Case Study

Atotech veredelt die Exportkontrolle

Als exportorientiertes Unternehmen in den Bereichen Chemie und Anlagenbau muss die Atotech Deutschland GmbH für ihren vielfältigen Materialstamm die einschlägigen Exportkontrollvorschriften erfüllen. Mit einer ausgeklügelten Automatisierungsstrategie und mit Hilfe von AEB-Software hat Atotech dafür einen hocheffizienten Prozess entwickelt.

Axel Tuengerthal ist nicht so leicht zufriedenzustellen. „Geht nicht, gibt es bei uns nicht“, lautet das Motto des Logistikleiters Anlagenbau des Chemieunternehmens und Sonderanlagenherstellers Atotech Deutschland GmbH am Standort Feucht. Mit seinem Team ist Tuengerthal denn auch ständig auf der Suche nach Optimierungspotenzial und Prozessverbesserungen in seinem Verantwortungsbereich, der nicht gerade klein ist. Neben klassischen Logistikaufgaben wie Verpackung, Versand, Organisation von Just-inTime-Transporten, Lagerung und Dokumentation gehören auch Verzollung und Exportkontrolle dazu. Kein Wunder, denn das Atotech-Geschäft – die Entwicklung und Produktion von Chemikalien und Anlagen, die u.a. zum Beschichten von Leiterplatten aber auch zur Veredelung von Automobilteilen eingesetzt werden – ist vor allem im Bereich Anlagen stark exportorientiert. „90 Prozent unserer Anlagen-Produktion verkaufen wir ins Ausland, vorwiegend nach Asien“, erklärt Tuengerthal.

Jeden Monat mehr als 1000 neue Artikel einreihen

Gerade bei der Exportkontrolle haben die Atotech-Logistiker eine wahre Herkulesaufgabe zu bewältigen. Allein im Anlagen-Segment hat Atotech rund 160.000 Artikel in seinem Materialstamm, und jeden Monat kommen 1000 bis 1200 Artikel dazu. Davon sind nach den EU-Exportkontrollvorschriften rund 2% Dual-Use-Güter, die gleichermaßen für zivile und militärische Zwecke eingesetzt werden können. Das hat zur Folge, dass die Ausfuhr dieser Güter genehmigungspflichtig ist. Zuständige Behörde ist das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Für Tuengerthal und seinen Exportkontrollexperten Reinhold Thomae bedeutet das: Jeder Artikel muss daraufhin überprüft werden, ob er auf den Ausfuhrlisten des BAFA steht und ob eine passende Ausfuhrgenehmigung vorliegt. Konsequenz: Jeder Artikel muss zunächst richtig eingereiht werden. Auf Basis der korrekten Zolltarifnummer ist dann zu prüfen, ob sich der Artikel auf der Ausfuhrliste des BAFA findet.

Jeden Monat mehr als 1000 neue Artikel einreihen
Jeden Monat mehr als 1000 neue Artikel einreihen

Entscheidung für das Insourcing

Bis vor kurzem hatte Tuengerthal diese Herausforderung durch das Outsourcing an einen externen Außenwirtschaftsberater gelöst. Dieser bekam wöchentlich eine Excel-Liste mit neu angelegten Artikeln zugesendet, reihte diese ein und prüfte, ob die Ausfuhr der jeweiligen Artikel genehmigungspflichtig ist. Der Dienstleister pflegte diese Angaben permanent in einer Masterliste ein. Nach der Prüfung wurden die komplettierten Materialdaten in Excel zurück an Atotech geschickt und in das ERP-System importiert. Ebenfalls an den Dienstleister vergeben war die jährliche Kontrolle auf Änderungen im Harmonisierten System, der Kombinierten Nomenklatur und Änderungen der Außenwirtschaftsverordnung.

„Der Prozess funktionierte, hatte aber einige Nachteile“, erinnert sich Tuengerthal. Dazu gehörten Wartezeiten bei der Einreihung, während derer der betreffende Artikel im Materialstamm gesperrt blieb und nicht ausgeliefert werden durfte. Außerdem verursachte der Prozess einen relativ hohen Aufwand sowohl bei Atotech als auch beim Dienstleister. Ein weiterer Nachteil: Teilweise sensible Daten mussten extern versendet werden. Außerdem ließ sich nur die Arbeit an den Dienstleister delegieren, nicht aber die außenwirtschaftliche Haftung für Fehler bei der Exportkontrolle.

Die Exportkontrolle zurück ins eigene Haus geholt

Angesichts dieser Gemengelage entschied sich Tuengerthal, den Prozess zurück ins eigene Haus zu holen und gleichzeitig möglichst weitgehend zu automatisieren. Die Wahl fiel schließlich auf eine Lösung des Stuttgarter Softwareanbieters AEB, mit dem Atotech bereits eine Reihe erfolgreicher Projekte in den Bereichen Fracht- und Zollmanagement sowie Compliance Screening abgeschlossen hatte. „Die von AEB angebotene Lösung hatte also den Vorteil, dass sie sich gut in die bestehende Systemlandschaft einfügte“, betont Tuengerthal.

Implementiert wurde eine Lösung, welche die AEB-Produkte Product Classification und Export Controls kombiniert. Product Classification ist eine Software, die eine Automatisierung des kompletten Einreihungsvorgangs ermöglicht. Export Controls ermöglicht eine automatisierte Prüfung von Geschäftsvorfällen gegen internationale Embargolisten und auf Genehmigungspflichten.

Den arbeitsintensiven Prozess konsequent digitalisiert

In dem in Zusammenarbeit von Atotech und AEB entwickelten neuen Prozess, wurde der arbeitsintensive und zeitkritische Prozess konsequent digitalisiert. Wie bisher wird neues Material im SAP-System von Atotech angelegt. Handelt es sich um ein Verkaufsteil, wird das neue Material an Product Classification übergeben. Der neu angelegte Artikel wird mit bereits eingereihtem Material verglichen und anhand übereinstimmender Merkmale wird die entsprechende Zolltarifnummer entwickelt. Die Software prüft außerdem, ob die Zolltarifnummer im Umschlüsselungsverzeichnis vorhanden ist und es sich somit um ein Dual-Use-Gut handelt. In diesem Fall ermittelt Product Classification zusätzlich die Ausfuhrlistennummer.

Manuell müssen die Atotech-Mitarbeiter nur dann eingreifen, wenn sich im System nicht genügend Anhaltspunkte für eine sichere Einreihung finden. In diesem Fall werden die verantwortlichen Mitarbeiter mit einer automatisch generierten E-Mail-Notifikation informiert und können die notwendigen Schritte – beispielsweise eine Nachfrage in der Technikabteilung - einleiten.

Automatische Benachrichtigung bei kritischen Fällen

Nach Abschluss der Einreihung wird das Material einschließlich Außenhandelsdaten mit dem SAP-System synchronisiert. Die tägliche Belegprüfung ist automatisiert in Export Controls von AEB abgebildet. Das System prüft automatisiert im Hintergrund, ob genehmigungspflichtige oder noch nicht abschließend klassifizierte Materialien ausgeliefert werden sollen. Ist das der Fall, wird der Verantwortliche automatisch benachrichtigt und klärt den Vorgang fachlich. Systemgestützt entscheidet er, welche der vorhandenen Genehmigungen genutzt werden können. Anschließend wird das Material für den Export freigegeben.

„Einreihung und Klärung brauchen nur einen Bruchteil der Zeit, die der Prozess vor Implementierung der Software benötigte“, sagt Reinhold Thomae. Das kommt auch den Kunden in Form von kürzeren Lieferzeiten bei kritischen Gütern zugute.

Ziele erreicht: Schneller, sicherer und auch die Wirtschaftlichkeit stimmt

Logistikchef Anlagenbau Axel Tuengerthal
Logistikchef Anlagenbau Axel Tuengerthal

„Wir haben unsere Ziele erreicht“, betont Logistikchef Anlagenbau Axel Tuengerthal (Foto). „Wir sind schneller bei der Einreihung und Prüfung geworden – und alle Daten bleiben im Hause. Außerdem ist die Einbindung in die bestehende Systemlandschaft gut gelungen. Auch die wirtschaftliche Bilanz stimmt. Trotz Insourcing hat sich der Personalaufwand in der Exportkontrolle nicht erhöht. Außerdem ist das Unternehmen unabhängiger von einzelnen Know-how-Trägern geworden. Last but not least: Auch bei Gesetzesänderungen wird Atotech durch die Software von AEB unterstützt.

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