ERP-Systeme in Außenwirtschaft & Logistik

Alleskönner mit Einschränkungen

ERP-Systeme sind das Rückgrat nahezu jeden Unternehmens. Doch es gibt große Unterschiede bei den verschiedenen Einsatzgebieten. Vor allem wenn es darum geht, die eigene Logistik- und Außenwirtschaftsabwicklung zu unterstützen, stehen viele Unternehmen vor der Frage: Die Prozesse im ERP abbilden oder besser auf Best-of-Breed-Lösungen zurückgreifen?

„Ein ERP-System ist eine komplexe oder eine Vielzahl von miteinander kommunizierenden Anwendungssoftwares bzw. IT-Systemen, die zur Unterstützung der Ressourcenplanung
des gesamten Unternehmens eingesetzt werden.“ Die etwas sperrige Definition von Wikipedia lässt es bereits erahnen: ERP-Software ist oftmals ein Alleskönner. Neben klassischen Funktionen wie Finanz- und Rechnungswesen, Controlling und Personalwirtschaft hat sich der Einsatzbereich der Lösungen in den letzten Jahren deutlich erweitert. Auch im Supply Chain Management (SCM) haben die ERP-Anbieter ihre Produkte fit gemacht und unterstützen immer
mehr Prozesse. Aber wie sinnvoll ist der ERP-Einsatz in Logistik und SCM?

ERP-Systeme: Anwender sind zufrieden

Antworten auf diese Frage kann die Trovarit AG liefern. Das Aachener Unternehmen untersucht seit mehr als zehn Jahren regelmäßig in einer breit angelegten Studie, wie zufrieden die Anwender mit ihren ERP-Systemen in der Praxis sind. Diese Zufriedenheit ist ein wichtiger Indikator für den Nutzen und die Wirtschaftlichkeit der Lösungen. In der aktuellen Studie hat Trovarit knapp 2.400 Anwender zu zahlreichen Kriterien befragt und auch speziell die Zufriedenheit bei 38 „Logistik-ERPs“ untersucht.

Das Ergebnis: „Die Anwender sind im Logistikumfeld laut unserer Studie im Großen und Ganzen relativ zufrieden“, sagt Dr. Karsten Sontow, Vorstand der Trovarit AG. „Sie erzielen mit ihren ERP-Lösungen den Nutzen, den sie erreichen wollen. In der Regel ist dies vor allem eine durchgängige Prozessunterstützung und eine integrierte Datenbasis.“

Allerdings zeigt die Studie auch: Das Urteil der Anwender fällt im Logistikbereich bei einzelnen untersuchten Kriterien auch leicht kritisch und insgesamt verhaltener aus als in anderen Einsatzgebieten. „Meiner Wahrnehmung nach liegt das daran, dass ERP-Lösungen mit ausgeprägten Logistikfunktionen deutlich komplexer sind als solche, die sich beispielsweise nur auf die kaufmännische Abwicklung beschränken“, erklärt Dr. Sontow. „Das höhere Maß an Individualität der Logistikprozesse führt entweder dazu, dass die Systeme technisch komplex werden, wenn sie versuchen, im Standard alles abzudecken. Setzen die Lösungen eher auf Flexibilität, verlagert sich die Komplexität ins Implementierungsprojekt.“ Dann sind oftmals nicht eingehaltene Budget- und Zeitvorgaben die Folge.

Herausforderungen im Umfeld Logistik

Die Komplexität der Software ist auch einer der Gründe, die deren täglichen Gebrauch recht anspruchsvoll macht. Die Anwender kritisieren daher oftmals die Usability der ERP-Systeme in der Logistik. „Für Poweruser ist das eher unproblematisch, aber gelegentliche Anwender tun sich teilweise schwer. Das schlägt sich nieder in Äußerungen wie ’einfach zu bedienen ist anders‘“, berichtet Dr. Sontow. Die teilweise unzureichende Usability ist nicht ganz unproblematisch, beeinflusst sie doch den Lösungseinsatz maßgeblich – also die Effizienz des Softwareeinsatzes im engeren Sinne.

Ein weiterer großer Schwachpunkt der ERP-Lösungen ist das Thema Mobilität. Dr. Sontow: „Alles was da zurzeit installiert und genutzt wird, bekommt schlechte Noten“. So erhält die mobile Einsetzbarkeit bei den Logistik-ERPs in der Trovarit-Studie eine Durchschnittsnote von 3,1 (Schulnoten). „Das ist wirklich schwach“, sagt der Experte. Gerade in der Logistik sind mobile Geräte heute nahezu nicht mehr wegzudenken – beispielsweise in der Kommissionierung, bei der
Verladung oder im Wareneingang."

Schwächen bei Transportmanagement und Zoll

Aber Usability und Mobilität sind nicht die einzigen Schwachpunkte der Logistik-ERPs. Auch funktional gibt es in einzelnen Bereichen noch Defizite. „Bei ERP-Systemen geht es ja immer um das Thema Auftragsabwicklung, traditionell innerhalb der Unternehmensgrenze vom Eingang bis zum Ausgang“, erklärt Dr. Sontow. „Das beherrschen die ERP-Lösungen durchaus.“ Dazu zähle beispielsweise auch die Lagerverwaltung. Allerdings: Inwieweit ERP-Systeme hier unterstützen können, hängt immer von den konkreten Anforderungen im Einzelfall ab. Wenn es sehr anspruchsvoll wird, könne auch eine spezialisierte Lösung Sinn machen, so der Experte.

Ein Thema, das Dr. Sontow eindeutig nicht als Stärke der ERP-Lösungen sieht: Abläufe im Außenwirtschaftsbereich, beispielsweise die Zollabwicklung. Hier sind die Prozesse stark von äußeren Vorgaben beeinflusst, etwa durch Regularien und Gesetze. „Für ERP-Anbieter macht es wenig Sinn, ihre Software diesbezüglich laufend zu pflegen“, meint Dr. Sontow. „Von daher sind die ERP-Systeme, die für diesen Bereich Unterstützung anbieten, in der Regel nicht besonders stark.“

Ebenfalls ein Thema, das kein klassisches ERP-Thema ist: Transportoptimierung und -Management. „Hier haben viele ERP-Systeme ihre Grenze, etwa wenn sie Daten in die Steuerung zurückkoppeln und dann optimieren müssen. Aber es gibt hier auch Ausnahmen“, sagt Dr. Sontow.

Ein weiterer Schwachpunkt: Die unternehmensübergreifende Zusammenarbeit mit den Partnern in der Lieferkette. Für eine derartige Supply Chain Collaboration sind im ERP-System nicht alle Informationen vorhanden – diese müssen vielmehr aus unterschiedlichen ERP-Lösungen zusammengebracht werden. „Das ist nicht in der DNA von ERP-Software“, sagt der Trovarit-Vorstand. Es gäbe zwar Anbieter, die solche Lösungen im Portfolio haben – aber das seien oftmals eigene, abgetrennte Module, die an das ERP-System angebunden werden müssen. Dieser Ansatz ist auch durchaus sinnvoll: Schließlich geht es ja darum, mit Supply-Chain-Partnern wie Lieferanten, Spediteuren und Kunden Informationen zu teilen. Diese den Zugriff auf das ERP-System als Herz der IT-Landschaft zu gewähren, ist ein sensibles Thema. In den ERP-Lösungen sind auch Daten, die eben nicht geteilt werden sollen.

Best-of-Breed-Lösungen als Alternative?

Sowohl Transportmanagement als auch Zollabwicklung und Supply Chain Collaboration sind dagegen oftmals Spezialgebiete so genannter Best-of-Breed-Anbieter. Diese bilden mit ihren Lösungen eine Alternative zur Abbildung der Logistikprozesse im ERP-System und sind – trotz der immer umfangreicheren Funktionalitäten der ERP-Lösungen – auf dem Vormarsch. Das ist zumindest die Einschätzung von Steve Banker, Director Supply Chain Solutions des Beratungsunternehmens ARC Advisory Group in einem Beitrag des Magazins Logistics Management. Allerdings, so Banker, werde es für die Anbieter zunehmend wichtiger, statt nur einzelner Software-Lösungen eine umfassende Supply-Chain-Plattform anzubieten: „Ob ERP-oder Best-of-Breed-Anbieter – beide sollten besser in der Lage sein, Warehouse Management, Transport Management und verschiedene Supply-Chain-Lösungen anzubieten.“

Wie Unternehmen die richtige Lösung finden

Doch wie sollten Unternehmen vorgehen, um die passende IT-Unterstützung zu finden? Was sind die entscheidenden Punkte bei der Suche nach der richtigen Softwarestrategie in der Supply Chain? Die Trovarit-Studie hat die wichtigsten Faktoren bei der Auswahl eines ERP-Systems untersucht – und im Prinzip geben diese auch Orientierungshilfe bei der Frage: Best-of-Breed- oder ERP-Software?

1. Funktionalität

Laut der Untersuchung spielt vor allem die Funktionalität bei der Entscheidung für oder gegen eine bestimmte Software eine dominante Rolle. „Die Verantwortlichen prüfen ganz genau: Was kann die Lösung und unterstützt sie meinen Prozess, so wie ich das brauche?“, erklärt Dr. Sontow. Prinzipiell gelte: Je anspruchsvoller es in der Logistik wird, desto sensibler muss man prüfen, ob ein ERP-Einsatz sinnvoll ist.

2. Flexibilität

Zweitwichtigstes Kriterium ist die Flexibilität in der Systemarchitektur – ein Thema, das im ERP-und auch Logistik-Umfeld zunehmend an Bedeutung gewinnt, um letztendlich die unternehmensspezifischen Anforderungen auch in einer feinen Verästelung abbilden zu können. Hier bringen beispielsweise verteilte Systemarchitekturen auf Basis einer Serviceorientierten Architektur (SOA) Vorteile. Diese unterstützt den Aufbau lose verbundener Geschäftsprozesse und ermöglicht sowohl den unternehmensweiten als auch -übergreifenden Zugriff auf gemeinsame Services. Das Ergebnis sind eine deutlich höhere Flexibilität und Robustheit.

3. Fachkompetenz

Ein weiteres wichtiges Thema ist auch die Fachkompetenz des Anbieters – darauf legen die Anwender großen Wert. Sie ist ein entscheidendes Kaufkriterium. „Technologie ohne Dienstleistungskompetenz funktioniert nicht“, sagt Dr. Sontow. Allerdings ist es nicht immer ganz einfach, die Fachkompetenz des Anbieters zu beurteilen. Trovarit empfiehlt, sich beispielsweise die Einführungsmethodik erklären zu lassen. „Ob die dann auch gelebt wird, ist zwar wieder eine andere Sache“, sagt Dr. Sontow. „Aber Unternehmen können sich dann ja bei Referenzen erkundigen, wie es bei diesen im Projekt aussah.“

Ob ERP- oder Best-of-Breed-Lösung – letztendlich hängt die Antwort auf diese Frage entscheidend von der Bedeutung des Themas Logistik und Supply Chain Management im Unternehmen ab: Ist es ein entscheidender Wettbewerbs- und Differenzierungsfaktor? Dann spielt eine leistungsfähige IT-Unterstützung eine um so wichtigere Rolle. So kam beispielsweise im Jahr 2013 das Research-Unternehmen Gartner zu dem Ergebnis, dass Verlader für das Management ihrer Lieferkette auf ihre ERP-Software vertrauen, solange diese die grundlegenden Anforderungen erfüllt. Allerdings gab es in der Studie große Unterschiede zwischen Unternehmen, die sich selbst als eher unterdurchschnittlich im Bereich Supply Chain Management sehen und solchen, die sich auf diesem Gebiet als „Leader“ einstufen. Letztere setzen um ein vielfaches öfter auf Best-of-Breed-Lösungen.


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