Compliant & effizient: Evotecs Weg zu Exzellenz im Versand

Zellmaterial, wissenschaftliche Proben und patentgeschützte Dokumente – Evotec versendet regelmäßig hochsensible Güter. Diese erfordern nicht nur spezielle Verpackungen und Transportbedingungen, sondern unterliegen auch strengen gesetzlichen Vorschriften und Sicherheitsbestimmungen.

Für die sichere Abwicklung sind zahlreiche Daten erforderlich – darunter die UN-Nummer zur Gefahrgut-Identifikation, die korrekte Warentarifnummer sowie die zugehörige Gefahrgut-Klasse. Bisher wurde der Versand durch eine selbstentwickelte, auf SharePoint basierende Versandlösung unterstützt, in der diese Informationen erfasst wurden.

Diese Lösung hatte lange Zeit zuverlässig funktioniert. Mit zunehmendem Unternehmenserfolg und -wachstum wurde das System jedoch zunehmend langsamer.

Eine weitere Herausforderung bestand in der Datenqualität. "Viele unserer User arbeiten im Labor und sind nicht logistisch geschult", erklärt Torsten Gennis, Leiter Logistik Deutschland bei Evotec. „Labormitarbeitende benötigen daher umfangreiche Systemunterstützung bei Versandaufgaben, um eine hohe Datenqualität sicherzustellen."

Darüber hinaus waren die Abläufe an den internationalen Standorten nicht vollständig harmonisiert. Die Nutzer in Wissenschaft und Produktion hatten einigen Gestaltungsspielraum und der Prozess wurde nicht durchgängig systemgestützt begleitet. In der Folge erreichten Versandaufträge die Logistik in unterschiedlicher Ausprägung.

Evotec suchte daher nach einer neuen Versandsoftware – und entschied sich für eine Lösung von AEB. Mithilfe einer integrierten grafischen Geschäftsprozess-Modellierung wurden die Abläufe maßgeschneidert erfasst, abgebildet und harmonisiert.

Auf dieser Basis wurde der komplette Versandprozess durchgängig digitalisiert – von der Auftragserstellung über das Verpacken und Konsolidieren bis hin zur Beauftragung des entsprechenden Transportdienstleisters. Der Druck der notwendigen Versandlabel und -dokumente erfolgt über eine integrierte Multi-Carrier-Plattform, an die über 300 Speditionen und Paketdienste angebunden sind.

Um die Datenqualität zu verbessern, wurden an verschiedenen Stellen Plausibilitätsprüfungen implementiert – etwa zur korrekten Angabe von Zolltarif- und Projektnummern. Bei fehlenden Daten kann der Logistikauftrag zurückgewiesen werden, wobei die verantwortliche Person automatisch informiert wird und den Auftrag ergänzen kann. Zusätzlich sind alle Dokumente eindeutig einer Sendung zugeordnet – jederzeit abrufbar, revisionssicher und automatisch archiviert.

Die Lösung überprüft darüber hinaus, ob Empfänger auf einer Sanktionsliste stehen oder Waren einem Embargo unterliegen. Bei einem Treffer wird eine Warnung ausgegeben und die erforderlichen Bearbeitungsschritte werden eingeleitet.

„Beim Thema Exportkontrolle und Sanktionslistenprüfung sind wir nicht nur sehr compliant, sondern haben dank der AEB-Software auch eine enorme Arbeits- und Zeitersparnis erreicht“, schildert Dr. Jan Willem Vogel, Senior IT Architect bei Evotec. „Einerseits müssen wir die Daten dafür nicht mehr extra aufbereiten, andererseits erhalten die entsprechenden Kolleginnen und Kollegen bei einem Treffer direkte Rückmeldung im Prozess, was zu schnellerer Bearbeitung und Freigabe führt.“