Exportkontrolle mit System bei dem Chemiekonzern Tosoh Europe

In kaum einer anderen Branche sind die Supply Chains so komplex wie in der chemischen Industrie. Das hat viele Gründe: Produktions- und Lieferantennetzwerke sind weltweit ausgerichtet; die Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen bei Herstellung, Transport und Lagerung extrem hoch. Dazu kommt die große Zahl von Rechtsvorschriften, die zu beachten sind, beispielsweise im Gefahrgut- und Exportkontrollrecht.

Besondere Aufmerksamkeit für Exportkontrolle

Durch die Internationalität der Lieferbeziehungen, aber auch durch die vielfältigen Verwendungsmöglichkeiten von Chemikalien ist in Sachen Compliance und Exportkontrolle besondere Aufmerksamkeit des Managements erforderlich. Bei Tosoh Europe mit Sitz in Amsterdam nimmt man diese Aufgabe ernst. „Compliance in der Exportkontrolle hat bei Tosoh eine hohe Priorität. Wir haben deshalb einen hohen Bedarf an Transparenz und Visibilität“, sagt Lars Droog, Manager Supply Chain & General Affairs bei Tosoh Europe. 

Tosoh Europe BV ist die Tochter des Tosoh- Konzerns, einem weltweit agierenden Chemieriesen mit Hauptsitz in Japan. Tosoh ist in der chemischen Industrie breit aufgestellt. Der Konzern produziert und verkauft mit 12.000 Mitarbeitern Basischemikalien ebenso wie Spezialitäten – bis hin zu Material für Zahnkronen und künstliche Hüftgelenke. „Man findet unsere Produkte eigentlich überall“, sagt Droog. 

Konzentration auf Steuerung und Kernprozesse

Es gibt einen signifikanten Unterschied zwischen Tosoh Europe und dem Mutterunternehmen. Während die Muttergesellschaft einen hohen Eigenanteil an der Wertschöpfung hat, arbeitet Tosoh Europe zu einem erheblichen Maß mit Outsourcing – beispielsweise in den Bereichen Zoll, Warehousing und Transport. Hier arbeitet das Unternehmen mit Dienstleistungspartnern zusammen. Mit einer relativ kleinen Mitarbeiterzahl konzentriert sich Tosoh Europe auf die Kernprozesse und die Steuerung des Geschäftes.

Tosoh produziert auch in Europa (unter anderem in Griechenland, Belgien und den Niederlanden). Aber die Mehrzahl der Produkte, die Tosoh Europe verkauft, kommen aus den Werken außerhalb der EU. Sie werden entweder als Direktlieferung an die Kunden zugestellt. Oder die Chemikalien werden zunächst in dem europäischen Distributionszentrum von Tosoh in den Niederlanden oder anderen Gefahrgutlagern eingelagert und dort nach Kundenauftrag verpackt und ausgeliefert.

„Wir verkaufen natürlich viel innerhalb der EU. Aber wir haben auch Kunden in anderen europäischen Staaten wie beispielsweise Russland oder auch in Afrika und im mittleren Osten“, beschreibt Supply Chain-Manager Lars Droog die Distributionswege.

Exportkontrolle: Tosohs Ziel ist volle Trade Compliance

Aus dieser Konstellation folgt: Tosoh Europe hat im Bereich Foreign-Trade-Compliance Verpflichtungen zu beachten, die über das reine Screening von personenbezogenen EU-Sanktionslisten hinausgehen. Bei Lieferungen in Drittländer muss Tosoh darüber hinaus gegen die Güter- und Embargolisten der EU prüfen. Für Chemikalien, die zuvor aus den USA importiert wurden, ist überdies das US-(Re-)Exportkontrollrecht zu beachten. Last but not least: Als Tochter eines japanischen Unternehmens checkt Tosoh auch gegen japanische Listen. „Unser Ziel ist Rechtssicherheit“, betont Droog.

Dementsprechend sorgfältig ging man bei Tosoh Europe bei der Auswahl einer IT-Lösung für die Exportkontrolle und das Sanktionslisten-Screening vor. Ziel des Vorhabens: Die umfangreichen Prüfungen in der Exportkontrolle zu automatisieren und effizient in den Gesamtprozess zu integrieren. Droog und sein Team suchten deshalb nicht nur eine Software mit leistungsfähigem Prüfalgorithmus, sondern eine Gesamtlösung, die ebenfalls den Content – also aktuelle Versionen der einzelnen Sanktionslisten – enthält.

Lösung für die Exportkontrolle muss zum ERP-System passen

Eine weitere Anforderung: Die Compliance-Software sollte sich harmonisch in das SAP^®-System einbinden lassen, das bei Tosoh Europe im Jahr 2013 implementiert worden war. Am Ende eines Auswahlprozesses unter mehreren Lösungen entschied sich Tosoh Europe für Export Controls von AEB. Die Lösung erfüllte die technischen Anforderungen, zudem konnte AEB den erforderlichen Content liefern – in Form eines Datenservice, mit dem die Listen permanent auf dem neuesten Stand gehalten werden. Ein weiterer Vorteil von Export Controls: Die Lösung wird über ein Standard-Plug-in direkt in SAP^® eingebunden. Dadurch laufen die Prüfungen im Hintergrund – die Mitarbeiter können in ihrer gewohnten SAP^®-Umgebung arbeiten und müssen nicht zwischen zwei Systemen hin- und herwechseln. 

Nach der Entscheidung für Export Controls folgte eine zweimonatige Projektphase, die neben der Implementierung der Lösung auch die Schulung der Mitarbeiter und ausgiebige Tests einschloss. Als gute Idee erwies es sich, den Kundenstamm vor dem eigentlichen Go-live im Januar 2017 einmal gegen die Prüflisten laufen zu lassen. Das ermöglichte es, scheinbare Treffer außerhalb des Tagesgeschäftes und damit relativ stressfrei zu klären.

Exportkontrolle: Jede Bestellung wird automatisch geprüft

Dieser Komplettcheck des Kundenstammes wird bei Tosoh regelmäßig wiederholt. Darüber hinaus wird im laufenden Geschäftsbetrieb jeder Auftrag und jede Lieferung geprüft. Das gilt gleichermaßen für Direktbelieferungen von Kunden aus den Überseewerken, die im Verantwortungsbereich von Tosoh Europe liegen, als auch für Lieferungen aus den Warehouses oder der europäischen Produktion.

Die für eine automatisierte Prüfung nötigen Klassifizierungen (z. B. die Exportkontrollnummer oder ECCN) eines Artikels sind direkt im Materialstamm des SAP^®-Systems hinterlegt. Der Kontrollprozess wird durch Speichern oder Ändern eines Auftrags im SAP^®-System angestoßen. Da die Prüfung im Hintergrund abläuft, bemerkt der zuständige Sachbearbeiter normalerweise nichts davon.

„Uns war es sehr wichtig, dass die Effizienz unserer Prozesse nicht durch die Prüfung beeinträchtigt wird. Das funktioniert nach unseren bisherigen Erfahrungen gut“, sagt Droog. Der Arbeitsprozess wird nur dann unterbrochen, wenn das Gesetz es vorschreibt – nämlich wenn ein Vorgang nach dem Exportkontrollrecht eine besondere Vorgehensweise oder Prüfung verlangt.

E-Mail-Nachricht bei Treffern

Gibt es einen solchen „Treffer“, werden die Verantwortlichen für die Exportkontrolle per Mail informiert. Sie prüfen dann auf Expertenebene, ob tatsächlich ein Verbot vorliegt, ob eine Genehmigung bei den Behörden eingeholt werden muss oder ob es sich um einen „Fehlalarm“ handelt. Bis zur Klärung und Freigabe durch die Verantwortlichen bleibt der Vorgang gesperrt.

„Wir sind mit der Lösung, aber auch mit der Betreuung durch AEB während und nach der Projektphase sehr zufrieden. Wir haben volle Transparenz über die exportkontrollrechtlich relevanten Geschäftsvorfälle und können das mit Hilfe des Systems auch dokumentieren, zieht Lars Droog ein positives Fazit.