Effizienter Ersatzteilversand bei Evatec mit Carrier Connect
Herausforderung
Zunehmender Zeitaufwand und hohe Fehlerquote beim Versand
Für Denise Noser, Manager Order Processing und Exportkontrolle bei der Evatec AG, und Stefan Hofstädter, Export & Import Specialist, begann der Weg zu einem perfekten Ersatzteilversand Ende 2014. Damals erwarb die Evatec AG die Sparte Advanced Technologies von der Oerlikon OC. Durch die Zusammenführung ergaben sich im Versand neue Herausforderungen.
Zum Zeitpunkt der Zusammenführung wurden alle Sendungen manuell auf den einzelnen Online-Portalen der Kurierdienste erfasst. Wurde eine Lieferung beispielsweise mit TNT verschickt, mussten die Evatec-Mitarbeiter*innen die Sendungsdaten in das TNT-Portal eingeben. Übernahm Fedex den Transport, galt es, die Daten in das Fedex-Portal zu erfassen.
Vor dem Zusammenschluss war das machbar. Doch weil die Transportmengen durch zusätzliches Geschäft stiegen, kamen die Mitarbeitenden kaum noch nach. Der Prozess vertrug sich nicht mit der Organisation der Auftragsabwicklung im Ersatzteilversand. Der Zeitaufwand war enorm und aus dem entstandenen Zeitdruck resultierten auch Fehler. In einem Einzelfall wurden Ersatzteile versehentlich nach China statt in die USA verschickt.
Schnell war klar: So kann es nicht weitergehen.
"Wir brauchen für den Ersatzteilversand ein kompetentes System im Hintergrund. Unsere Kunden in der ganzen Welt erwarten einen perfekten und zeitnahen Ersatzteilservice."
Denise Noser, Verantwortliche Ersatzteilversand bei Evatec
Carrier Connect als integrative Lösung für effizienten Versand
Die Herausforderung: Die Schweizer nutzen mit BPS ein individuelles Betriebssystem. Das erforderte zusätzlichen Aufwand für die Programmierung einer Schnittstelle. Um schnell starten zu können, erfassten die Evatec-Mitarbeiter*innen in einem ersten Schritt Sendungsdaten übergangsweise manuell in der AEB-Software. „Immerhin konnte Evatec dann mit nur einem, statt mit vielen verschiedenen Systemen arbeiten“, sagt Anastasia Riedel, Projektleiterin für Evatec in der AEB-Niederlassung Zürich.
Im zweiten Schritt wurde dann die Schnittstelle zum individuellen Betriebssystem BPS eingerichtet. Seitdem läuft die AEB-Lösung im Hintergrund und alle Versandaufträge werden im BPS von Evatec erfasst und entsprechend im Warenausgang verpackt. Die Mitarbeitenden dort ergänzen nur noch Gewicht und Sendungsgröße. Anschließend wird das Label generiert und die Exportpapiere erstellt.
Sobald diese beim Versand ankommen, wissen die Kollegen, dass die Sendung raus kann. Sie müssen nur noch Papiere und Label aus dem Drucker holen. Am Ende des Arbeitstages reicht ein Klick, schon erstellt die Software pro Dienstleister ein Manifest. Darauf quittiert der Fahrer dann die Übernahme der Sendungen.
Ergebnis
Reibungsloser Versandprozess und gesteigerte Kundenzufriedenheit
Ein leistungsfähiger Ersatzteilversand ist mit der neuen Konstellation jederzeit gewährleistet. Jeden Monat verlassen mehrere hundert Pakete mit Ersatzteilen den Schweizer Hauptsitz, viermal so viel wie bei der Übernahme.
Dazu sind die IT-Verbindungen zu Fedex, TNT, DHL und UPS über Carrier Connect geknüpft, und weitere Dienstleister im Ersatzteilversand sind dazugekommen. „Natürlich sind wir uns bewusst, dass sich unsere Kunden auch mal von einem Transportdienstleister trennen. Dann muss auch der Workflow zum neuen Anbieter stehen. Der Wechsel ist innerhalb von Carrier Connect völlig problemlos“, sagt Anastasia Riedel.
Denise Noser und Stefan Hofstädter sind auf jeden Fall zufrieden. „Das System läuft konstant“, betonen die Praktiker. AEB pflegt die regelmäßigen Updates der Transportdienstleister ein und sorgt dafür, dass die Lösung immer auf dem aktuellen Stand ist und reibungslos funktioniert.
Carrier Connect: So einfach geht Versand
Über Evatec
Nebst dem Anlagenprojekt-Geschäft ist auch die Ersatzteillogistik ein wichtiges Geschäftsfeld für die Evatec AG. Mehr als 600 Pakete mit Ersatzteilen werden jeden Monat per Kurier oder Spedition an die Kunden versendet. Das Unternehmen hat sich auf die Entwicklung, Produktion und den Verkauf von High-Tech-Dünnfilm-Beschichtungsanlagen für den Halbleiter-, Optik- und Optoelektronik-Markt spezialisiert. Neben dem Hauptsitz in Trübbach/Schweiz betreibt es Niederlassungen in Deutschland, Nordamerika, Singapur, Malaysia, China und Taiwan. Die Kunden sind auf der ganzen Welt verstreut – und der Ersatzteilversand ist zumeist zeitkritisch.