OSRAM: Trade Compliance Management direkt in SAP®
OSRAM verbessert die weltweite Exportkontrolle von A bis Z mit AEB-Lösungen für Trade Compliance – integriert in der SAP® Systemlandschaft.
Auf einen Blick
- Unternehmen: ams-OSRAM AG
- Branche: Hightech und Elektro
- Ausgangslage: Teures Update der Altsoftware ohne Mehrwert, keine Integration in SAP
- Lösung: AEB Compliance Screening, Export Controls, License Management und Risk Assessment, nahtlos in SAP integriert: Sanktionslistenprüfung, Exportkontrolle, Genehmigungsverwaltung und digitale Endverbleibsprüfung
- Ergebnisse: Planmäßige Einführung, Millionen Prüfungen pro Jahr, mehr Transparenz und Effizienz sowie vollständig dokumentierte Compliance-Aktivitäten
Herausforderung
"Insgesamt gab es großes Potential, den Datenaustausch durch eine verbesserte Integration in unsere ERP-Systeme und Prozesse schlanker und transparenter zu gestalten und damit den Aufwand mit einer neuen Software nachhaltig zu reduzieren."
Stefan Klingshirn, Export Control and Customs (ECC) Specialist, OSRAM
Teures Update ohne Mehrwert
Das OSRAM-Team Export Control and Customs (ECC) stand vor einer wegweisenden Entscheidung: Für die bestehende Exportkontrollsoftware stand kurzfristig eine Versionsänderung an. Das Update versprach keine Verbesserungen, hätte aber erhebliche Zusatzkosten und Verwaltungsaufwand verursacht – vergleichbar mit einer kompletten Neuimplementierung. Zudem fehlte eine Integration in das SAP®-System von OSRAM und damit ein effizienter Datenaustausch und Transparenz.
Ziel war es, den Aufwand mit einer neuen Software nachhaltig zu reduzieren. "Für uns stand daher schnell fest, dass wir uns auf die Suche nach einer neuen Lösung machen", sagt Stefan Klingshirn.
Hohe Anforderungen, enger Zeitplan
Für ein globales Unternehmen, das in mehr als 50 Ländern tätig ist und komplexe internationale Exportkontrollprozesse verwaltet, bedeuteten diese Einschränkungen ein erhebliches Risiko für Rechtskonformität und betriebliche Effizienz.
Daher suchte OSRAM eine Lösung für globales Sanktionslistenscreening, Exportkontrollprüfungen und Genehmigungsverwaltung, die rechtskonformen Handel nach den Vorgaben unterschiedlicher Rechtsgebiete ermöglicht – etwa USA, China, Mexiko, Kanada, Malaysia und ganz Europa. Die Software sollte sich nahtlos in SAP integrieren, rund um die Uhr verfügbar sein und sich mit minimalem Schulungsaufwand einführen lassen.
Der ehrgeizige Zeitplan erforderte einen Anbieter, der eine robuste Lösung in einem engen Zeitfenster liefern kann – und der die Prozesse transformiert, ohne die Zuverlässigkeit der Lieferkette von OSRAM zu beeinträchtigen.
Lösung
Eingesetzte Produkte
Cloud-Lösungen, nahtlos in SAP integriert
OSRAM entschied sich für AEB und die Lösungen Compliance Screening, Export Controls und License Management. Sie unterstützen die IT-Strategie des Unternehmens, auf cloudbasierte Anwendungen umzustellen, und integrieren sich nahtlos in die SAP-Systeme von OSRAM – in allen Regionen und Geschäftsbereichen.
Die AEB-Software bietet umfassendes Sanktionslistenscreening, Exportkontrollprüfungen für verschiedene Rechtsgebiete, darunter US- und EU-Vorschriften, sowie die Verwaltung von Ausfuhrgenehmigungen an allen Standorten.
Digitale Prüfung von Endverbleib und Endverwendung
Ebenfalls eingeführt wurde ein speziell auf die Bedürfnisse von OSRAM zugeschnittenes Tool zur digitalen Prüfung von Endverbleib und Endverwendung: Die Lösung Risk Assessment umfasst mehrsprachige digitale Fragebögen, die Compliance auch auf lokaler Ebene unterstützen. Bei der gemeinsamen Entwicklung mit den dezentralen OSRAM-Teams stand die Benutzerfreundlichkeit im Mittelpunkt – das förderte die schnelle Akzeptanz bei den Anwendern.
Schrittweiser Rollout nach Kopiervorlage
Die Implementierung folgte einem straffen Zeitplan und erfolgte schrittweise an Standorten in Europa, Asien sowie Nord- und Südamerika. Eine zentrale "Kopiervorlage" sorgte für Durchgängigkeit und ließ gleichzeitig kleinere Anpassungen zu.
Echtzeit-Prüfungen im laufenden Prozess
Die Lösungen führen Compliance-Prüfungen in Echtzeit durch, stoppen Vorgänge mit identifizierten Risiken und benachrichtigen die Verantwortlichen, damit sie den Fall klären können. Dieser konsequente Ansatz optimiert die globalen Exportkontrollprozesse von OSRAM und sichert sowohl die Einhaltung der Rechtsvorschriften als auch die betriebliche Effizienz.
Ergebnis
Millionen Prüfungen pro Jahr
Die AEB-Lösungen wurden erfolgreich und planmäßig implementiert. So konnte OSRAM die Anforderungen in den Bereichen Compliance, IT und Zuverlässigkeit der Lieferkette erfüllen.
Das integrierte System führt heute jährlich Millionen von Prüfungen im gesamten globalen Netzwerk von OSRAM durch und stellt die Einhaltung der sich stetig ändernden Sanktionslisten und Exportbestimmungen sicher. Zentrale Datenverwaltung und gestraffte Abläufe sorgen für mehr Transparenz und Effizienz. Alle Compliance-Aktivitäten sind vollständig dokumentiert und für Audits leicht zugänglich.
"Aufgrund unserer globalen Ausrichtung sind sichere, effiziente Außenhandelsprozesse und Trade Compliance für OSRAM von großer Bedeutung. Für uns ist es entscheidend, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden und das operative Geschäft und unsere Lieferkette nicht gestört werden", sagt Stefan Klingshirn.
Enge Zusammenarbeit als Erfolgsfaktor
Der Erfolg des Projekts ist vor allem der engen Zusammenarbeit zwischen OSRAM und AEB zu verdanken: dynamische Teamarbeit, schnelle Entscheidungen und maßgeschneiderte Lösungen. Insbesondere das neue System zur Kontrolle von Endverwendung und Endverbleib gibt auch den dezentralen Teams intuitive Werkzeuge an die Hand, um komplexe Compliance-Aufgaben einfach zu bewältigen.
Die automatischen Aktualisierungen von AEB reduzieren den IT-Wartungsaufwand und sorgen dafür, dass OSRAM stets auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen bleibt.
Insgesamt bieten die AEB-Lösungen einen erheblichen Mehrwert: effizientere Prozesse, besseres Risikomanagement und robuste Unterstützung für die weltweiten Aktivitäten von OSRAM. Die Partnerschaft zeigt, wie moderne, IT-gestützte Prozesse die Komplexität der Exportkontrolle in großem Umfang bewältigen.
"Mit AEB haben wir jetzt die passende Software-Unterstützung, um unseren hohen Ansprüchen in Sachen Trade Compliance gerecht zu werden."
Stefan Klingshirn, Export Control and Customs (ECC) Specialist, OSRAM
Fragen und Antworten zum Projekt
Über OSRAM
OSRAM mit Hauptsitz in München ist ein weltweit führender Anbieter von Hightech-Lichtlösungen. Das 1918 gegründete Unternehmen betreibt 27 Produktionsstätten und beliefert Kunden in 120 Ländern. Zum Portfolio gehören Licht- und Sensortechnologien für sichtbares und unsichtbares Licht, etwa für Automobilindustrie, Medizintechnik und Consumer-Elektronik.