Mit Ideenfeuerwerk zum Erfolg
Management

Mit Ideenfeuerwerk zum Erfolg

Prozesse optimieren, Abläufe flexibler gestalten oder neue organisatorische Strukturen etablieren? Wir stellen die wichtigsten kreativen Methoden und Ansätze vor.

Es braucht Kreativität, um neue Ideen, Ansätze und Konzepte zu erschaffen. Sei es im Beruf oder im privaten Kontext. Ohne Kreativität bleiben wir in unserem Tunnel stecken und kommen ohne externe Impulse nicht mehr raus. Was aber kann uns dabei helfen kreativ zu sein?

Ideen leben von Erfahrungen

Dafür liefert Frederik Haren, Autor und Speaker zum Thema Business Creativity, auch einen interessanten Ansatz. Er formuliert die Definition einer Idee als „Kombination zweier bekannter Dinge in einer neuen Art und Weise“.
Neue Ideen entstehen keineswegs aus dem „Nichts“. Sie leben von Erfahrung und Dingen, die wir kennen. Aber Sie liegen nicht auf alten Wegen. Laut seiner Definition kann man eine Idee als mathematische Formel begreifen: Idee = p(k+i).
Eine Idee ist lediglich die Kombination einer Person (p) von Wissen (k = knowledge) und Information (i) in einer neuen Art und Weise. Es klingt einfach. Das Problem ist aber das Plus (+).
Während Unternehmen sich Mühe geben, den Mitarbeitenden Zugang zu Wissen und Informationen zu geben, fehlt es oft an der Vermittlung darüber, wie man kombiniert. Diese Fähigkeit ist essenziell in der aktuellen Zeit. Innovationskraft und Wandel waren noch nie so dringend und wichtig wie jetzt.

Learning by Doing

Was also wäre, wenn Unternehmen als eine der wichtigsten Aufgabe sehen würden, den Mitarbeitenden Kreativität und Ideengenerierung zu vermitteln? Wie würde unsere Welt heute aussehen? Wie würden ihre Prozesse aussehen? Aber wie kommen wir dort hin? Um es mit den Worten von Frederik Haren zu sagen: “You don’t get it by talking about creativity. You don’t even do it by teaching creativity. Not even buying a creativity book. You do it by doing creative things yourself as a leader.” Leben Sie es vor. Seien Sie mutig. Seien Sie kreativ!
Damit das gelingt und Sie ein wenig üben können, haben wir eine kleine Auswahl an „Tools und Methoden, die jeder Zoll- und Logistikverantwortliche kennen sollte“ zusammengetragen. Diese stellen wir Ihnen im Folgenden vor. Wir stehen hinter diesen Methoden und Tools, da wir sie in unserem Unternehmen oft einsetzen, um an der richtigen Stelle einen Mehrwert zu bieten.

Lernen von Albert Einstein

„Wenn ich eine Stunde habe, um ein Problem zu lösen, dann beschäftige ich mich 55 Minuten mit dem Problem und fünf Minuten mit der Lösung.“ Diese Aussage von Albert Einstein ist sehr ungewohnt in unserer Business-Welt, die stark auf die Problemlösung fokussiert ist.
Bekommt man gleich eine Lösung zum Problem mitgeliefert, sind alle glücklich und zufrieden. Das mag für kleine Probleme ein passendes Vorgehen sein. Hat man jedoch etwa ein Produkt entwickelt, das kein Problem des Marktes löst, ist die Frage angebracht: Wurde dem Problem genug Zeit gewidmet?

Verliebt in das Problem

Ein wichtiger Satz ist also: „Verliebt Euch in das Problem, nicht die Lösung.“ Beim Ansatz des Design Thinking wird daher die Problemphase von der Lösungsphase getrennt – egal ob man einen neuen Prozess etablieren oder ein neues Produkt entwickeln will. Es geht anfangs darum, sich mit dem Problem vertraut zu machen – möglichst in all seinen Facetten. Schlicht: man sammelt Daten, ohne zu interpretieren.
Dazu gibt es vielerlei Möglichkeiten. Diese reichen vom „Shadowing“, dem stillen Begleiten und Zuschauen bei Prozessen, bis hin zu problemzentrierten Interviews mit Betroffenen und Nutzern. Letzteres ist sehr hilfreich, aber zeitaufwändig in der Durchführung sowie in der Vor- und Nachbereitung.

Weitere Methoden für die Problemverständnis-Phase:

  • Empathy Map – eine Vier-Felder Matrix: der Nutzende denkt/sagt/fühlt/tut
  • Expertengespräche
  • Recherche aus Praxis und Forschung
  • Weitere Nutzeranalysen, wie z. B. Eye-Tracking
  • Die aus den Methoden gewonnenen Erkenntnisse werden aggregiert und nach Häufigkeit und Wichtigkeit sortiert. Die wichtigsten und am häufigsten genannten Probleme werden im ersten Durchlauf adressiert.

Ideentiefe – unerreichbar oder zum Greifen nah?

Hat man das Problem ausreichend erfasst, folgt die Ideenfindungsphase. Am Anfang steht dabei die Frage, die das Problem beschreibt. Etwa: Ein Prozess ist lückenhaft und fehleranfällig. Es kommt zu Mehraufwand in allen beteiligten Abteilungen. Wie lässt sich die Mehrarbeit reduzieren?
Bei der nun anstehenden Ideenfindung können zufällig gewählte Bilder helfen. Diese sprechen einen anderen Hirnbereich an als das logische Denken. Bilder aktivieren und involvieren den kreativen Hirnbereich und verknüpfen beide Hirnhälften.
Eine Vorgehensweise, die sich in der Praxis bewährt hat, zeigt das folgende Beispiel (siehe Bild): Stellen Sie einen Timer auf beispielsweise drei Minuten und schreiben Sie in dieser Zeit alle Ideen auf, die Sie beim Anschauen des Bildes bezüglich Ihrer Problemstellung haben.

Je mehr Ideen, desto besser

Bei der Ideengenerierung ist es sinnvoll, sich von folgendem Motto leiten zu lassen: Quantität statt Qualität. Auch das ist ungewohnt.
Um möglichst schnell möglichst viele Ideen zu generieren, lohnt es sich daher, viele (diverse) Menschen zusammen zu bringen. Mit ihnen zusammen kann man auch die 6-3-5-Methode durchführen. Hierfür benötigt es ebenfalls eine klare Fragestellung als Ausgangsposition.
Der Name der Methode beschreibt ihre Anwendung: Sechs Personen erhalten ein in eine Tabelle unterteiltes Blatt und schreiben dort ihre drei Ideen in die erste Zeile. Dann wird das Blatt weitergereicht und die nächste Person greift die bereits auf diesem Blatt vorhandenen Ideen auf und ergänzt diese bzw. entwickelt sie weiter.
Das Blatt wird fünf Mal weitergereicht. Pro Runde hat man drei Minuten Zeit. So entstehen in 15 Minuten sechs Ideenblätter mit jeweils 18 Ideen = 108 Ideen. Die Durchführung ist vor Ort einfacher durchzuführen als online. Und die Methode kann recht anstrengend sein, aber je geübter die Teilnehmenden sind, desto leichter fällt sie. Die Methode funktioniert auch als 4-3-3 oder 3-3-2.
Innovation Kitchen – Beispielbild Holzwerkstatt

Analogien mit denen man in diesem Bild arbeiten kann: Werkbank, Zirkel, Holz, Tisch(beine), Ledermappe, Skizze, Farben braun und beige.

Daraus resultieren folgende Ideen:

  1. Die Prozesse müssen klar umrissen sein (Anfang, Ende, Verantwortung, etc.)
  2. Es braucht Prozess-Skizzen mit Abhängigkeiten
  3. Prozesse müssen ständig angepasst werden
  4. Ein Prozess braucht mehrere Quality-Gates

Gefragt: Originalität und Machbarkeit

Im dritten Schritt werden die gewonnenen Ideen nach Originalität und Machbarkeit geclustert. Dazu eignet sich die How-Now-Wow-Matrix. Ein Wow-Effekt ist das, was natürlich angestrebt wird – und nur wenige Ideen schaffen es in diesen Bereich. Voraussetzung ist, dass Originalität und Machbarkeit jeweils hoch sind.
Now ist der Bereich, der Ideen enthält, die eine hohe Machbarkeit, aber eine geringe Originalität haben. Sie sind sogenannte „low hanging fruits“ – sie helfen schnell und einfach. Im Bereich How landen Ideen, die weder besonders originell noch besonders einfach machbar sind. Sie könnten Projekte werden oder einfach in Ablage P landen.

Ideen Leben einhauchen

Für diesen Schritt im Prozess muss genug Zeit eingeplant werden, da die Gruppe hier häufig in eine Diskussion gerät und dies auch gewollt ist. Nachdem man sich nun von einigen Ideen getrennt hat, wendet man sich den verbleibenden Ideen im Feld Wow zu. Ihnen gilt es, Leben einzuhauchen.
An dieser Stelle im Prozess greift nun der Lean-Start-up-Ansatz ins Design Thinking hinein. Das Motto heißt: Den Build-Measure-Learn-Zyklus durchlaufen. Es wird ein Lösungsansatz entwickelt, dieser gründlich vermessen und diese Erkenntnisse fließen zurück in die Lösung ein. So entsteht eine kontinuierliche Verbesserung, eng entlang an den Kunden und Nutzenden. Messungen können beispielsweise die Zeiteinsparung bei Prozessen oder die Fehlerzahl in Abläufen sein.
Beim Validieren können auch neue Probleme auftauchen, die dann Stück für Stück, je nach Priorisierung, in die Lösung eingebaut werden.

Fazit: Strategie, Methoden und Mindset gefragt

Sie sehen: Es gibt viele nützliche Hilfsmittel, um im Arbeitsalltag Probleme zu lösen und Aufgaben auf kreative Weise besser zu bewältigen. Allerdings ist auch klar: Methoden und Tools sind allenfalls Hilfsmittel, um an sein definiertes Ziel zu gelangen.
Das mag zuweilen auch eine kreative neue Idee sein. Aber nicht richtig angewendet und auf „alten Wegen“ führen sie uns unweigerlich in die falsche Richtung. Daher bedarf es einer klaren Strategie und Herangehensweise, Methoden und Tools mit Mindset und Neugierde zu koppeln, um Neues zu schaffen. Am besten nicht nur punktuell, sondern verankert in der Unternehmenskultur.

Wir helfen beim Start

Wenn Sie sich dabei ertappt haben, dass sie nun endlich loslegen möchten, um Ihr konkretes Problem anzugehen, dann dürfen Sie gerne das kostenlose Angebot der AEB-Expertinnen und -Experten in Anspruch nehmen. Mehr Informationen finden Sie unter: innovation.aeb.com

Problemlösung geht auch online

Um all diese Methoden auch digital anzuwenden, helfen Online-Tools. Ein nicht mehr wegzudenkender Helfer sind kollaborative Whiteboards wie z. B. Miro, Mural, Conceptboard und Co. Auch Umfragetools wie Microsoft Forms, Typeform, Slido, Mentimeter, etc. helfen, um Stimmungsbilder abzufragen, Ideen und Feedback einzuholen und Meetings interaktiver zu gestalten.
Die Funktion der Breakout-Sessions in z. B. Zoom und Microsoft Teams sind in Workshops hervorragend, um kleine Gruppen zu bilden. Besonders Großgruppenveranstaltungen profitieren von solchen Anwendungen, denn dadurch ist eine intensivere Teilnahme und Austausch möglich.