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AEB Software optimiert weltweit die Trade Compliance bei OSRAM

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Sichtbar sicher

Der OSRAM-Konzern hat für seine weltweiten Exportkontroll- und Trade-Compliance-Prozesse gemeinsam mit dem Softwareanbieter AEB eine neue IT-Basis geschaffen. Bestandteil ist auch eine neu entwickelte Lösung, die das Unternehmen komfortabel bei der Endverwendungsprüfung unterstützt.

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Von der traditionellen Glühlampe zum Hightech-Anbieter der Photonik – diese Entwicklung hat die OSRAM in seiner mittlerweile über 100-jährigen Geschichte durchlebt. Mittlerweile umfasst das Portfolio des Hightech-Konzerns die gesamte technologische Bandbreite von sichtbarem und unsichtbarem Licht. Dazu zählen Lichtmanagementsysteme, intelligente, vernetzte Beleuchtungslösungen sowie Infrarot- und Laserlicht für Sensorik, zum Beispiel als Grundlage für Autonomes Fahren oder die Gesichtserkennung in Smartphones.

OSRAM erleuchtet weltweit. Nicht nur technologisch, auch regional hat sich OSRAM seit seiner Gründung im Jahr 1918 weiterentwickelt und als Global Player etabliert. Heute vertreibt das Unternehmen seine Produkte in mehr als 120 Ländern und hat 27 Produktionsstätten weltweit.

„Aufgrund dieser globalen Ausrichtung haben sichere, effiziente Außenhandelsprozesse und damit auch das Thema Trade Compliance für OSRAM eine große Bedeutung. Für uns ist es extrem wichtig, dass einerseits alle rechtlichen Vorgaben eingehalten werden und andererseits das operative Geschäft und dessen Supply Chain möglichst nicht gestört wird“, erklärt Stefan Klingshirn, Export Control and Customs (ECC) Spezialist bei OSRAM.

Gemeinsam mit Andrea Dites, Head of Export Control Governance, und weiteren Kollegen arbeitet er in der Fachabteilung ECC. Diese ist für die zoll- und exportkontrollrechtliche Organisation verantwortlich - und dafür, dass OSRAM die Vorschriften einhält und umsetzt.

Neuer Partner gesucht

Das ECC Team von OSRAM stand im Jahr 2017 vor einer großen Herausforderung. „Der Anbieter unserer damaligen Exportkontrollsoftware hatte für Ende 2018 einen Versionswechsel angekündigt“, erklärt Andrea Dites. „Dieser würde hohe Kosten und administrative Aufwände verursachen, die vergleichbar mit der Einführung einer neuen Software waren.“ Gleichzeitig zeichnete sich ab, dass sich durch das neue Release keine Verbesserungen bei Wartungsaufwänden sowie bei der Reaktions- und Servicequalität im Support ergeben. Zudem war die Anwendung nicht in SAP® integriert.

„Insgesamt gab es großes Potential, durch eine verbesserte Integration in unsere ERP-Systeme den Datenaustausch und unsere Prozesse schlanker und transparenter zu gestalten und damit den Aufwand mit einer neuen Software nachhaltig zu reduzieren“, sagt Stefan Klingshirn. „Für uns stand daher schnell fest, dass wir uns auf die Suche nach einer neuen Lösung machen.“

Hohe Anforderungen, straffer Zeitplan

Im Frühjahr 2017 startete OSRAM die Anbieterauswahl – mit hohen Anforderungen. Gesucht wurde eine Lösung, die die Sanktionslistenprüfung, die Exportkontrolle und die Verwaltung der Ausfuhrgenehmigungen unterstützt. Und das nicht nur in den europäischen Gesellschaften, sondern auch international in mehr als 50 Gesellschaften weltweit. „Das bedeutete, dass die Software beispielsweise auch Prüfungen für Rechtsgebiete wie USA, China, Mexiko, Kanada oder Malaysia unterstützen musste“, konkretisiert Andrea Dites die Anforderungen.

Daneben spielte eine Menge weiterer Kriterien eine wichtige Rolle „Wichtig war für uns auch eine 24/7-Verfügbarkeit, technischer und fachlicher Support für unsere Anwender und Kompatibilität mit dem zukünftigen SAP S/4HANA® System“, ergänzt Stefan Klingshirn. „Aufgrund des ambitionierten Zeitplans suchten wir zudem eine Lösung mit geringem Implementierungsaufwand, die einfach zu bedienen und verständlich sein sollte, um auch den Schulungsaufwand so gering wie möglich zu halten.“ Denn die Lösung sollte nach einer Konzeptionsphase Ende des Jahres 2017 im ersten Halbjahr 2018 realisiert und nach einer Integrations- und Testphase bereits am 1. Oktober 2018 live gehen.

Tiefe Integration in die SAP-Landschaft

Nach einer intensiven Evaluierungsphase unterschiedlicher Anbieter entschied sich OSRAM schließlich für die Lösungen „Compliance Screening“, „Export Controls“ und „License Management“ der Stuttgarter AEB SE. „Überzeugt hat uns bei AEB vor allem, dass sich die Software tief und nahtlos in die fünf SAP®-ERP-Systeme unserer unterschiedlichen Regionen und Geschäftsbereiche integrieren lässt“, erläutert Miroslaw Kalinay, verantwortlicher IT-Projektleiter, die Entscheidung.

Zudem konnte AEB die internationalen Anforderungen erfüllen und beispielsweise für das Sanktionslisten-Screening umfangreiche Möglichkeiten bieten. Darüber hinaus deckte AEB-Software auch das Thema Sanctioned Ownership ab – also die Prüfung, ob ein mittelbares Bereitstellungsverbot besteht. Und die Lösungen des Stuttgarter Softwareunternehmens unterstützen die IT-Strategie von OSRAM: Weg von einer eigenen Serverlandschaft hin zu Applikationen aus der Cloud.

Lösungen weltweit im Einsatz

Aufgrund des straffen Zeitplans erarbeiteten OSRAM und AEB einen Plan für die internationale Einführung. „In einer Art Kopiervorlage haben wir die zentrale Logik definiert, wie Prozesse ablaufen“, erklärt Sebastian Rothe, Projektleiter bei AEB, die Vorgehensweise. „Diese haben wir in den ersten Monaten 2018 entwickelt, getestet und Anfang April für das erste SAP®-System der Sparte OSRAM Opto Semiconductors live genommen.“

Im weiteren Verlauf der Implementierung wurde diese Vorlage mit jeweils nur kleinen Anpassungen etwa alle sechs Wochen auf eine neue Region bzw. einen neuen Bereich ausgerollt: Im Juni folgte die Anbindung der SAP®-Systeme für Europa und Asien, im August war die NAFTA-Region an der Reihe und zuletzt das zentrale HR-System. „Obwohl wir bestehende Prozesse ausführlich auf den Prüfstand gestellt und noch einige Anpassungen vorgenommen haben, die die Effizienz und Effektivität verbesserten, konnten wir den straffen Zeitplan einhalten“, zeigt sich Stefan Klingshirn zufrieden.

Im Herbst 2018 gingen die Ablösung der bestehenden Lösung und der Wechsel auf die AEB Software pünktlich über die Bühne. Ein Grund, warum der straffe Zeitplan eingehalten werden konnte: Das Projektteam der AEB war in München vor Ort und damit nah bei OSRAM. „Dadurch waren wir in der Lage, immer schnell und direkt Projektsupport zu leisten“, sagt Rothe. Die Lösung nutzen nun Fachexperten im Münchner OSRAM-Headquarter ebenso wie in den regionalen Exportkontroll- und Zoll- sowie Business-Unit-Teams.

Sanktionslistenprüfung: 

Hier gleicht die AEB Software innerhalb von Finanzwesen (FI), Personalwirtschaft (HR), Materialwirtschaft (MM) und Vertrieb (SD) im jeweiligen OSRAM- SAP®-System die beteiligten Adressen mit den relevanten Verbotslisten ab. Nur im Fall eines Treffers bemerken die Mitarbeiter die Prüfaktivitäten. Wenn eine der Adressen auf einer der Verbotslisten zu finden ist, startet die Lösung einen vordefinierten Prozess, sperrt den betroffenen Vorgang und sendet eine E-Mail an den jeweiligen Verantwortlichen. 

Eine Besonderheit bei OSRAM: Das Unternehmen prüft damit auch mittelbare Bereitstellungsverbote. Diese verbieten, dass Gelder oder wirtschaftliche Ressourcen nicht an ein auf einer Sanktionsliste geführtes Unternehmen selbst, sondern an ein von dem gelisteten Unternehmen beherrschtes anderes Unternehmen fließen dürfen. Zudem ist der Prüfumfang gewaltig: OSRAM gleicht aufgrund seiner Internationalität bis zu 1 Mio. Verbotsadressen.

Exportkontrolle:

Mit der Software Export Controls prüft OSRAM bei Geschäftsvorgängen die beteiligten Länder und Güter auf bestehende Verbote und Genehmigungspflichten. Neben den Rechtsgebieten DE/EU und US-EAR erfolgt dies auch für weitere Rechtsgebiete wie Kanada oder Malaysia anhand sogenannter „manueller Beschränkungen“: Diese ermöglichen auch weitere weltweite ebenso wie interne firmenspezifische Rechtsvorgaben entlang von unterschiedlichen Kennern (z. B. Wert, Länderkonstellation, Warentarifnummer, Codierung, Materialnummer, Kunden etc.) zu hinterlegen. Ohne Programmieraufwand lassen sich diese nahtlos in den Standard-Prüf-, Sperr- und Freigabeprozess integrieren.

Ausfuhrgenehmigungen:

OSRAM prüft mit der Software License Management von AEB, ob bestehende, hinterlegte Ausfuhrgenehmigungen bei der Exportkontrollprüfung angewendet werden können. Ist dies der Fall, schlägt das System automatisch eine Nutzung vor. Sind mit Genehmigungen Auflagen verbunden, können diese Auflagen ebenfalls in der AEB-Anwendung verwaltet werden. Der Vorteil: Genehmigungsarten für alle Länder und Branchen lassen sich selbst konfigurieren. Und durch die Erfassung der Ausfuhrgenehmigungen an einer zentralen Stelle im Unternehmen behält OSRAM den Überblick über alle vorhandenen Genehmigungen und einzuhaltende Genehmigungsauflagen – für alle Standorte und alle Rechtsgebiete.

Alle Lösungen sind zudem in die OSRAM-SAP®-Systeme implementiert. Die Integration erfolgte dabei ausschließlich über die vom SAP®-Standard zur Verfügung gestellten Exits. Sowohl die SAP®-Systeme als auch die AEB-Software bleiben somit ohne Mehraufwand updatefähig. Alle unter ABAP® Objects angelegten Entwicklungsobjekte werden im AEB-eigenen Namensraum erstellt. Darüber hinaus kann OSRAM selbst über Business-Add-Ins (BAdI) individuelle Anpassungen in den Systemen umsetzen. Zudem ist eine zentrale Administration implementiert. Anwender bleiben in der gewohnten SAP®-Software Oberfläche. Daten werden automatisiert übertragen und, wenn benötigt, in optischen Unternehmensarchiven via ArchiveLink gespeichert.

Neuentwicklung mit Prototypen

AEB konnte OSRAM zudem bei einer weiteren Herausforderung unterstützen: Eine neue Software zu entwickeln, die die Endverwendungsprüfung unterstützt. Bisher hatte OSRAM hier ein vom bisherigen Anbieter entwickeltes System genutzt.  Der Startschuss für dieses zweite Projekt fiel im Februar 2018, die Auslieferung zum Testen erfolgte im August. Da die Lösung weltweit nicht nur von Trade-Compliance-Fachexperten, sondern von vielen unterschiedlichen Mitarbeitern genutzt werden würde, legten beiden Projektpartner bei der Neuentwicklung ein großes Augenmerk auf die Benutzerfreundlichkeit.

„Informationen zur Endverwendung unserer Produkte kennt in der Regel nur die dezentrale Vertriebseinheit vor Ort“, erklärt Andrea Dites. „Dennoch ist es essentiell sicherzustellen, dass wir den Endverbleib und die Verwendung unserer Güter prüfen, diese Prüfung dokumentieren und letztendlich gesetzeskonform agieren. Daher sollte die Software sowohl für uns als Fachabteilung, aber vor allem für die Kollegen vor Ort so einfach und intuitiv wie möglich zu bedienen sein.“

Um dies zu erreichen, wurden spätere Anwender bereits in die Entwicklung der Lösung mit einbezogen – vor allem in Sachen Oberflächengestaltung. Diese testeten zahlreiche Prototypen und gaben Feedback zu den Entwürfen, die dann korrigiert und verfeinert wurden, bis letztlich das finale Design der Software definiert war.

Digitale Fragebögen unterstützen

Seit Oktober 2018 ist die Lösung im Einsatz und hilft OSRAM, weltweit die Endverwendungsprüfung zuverlässig vorzunehmen. „In der Software haben wir mehrsprachige Fragebögen hinterlegt, die weltweit beispielsweise jeder Vertriebsmitarbeiter für neue Kunden oder Projekte ausfüllen muss“, erläutert Andrea Dites die Funktionsweise der Lösung. Der Fragebogen umfasst in einem ersten Schritt die Namen und Adressen der beteiligten Partner eines Geschäfts. Darauf basierend wird direkt eine Embargo- und Sanktionslistenprüfung durchgeführt. Im Anschluss muss der Vertriebsmitarbeiter einige kurze Fragen beantworten, beispielsweise, ob eine mögliche Lieferung im Zusammenhang mit einer militärischen Endverwendung steht. Abhängig von den beteiligten Ländern kommen spezielle Landhinweise dazu.

Direkt im Anschluss bekommt er eine Risikobewertung, die beantworteten Fragebogen werden zentral gespeichert und sind durch die Exportkontrollverantwortlichen abrufbar. Kommt es zu einem Warnhinweis, wird ein Folgeprozess angestoßen. Dabei wird über einen internen Workflow sichergestellt, dass die ECC-Fachabteilungen eine Beurteilung und spätere Freigabe des jeweiligen Vorgangs vornehmen.

Zudem hilft die Software, die Transparenz zu verbessern, indem alle Prüfungen strukturiert an einer Stelle verfügbar und vor späteren Änderungen geschützt sind. Dies macht sich beispielsweise auch bei Außenwirtschaftsprüfungen bezahlt, wenn die notwendigen Unterlagen bereitgestellt werden müssen.

Ein weiterer Pluspunkt: Die Lösung unterstützt direkt beim Freigabeprozess, indem die ausgefüllten Fragebögen als Pdf-Dokumente verfügbar sind, das bereits über Kommentar- und Freigabefelder verfügt. „Risk Assessment ist für mich eine tolle Lösung, um die Endverwendungsprüfung in der Exportkontrolle effizient, transparent und sicher zu managen“, fasst Andrea Dites die Vorteile der neuen Software zusammen.

Millionen Prüfvorgänge

Auch insgesamt haben sich die AEB-Lösungen bei OSRAM bewährt. Diese laufen nun vollständig in der Private Cloud des ISO-27001-zertifizierten AEB-Rechenzentrums in Stuttgart. Redundante Datenhaltung und Notfallpläne sorgen für die Sicherheit der Daten und Anwendungen. Und der AEB Daten- und Content-Service sorgt für aktuelle und rechtssichere Software bei gleichzeitig geringem Pflege- und Wartungsaufwand für OSRAM. Ändern sich beispielsweise Sanktionslisten oder Embargovorschriften, so aktualisiert AEB diese automatisch in den entsprechenden Lösungen – ohne dass die IT-Abteilung von OSRAM sich darum kümmern muss.

„Eine Besonderheit ist sicher die Größe der Installation und das Volumen bei OSRAM“, sagt AEB-Projektleiter Rothe. „Im Jahr übernehmen unsere Lösungen mehrere Millionen Sanktionslisten- und Exportkontroll-Prüfungen. Trotz dieser Volumina läuft die Software zuverlässig und performant, sodass OSRAM von mehr Transparenz, Effizienz und Sicherheit profitiert.“

Auch Stefan Klingshirn und Andrea Dites ziehen ein positives Fazit: „Es war ein sehr kurzweiliges Projekt, das durch seine Dynamik, kurze Entscheidungswege, die partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe und das schnell eingespielte Team viel Spaß gemacht hat. Im Endeffekt haben wir mit AEB jetzt die passende Software-Unterstützung, um unseren hohen Ansprüchen in Sachen Trade Compliance gerecht zu werden.“

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