OSRAM: Trade Compliance Management direkt in SAP®
OSRAM verbessert die weltweite Exportkontrolle von A bis Z mit AEB-Lösungen für Trade Compliance – integriert in der SAP® Systemlandschaft.
Herausforderung
"Insgesamt gab es großes Potential, den Datenaustausch durch eine verbesserte Integration in unsere ERP-Systeme und Prozesse schlanker und transparenter zu gestalten und damit den Aufwand mit einer neuen Software nachhaltig zu reduzieren. Für uns stand daher schnell fest, dass wir uns auf die Suche nach einer neuen Lösung machen."
Stefan Klingshirn, Export Control and Customs (ECC) Specialist, OSRAM
Das OSRAM-Team Export Control and Customs (ECC) stand vor einer wegweisenden Entscheidung, als eine kurzfristige Versionsänderung der bestehenden Exportkontrollsoftware anstand. Die Aktualisierung versprach keine Verbesserungen und hätte erhebliche Zusatzkosten und Verwaltungsaufwand mit sich gebracht, die einer kompletten Neuimplementierung der Software entsprachen. Eine Integration mit dem SAP®-System von OSRAM lag nicht vor und effizienter Datenaustausch sowie Transparenz fehlte.
Für ein globales Unternehmen, das in mehr als 50 Ländern tätig ist und komplexe internationale Exportkontrollprozesse verwaltet, stellten diese Einschränkungen ein erhebliches Risiko für die Rechtskonformität und betriebliche Effizienz dar.
Demnach OSRAM suchte nach einer Lösung, die globales Sanktionslistenscreening, Exportkontrollprüfungen und Genehmigungsverwaltung unterstützt und gleichzeitig rechtskonformen Handel im Einklang mit gesetzlichen Vorgaben unterschiedlicher Rechtsgebiete wie den USA, China, Mexiko, Kanada, Malaysia und ganz Europa ermöglicht. Auch sollte die Software sich nahtlos in die SAP®-Systeme integrieren, rund um die Uhr verfügbar sein und eine effiziente Einführung mit minimalem Schulungsaufwand bieten.
Der ehrgeizige Zeitplan für das Projekt erforderte einen Anbieter, der eine robuste Lösung innerhalb eines engen Zeitfensters liefern kann. Die komplexen Anforderungen und hohe Risikoeinschätzung unterstrichen die Dringlichkeit, einen zuverlässigen Trade Compliance Solutions Partner zu finden, der die Prozesse transformieren kann, ohne die Lieferkettenzuverlässigkeit von OSRAM zu beeinträchtigen.
Lösung
Eingesetzte Produkte
OSRAM entschied sich für AEB und die Lösungen Compliance Screening, Export Controls und License Management. Diese Tools unterstützen die IT-Strategie des Unternehmens, auf cloudbasierte Anwendungen umzustellen und integrieren sich nahtlos in OSRAMs SAP®-Systeme in allen Regionen und Geschäftsbereichen.
Die Software von AEB bietet leistungsstarke Funktionen einschließlich umfassendem Sanktionslistenscreening, Exportkontrollprüfungen für verschiedene Rechtsgebiete (einschließlich US- und EU-Vorschriften) sowie die Verwaltung von Ausfuhrgenehmigungen an allen Standorten.
Ein speziell auf die Bedürfnisse von OSRAM zugeschnittenes innovatives Tool zur digitalen Prüfung von Endverbleib und -verwendung wurde ebenfalls eingeführt. Die Risk Assessment Lösung umfasst mehrsprachige digitale Fragebögen, die Compliance auch auf lokaler Ebene unterstützen. Benutzerfreundlichkeit war von großer Bedeutung bei der gemeinsamen Entwicklung mit den dezentralen OSRAM-Teams und förderte die schnelle Annahme der Anwender.
Die Implementierung folgte einem straffen Zeitplan und wurde schrittweise an Standorten in Europa, Asien und Nord- und Südamerika vorgenommen. Eine zentrale "Kopiervorlage" sorgte für Durchgängigkeit und erlaubte gleichzeitig kleinere Anpassungen.
Die Lösungen führen Echtzeit-Compliance-Prüfungen durch, stoppen Vorgänge mit identifizierten Risiken und benachrichtigen die verantwortlichen Parteien zur Lösungsfindung. Dieser rigorose Ansatz optimiert die globalen Exportkontrollprozesse von OSRAM und sichert die Einhaltung von Rechtsvorschriften als auch die betriebliche Effizienz.
Ergebnis
Die AEB-Lösungen wurden erfolgreich und planmäßig implementiert, so dass OSRAM die Anforderungen im Bereich Compliance, IT und Lieferkettenzuverlässigkeit erfüllen konnte.
Das integrierte System führt nun jährlich Millionen von Prüfungen im gesamten globalen Netzwerk von OSRAM durch und gewährleistet die Einhaltung der sich stetig ändernden globalen Sanktionslisten und Exportbestimmungen. Die zentrale Datenverwaltung und gestrafften Arbeitsabläufe bieten OSRAM mehr Transparenz und Effizienz, und alle Compliance-Aktivitäten sind vollständig dokumentiert und für Audits leicht zugänglich.
Der Erfolg des Projekts ist vor allem der engen Zusammenarbeit zwischen OSRAM und AEB zu verdanken. Sie zeichnete sich aus durch dynamische Teamarbeit, schnelle Entscheidungsfindung und maßgeschneiderte Lösungen. Insbesondere das neue System zur Kontrolle der Endverwendung und -verbleibe gibt auch den dezentralen Teams intuitive Werkzeuge an die Hand, um komplexe Compliance-Aufgaben einfach zu verwalten. Die automatischen Aktualisierungen von AEB reduzierten den IT-Wartungsaufwand und sorgen dafür, dass OSRAM stets auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen bleibt.
Insgesamt bieten die AEB-Lösungen einen erheblichen Mehrwert: verbesserte Prozesseffizienz, verbessertes Risikomanagement und robuste Unterstützung für die weltweiten Aktivitäten von OSRAM. Die innovative Partnerschaft zeigt, wie moderne, IT-gestützte Prozesse die Komplexität der Exportkontrolle in großem Umfang bewältigen können.
"Aufgrund unserer globalen Ausrichtung sind sichere, effiziente Außenhandelsprozesse und Trade Compliance für OSRAM von großer Bedeutung. Für uns ist es entscheidend, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden und das operative Geschäft und unsere Lieferkette nicht gestört werden. Mit AEB haben wir jetzt die passende Software-Unterstützung, um unseren hohen Ansprüchen in Sachen Trade Compliance gerecht zu werden."
Stefan Klingshirn, Export Control and Customs (ECC) Specialist, OSRAM
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Über OSRAM
OSRAM, mit Hauptsitz in München, Deutschland, ist ein weltweit führender Anbieter von Hightech-Lichtlösungen. Das 1918 gegründete Unternehmen betreibt 27 Produktionsstätten und beliefert Kunden in 120 Ländern. Das Portfolio umfasst Licht- und Sensortechnologien für sichtbares und unsichtbares Licht, einschließlich intelligenter Beleuchtungssysteme und Photonik-Lösungen für Branchen wie die Automobilindustrie, Medizintechnik und Consumer-Elektronik.