Warenursprung und Präferenzen

Praxistipps für erfolgreiche IT-Projekte im Präferenzmanagement

Immer mehr Unternehmen setzen auf Software, um die Vorteile aus Freihandelsabkommen zu nutzen. Woraus ist bei der Einführung zu achten?

Die Zahl der weltweiten Freihandelsabkommen wächst und wächst und wächst: Im Jahr 2018 kletterte sie auf einen Rekordstand von 287. Allein die EU unterhält entsprechende Abkommen mit 34 Staaten, weitere mit 43 Staaten sind vorläufig oder teilweise in Kraft. Auch sind Abkommen – beispielsweise mit Singapur, Vietnam, Australien und Neuseeland – in Verhandlungen oder sogar bereits im Ratifizierungsprozess. 

Jedes Abkommen ist anders 

Für außenhandelsorientierte Unternehmen ist das eine Chance und eine Herausforderung gleichermaßen. Die Chance liegt darin, die eigenen Produkte durch die Nutzung von Zollermäßigungen aus den Präferenzabkommen günstiger auf die Märkte in Drittstaaten zu exportieren. Oder aber Waren aus Drittstaaten zollermäßigt zu importieren und sich damit in der EU einen Wettbewerbsvorteil zu sichern. 

Wie Präferenzmanagement einfacher geht

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Die Herausforderung: An die Nutzung dieser Präferenzen aus den Freihandelsabkommen sind Bedingungen geknüpft. Und die haben es in sich. Im Kern geht es darum, gegenüber den jeweiligen Zollbehörden nachzuweisen, dass die Waren ihren Ursprung wirklich in einem Land haben, das durch das Freihandelsabkommen begünstigt wird. 

Dafür gibt es Ursprungsregeln, die sich mitunter von Warengruppe zu Warengruppe unterscheiden. Und überdies auch von Abkommen zu Abkommen. Die erst kürzlich mit Kanada (CETA) und Japan (JEFTA) verhandelten Freihandelsabkommen weisen etwa bei den Ursprungsprotokollen zahlreiche Abweichungen gegenüber anderen EU-Abkommen auf. 

Vogel-Strauß-Politik ist keine Lösung

Was die Ermittlung des Ursprungs außerdem kompliziert macht: Zumindest die meisten Industrieprodukte werden eher selten ausschließlich aus Vorprodukten aus dem Produktionsland hergestellt. Deshalb beinhalten die Ursprungsregeln beispielsweise den Mindestanteil an Wertschöpfung, der in dem durch das Präferenzabkommen begünstigten Land erbracht werden muss. 

Besonders bei komplexen Produkten mit mehreren tausend Einzelteilen erfordert das eine komplizierte Kalkulation. Und natürlich fordern die Zollbehörden auch Nachweise in Form von Ursprungszeugnissen. Der Bürokratieaufwand ist beachtlich (siehe Kasten). 

Auch wenn viele Unternehmen sich angesichts dieser Herausforderungen am liebsten gar nicht mit dem Thema befassen würden – eine Vogel-Strauß-Politik ist keine Lösung. Denn die Nutzung von Zollpräferenzen ist in vielen Fällen ein äußerst relevanter Wettbewerbsvorteil. 

Abkommen rechtssicher und effizient nutzen 

Um die Anforderungen so weit als möglich effizient in den Griff zu bekommen, entscheiden sich viele Unternehmen für eine Automatisierung beim Thema Warenursprung und Präferenzen. Ziel ist es, Kalkulation und Nachweisführung rechtssicher und gleichzeitig effizient abzubilden. Je besser sämtliche Prozesse und IT-Systeme darauf ausgerichtet sind, desto einfacher und sicherer können Freihandelsabkommen genutzt werden. 

„Unsere Praxiserfahrung zeigt, dass IT-Projekte im Bereich Warenursprung und Präferenzen mit zu den anspruchsvollsten im Außenhandel gehören“, erklärt Steffen Frey, Mitglied des Verwaltungsrats bei AEB. Unternehmen sollten daher neben den klassischen Projektmanagement-Tipps einige Best Practices beachten, wenn sie über IT-Unterstützung nachdenken und eine neue Software für das Präferenzmanagement implementieren wollen. 

Knackpunkt: Fachwissen im Unternehmen ist Erfolgsvoraussetzung 

Ein wesentlicher Punkt gleich zu Anfang: Eine Softwarelösung unterstützt und erleichtert Prozesse rund um Warenursprung und Präferenzen. Sie ist jedoch kein Ersatz für fachliche Kompetenz bei den Anwendern. Die Projektbeteiligten sollten deshalb über ein Basiswissen zum Thema Warenursprung und Präferenzen verfügen, um für diese Komplexität, aber auch die fachlichen Zusammenhänge sensibilisiert zu sein. 

Zwar bieten die Softwareanbieter bei Fragen auch ihre Unterstützung an. Aber sie dürfen oft nur am System entlang fachlich beraten. „Wir dürfen aus rechtlichen Gründen einem Kunden beispielsweise nicht sagen: Du muss diesen oder jenen Wert zur Kalkulation heranziehen“, erläutert Andrea Fritze, Expertin für das Gebiet Warenursprung und Präferenzen bei AEB. 

„Fehlt bei derartigen Fragen auf Kundenseite das entsprechende Wissen, kann das maßgeblichen Einfluss auf das Einführungsprojekt haben“, sagt Fritze. „Wenn Sie sich als Unternehmen nicht sicher sind, ob Sie die entsprechende Expertise aufbringen, kann ein externer Berater von Nutzen sein.“ 

Auch WuP-Projekte brauchen eine Wirtschaftlichkeit 

Eine weitere Vorarbeit ist die Beantwortung der Frage: Lohnt die Implementierung einer WuP-Software überhaupt? Einen guten Indikator ergeben die bisher ausgestellten und eingeholten Lieferantenerklärungen, sowie die Zahl der jährlichen Präferenzkalkulationen – multipliziert mit der dafür aufgewendeten Zeit und den Arbeitskosten pro Stunde. 

Dem gegenüber stehen die Projektkosten, die Lizenzen für die Software und der nach der Automatisierung der Prozesse verbleibende manuelle Aufwand. Darüber hinaus sollte mit dem Vertrieb geprüft werden, ob die Nutzung weiterer Freihandelsabkommen neue Marktchancen eröffnet – auch das kann ein starkes Motiv für ein WuP-Projekt sein. Ein weiterer Entscheidungsfaktor ist dagegen schwerer in Zahlen zu greifen: Die Verbesserungen bei der Rechtssicherheit und der Transparenz. 

Fünf Best Practices in WuP-IT-Projekten in der Übersicht

Fachleute vor.
Bei WuP-Software gilt noch mehr als bei anderen Lösungen im Bereich der Außenwirtschaft: Die Lösung unterstützt die Fachleute im Unternehmen, ersetzt sie aber nicht. Fachkompetenz beim Anwender ist Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt.

Schritt für Schritt.
Es ist nicht möglich, zu Projektbeginn alle Prozesse zu erkennen und aufzuzeigen. Es sollte immer ein iteratives Projektvorgehen gewählt werden.

Alle an einen Tisch.
Es hat sich bewährt, einen Workshop mit dem Softwareanbieter zu veranstalten, an dem alle Stakeholder im Unternehmen teilnehmen – insbesondere die IT-Abteilung. Hier werden Ziele, Vorgehen etc. verbindlich festgelegt.

Prozesse modellieren.
WuP-Projekte tangieren Prozesse in vielen Abteilungen – in der Regel Einkauf, Produktion, Vertrieb sowie Versand- und Zollabteilung. Je besser diese modelliert sind, desto einfacher fällt es, die Software mit den notwendigen Daten zu bedienen.

Gemeinsam umsetzen, gemeinsam testen.
Die Zusammenarbeit von Softwareanbieter und Auftraggeber vor Ort hilft, erfolgreiche Tests durchzuführen und die jeweiligen Anforderungen besser zu verstehen. Jedoch ist notwendig, eine klare Abgrenzung von Aufgaben zu treffen. Es ist ein Muss, dass die wesentlichen Projektmitarbeiter des Auftraggebers intensiv in die Planung und Umsetzung des Projekts eingebunden werden. Nur so verstehen sie, wie die notwendigen Tests funktionieren und wie wichtig diese sind.

Früh alle Prozess-Beteiligten an Bord holen 

Wenn diese Vorarbeiten geleistet sind und die Entscheidung für eine Software und einen Anbieter gefallen ist, geht es in die eigentliche Projektphase. In der Regel startet die Einführung einer neuen Software mit einem Workshop, in dem sich Auftraggeber und Softwareanbieter über Erwartungen, Ziele, Rahmenbedingungen und Vorgehensweise des Projekts einigen. „Das Thema Präferenzmanagement hat Berührungspunkte zu vielen Abteilungen in einem Unternehmen“, sagt Frey. „In der Regel geht es um Prozesse im Einkauf, in der Produktion, dem Vertrieb und der Versand- und Zollabteilung. All diese Abläufe haben Auswirkungen auf die Software, somit auf das Projekt und den damit zusammenhängenden Erfolg.“ 

Dementsprechend gilt: „Ansprechpartner aus allen Bereichen sollten frühzeitig an Bord geholt und mit zum Projektauftakt eingeladen werden“, rät Andrea Fritze. Ist etwa das Thema „Lieferantenerklärungen einholen und verwalten“ beim Einkauf aufgehängt, muss dieser mit eingebunden werden. 

Dadurch können dessen Anforderungen und Wissen bereits früh berücksichtigt werden. Auf gar keinen Fall fehlen darf die hauseigene IT-Abteilung, die in jeder Phase präsent sein muss. Oft verfolgt die IT-Abteilung eine eigene Agenda, die offen auf den Tisch gehört. Kommen spezifische Anforderungen aus der IT erst nach und nach ans Licht, kann das erhebliche Verzögerungen im Zeitplan verursachen. Dies ist ein Punkt, den AEB-Kunden in ihren Erfahrungsberichten über WuP-Projekte betonen. 

Prozesskenntnis ist unabdingbar 

Ziel des Workshops ist es auch, für alle Beteiligten und natürlich für den Softwareanbieter, Klarheit über die Prozesse zu schaffen. Beispiel Einkauf: Nur wenn bekannt ist, welche Materialien im Einkauf angefordert werden und wie viele Menschen, Standorte und welche IT-Systeme daran beteiligt sind, lässt sich eine geeignete Selektion der Daten durchführen. Jedes Mehr an Daten führt später zu Verwirrung in der Abwicklung. Das gilt natürlich für alle Bereiche, die an dem Thema beteiligt sind. Eine typische Herausforderung liegt oft beim Vertrieb. „Hier kommt es immer wieder vor, dass Produkte verkauft werden, die es im Standardportfolio eigentlich gar nicht gibt“, erläutert Andrea Fritze. 

Was aber machen mit einem Auftrag, etwa für einen Maschinentisch mit vier roten Beinen, von denen eines oder alle vier auf Wunsch des Kunden grün sein müssen? „Für die Softwareunterstützung, etwa für die Präferenzkalkulation, muss man wissen: Was passiert bei der Auftragserfassung, was passiert in der Stückliste und was bedeutet das für meine Kalkulation“, schildert Andrea Fritze die Herausforderung. „Erst darauf aufbauend kann man entscheiden, wann und wo die Daten übergeben werden.“ 

Alles auf einmal geht nicht 

Insgesamt gilt, so ist sich Fritze sicher: „Je besser und ausgefeilter die Prozesse modelliert sind, desto einfacher ist es, die Software zu bedienen mit den notwendigen Daten.“ Allerdings: Viele Prozessdetails sind in einem Projekt in der Regel zu Beginn nicht bekannt, sondern werden erst akut, wenn der entsprechende Prozessschritt modelliert werden soll. „Es ist nicht möglich, zu Projektbeginn alle Prozesse zu erkennen und aufzuzeigen“, meint die Expertin. „Aus unserer Erfahrung ist es daher sinnvoll, die Softwareeinführung iterativ anzugehen.“ 

Anfängliche Basis in einem Projekt ist daher oftmals nur ein grober Standardprozess in einem Pflichtenheft. Die Details um diesen herum sollten dann Softwareanbieter und Auftraggeber gemeinsam sukzessive entwickeln. Ein Erfolgsrezept dabei: Unternehmen sollten ihren IT-Partner bitten, dass dessen Mitarbeiter bei der Prozessmodellierung und Softwareeinführung vor Ort mit den anderen Beteiligten am Projekt arbeiten. 

Was eine WuP-Software können sollte

Eine WuP-Lösung hat typischerweise drei Funktionen:

  • Anfordern, Ausstellen und Verwalten von Lieferantenerklärungen
  • Die Präferenzkalkulation
  • Das Ausstellen von Ursprungsnachweisen
Mithilfe der Präferenzkalkulation wird die Ursprungseigenschaft (präferenzieller Ursprung) der Materialien
(selbst gefertigte Waren) nach der Methode der „ausreichenden Be- und Verarbeitung“ auf Basis der Verarbeitungslisten unter Nutzung der Wareneingangs-Einkaufspreise ermittelt. Bei der Präferenzkalkulation werden die per Datenservice gelieferten oder selbst erstellten Listenregeln für alle Präferenzabkommen der Materialien automatisch und ggf. manuell zugeordnet und auf die Vormaterialien ohne Ursprung angewendet. Bei mehrstufigen Stücklisten der Materialien werden zunächst die Vormaterialien mit eigenen Stücklisten (sog. „Baugruppen“) kalkuliert und anschließend das Material.

Schritt für Schritt zum Erfolg 

Andrea Fritze erinnert sich unter anderem an ein Projekt bei einem großen Getränkehersteller, bei dem dieses Vorgehen sehr erfolgreich war. „Das Unternehmen hatte zwar Standardstücklisten, aber an einigen Standorten etwas andere Rezepturen für die Abfüllanlagen. Das haben wir aber erst bemerkt, als wir beim Kunden vor Ort waren, die Daten abziehen wollte und mit dem entsprechenden Mitarbeiter zusammenarbeiteten. Dieser wusste, welche Rezeptur man denn jetzt ziehen darf und muss.“ 

Die Arbeit vor Ort ermöglicht also den schnellen Informationsaustausch – und dass beispielsweise Einzelprozesse mit ersten Datenkränzen schnell getestet werden können. Dies wiederum fördert das iterative Vorgehen, sodass dann die weiteren Prozessschritte modelliert und abgearbeitet werden können. 

Do it yourself spart Zeit und Kosten 

Eine gute Möglichkeit für Unternehmen, Zeit und Kosten im Einführungsprojekt zu reduzieren: Aufgaben selber übernehmen. „Wenn Kunden über genügend Ressourcen verfügen und das System schnell umsetzen wollen, binden wir sie gerne aktiv mit in die Implementierung ein“, sagt Andrea Fritze. Hier ist eine klare Abgrenzung der Aufgaben wichtig. „Dazu stellen wir eine Liste mit Aufgaben bereit, was wir übernehmen und wo der Kunde unterstützen soll.“ 

Typische Aufgabengebiete sind beispielsweise das Erstellen der Dokumentationen, etwa eines Datenselektionsdokuments oder Prozessbeschreibungen. Ein großer Vorteil neben Zeit- und Kostenersparnis hierbei: je mehr man selber schreibt, desto besser versteht man auch, wie das gesamte System funktioniert, was nicht nur im operativen Betrieb eine deutlich höhere Effizienz mit sich bringt, sondern auch beim Testen der Software. 

Ready, test – go! 

Dabei gilt für den eigentlichen Testvorgang: Sowohl Fachanwender als auch Mitarbeiter des Softwareanbieters sollten das System jeweils nach Abschluss eines Prozesses prüfen. „Wir als Anbieter können zwar alles technisch testen. Aber natürlich muss auch analysiert werden, ob das dann fachlich korrekt ist“, erklärt Andrea Fritze. Wichtig ist auch hier zu definieren, was wer bis wann zu tun hat. 

Ist das Testen komplett und erfolgreich absolviert, steht dem erfolgreichen Einsatz der Software nichts mehr im Wege – natürlich, wenn auch die Anwender geschult und entsprechend vorbereitet sind. Aber auch hierfür liefern die genannten Best Practices gute Voraussetzungen. Denn wenn das grundlegende Fachwissen vorhanden ist, die Prozesse beschrieben sind und die Anwender bereits im Projekt mitgearbeitet haben, sind das schon mal optimale Voraussetzungen.

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