr als 600 Pakete mit Ersatzteilen werden jeden Monat per Kurier oder Spedition an die Kunden versendet. Das Unternehmen hat sich auf die Entwicklung, Produktion und den Verkauf von High-Tech-Dünnfilm-Beschichtungsanlagen für den Halbleiter-, Optik- und Optoelektronik-Markt spezialisiert. Neben dem Hauptsitz in Trübbach/Schweiz betreibt es Niederlassungen in Deutschland, Nordamerika, Singapur, Malaysia, China und Taiwan. Die Kunden sind auf der ganzen Welt verstreut – und der Ersatzteilversand ist zumeist zeitkritisch.

Carrier Connect als Antwort auf hohen Zeitaufwand und Zeitdruck im Ersatzteilversand gefunden

Schnell war klar: So kann es nicht weitergehen. Ein Dienstleister und eine intelligente Softwarelösung sollten für Ordnung beim Ersatzteilversand sorgen. Es galt, die Kommunikation zu den Transportdienstleistern markant zu verbessern. Ein erster Dienstleister war bekannt, doch dessen Angebot überzeugte nicht – zu teuer, zu wenig Service.

Nach entsprechender Evaluation entschied man sich für AEB und das Produkt Carrier Connect. Mit Carrier Connect bot AEB für Evatec eine Lösung, um Spediteure sowie Kurier-, Express- und Paketdienste (KEP-Dienste) einfach in die eigenen Prozesse zu integrieren. Dazu bedurfte es lediglich einer Schnittstelle von Carrier Connect zum bestehenden Warenwirtschaftssystem von Evatec.

Anbindung von Carrier Connect an das Evatec-Betriebssystem

Die Sache hatte allerdings einen Haken: Die Schweizer nutzen mit BPS ein individuelles Betriebssystem. Das erforderte zusätzlichen Aufwand für die Programmierung einer Schnittstelle. Deshalb bot AEB in einem ersten Schritt eine unkomplizierte, schnelle Übergangslösung. Die Mitarbeiter erfassten die Sendungsdaten übergangsweise manuell in der AEB-Software. „Das war zwar noch nicht der große Wurf, aber die Evatec konnte dann mit nur einem, statt mit vielen verschiedenen Systemen arbeiten“, sagt Anastasia Riedel, Projektleiterin für Evatec in der AEB-Niederlassung Zürich.

Für Denise Noser und Stefan Hofstädter war die Übergangslösung eine Herausforderung. Trotzdem konnten sie ihr etwas Positives abgewinnen. „Wir kennen jetzt die AEB-Software bestens und wissen im Zweifel, wo wir suchen müssen, wenn es mal hängt.“ 

Kunden erwarten und bekommen einen perfekten Ersatzteilservice

Im zweiten Schritt ging es darum, eine Schnittstelle zum individuellen Betriebssystem BPS zu schaffen und so die Übergangslösung abzulösen. Viele Gespräche zwischen AEB mit den Software-Entwicklern waren nötig, bis die Schnittstelle zwischen Carrier Connect und dem Evatec-Betriebssystem stand. Doch der Aufwand hatte auch für AEB etwas Gutes. „Wir haben diese Erfahrung zum Anlass genommen, unsere Anleitungen für Außenstehende noch einmal zu überarbeiten“, sagt AEB-Betreuerin Anastasia Riedel. 

Seit Mai 2017 arbeiten die Schnittstellen. Die AEB-Lösung läuft nur noch im Hintergrund und muss nicht mehr extra geöffnet werden. Denise Noser und Stefan Hofstädter sind zufrieden. „Das System läuft konstant“, betonen die Praktiker. AEB sorgt im Hintergrund für die Wartung der Schnittstelle und pflegt die regelmäßigen Updates der Transportdienstleister ein. Schließlich muss die Versandfähigkeit des Kunden immer gewährleistet sein. „Wir brauchen für den Ersatzteilversand ein kompetentes System im Hintergrund. Unsere Kunden in der ganzen Welt erwarten einen perfekten und zeitnahen Ersatzteilservice“, sagt Denise Noser.

Wechsel der Transportdienstleister innerhalb von Carrier Connect funktioniert problemlos

Ein leistungsfähiger Ersatzteilversand ist mit der neuen Konstellation jederzeit gewährleistet. Jeden Monat verlassen mehr als 600 Pakete mit Ersatzteilen den Schweizer Hauptsitz, viermal so viel wie bei der Übernahme. Die IT-Verbindungen zu Fedex, TNT, DHL und UPS sind geknüpft, und weitere Dienstleister im Ersatzteilversand sind dazugekommen. „Natürlich sind wir uns bewusst, dass sich unsere Kunden auch mal von dem einen oder anderen Transportdienstleister trennen. Dann muss natürlich auch der Workflow zum neuen Anbieter stehen. Der Wechsel ist innerhalb von Carrier Connect völlig problemlos“, sagt Anastasia Riedel.


Carrier Connect: So einfach geht Versand

Binden Sie mit einer einzigen digitalen Plattform alle Ihre KEP-Dienstleister und Spediteure nahtlos in Ihre Abläufe ein. Dadurch wird Ihr Versand wirtschaftlicher und die Zusammenarbeit mit Ihren Transportdienstleistern effizienter. Und wenn Sie den Dienstleister trotzdem mal wechseln müssen: Das ist in wenigen Minuten erledigt.

Transport-Label der KEP-Dienste kommen aus dem Evatec-Laserdrucker

Alle Versandaufträge werden im BPS von Evatec erfasst und entsprechend im Warenausgang verpackt. Die Mitarbeiter dort ergänzen nur noch Gewicht und Sendungsgröße. Anschließend wird das Label generiert und die Exportpapiere erstellt. Sobald diese beim Versand ankommen, wissen die Kollegen, dass die Sendung raus kann. Sie müssen nur noch Papiere und Label aus dem Drucker holen. Da Evatec keinen Standard-Thermo-Drucker, sondern einen Laserdrucker verwenden wollte, passte AEB  Carrier Connect auch hier an. Mittlerweile werden Versandetiketten sowohl für Thermo- als auch für Laserdrucker erstellt. „Davon profitieren auch andere Kunden“, sagt Anastasia Riedel.

Das Label variiert natürlich von Spediteur zu Spediteur. Je nachdem, welcher Dienstleister für den Transport zuständig ist, erstellt ein Drucker das passende Label – mitsamt der spezifischen Identnummern und Routing-Informationen. Es gibt vier Label für Fedex, UPS, DHL sowie TNT und ein fünftes für alle Aufträge, die per Spedition versendet werden. Am Ende des Arbeitstages reicht ein Klick, schon erstellt die Software pro Dienstleister ein Manifest. Darauf quittiert der Fahrer dann die Übernahme der Sendungen.

Was heute im Ersatzteilversand bei Evatec reibungslos läuft, bereitet Export- und Logistikleitern in vielen anderen Unternehmen noch immer Kopfzerbrechen. „Auftragserfassung, Übermittlung der Sendungsdaten an den Transportdienstleister, Labeldruck und Versand sind in vielen Unternehmen nicht ausreichend miteinander integriert und automatisiert. Das sorgt für hohen manuellen Aufwand und unnötige Fehler“, betont Anastasia Riedel. „Mit Carrier Connect lassen sich diese für den Ersatzteilversand typischen Probleme lösen.“

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