Wie SAT mit AEB ganz nebenbei seine Zollprozesse an SAP® Cloud ERP angebunden hat.
Mit SAP S/4HANA Cloud Public Edition und AEB automatisierte, erweiterte und modernisierte SAT Anlagentechnik seine Außenhandelsprozesse. Das Ergebnis: Rund 50 % weniger manueller Aufwand. Und ein Migrationsprojekt, das nur dadurch spürbar war, dass alles auf einmal schneller und einfacher ging.
Herausforderung
Manchmal erkennt man den Erfolg eines IT-Projekts daran, dass ihn im Arbeitsalltag kaum jemand bemerkt. Genau so lief die AEB-Einbindung in die SAP S/4HANA Cloud Public Edition bei SAT Anlagentechnik. Was für das Projektteam technisches Neuland war, sollte sich für die Fachabteilung möglichst gar nicht wie ein neues System anfühlen.
Als internationaler Hersteller automatisierter Befüll- und Testsysteme für die Automobilindustrie exportiert SAT Anlagentechnik Maschinen, Ersatzteile und Komponenten in alle Welt. Zoll- und Außenhandelsprozesse sind deshalb ein zentraler Bestandteil des Tagesgeschäfts. Vor der Umstellung auf SAP S/4HANA Cloud Public Edition liefen diese Prozesse zuverlässig, allerdings mit erheblichem manuellem Aufwand. Exportdaten mussten aus dem ERP-System übernommen, in Excel aufbereitet und in der AEB-Lösung in Vorlagen ergänzt werden. Zolltarifnummern, Gewichte und Positionen wurden manuell zusammengeführt.
Für Christian Chmiel-Hill, Projektleitung, SAT Anlagentechnik GmbH war deshalb früh klar: „Die Cloud-Migration sollte nicht nur die IT modernisieren. Sie sollte den Außenhandel einfacher machen, ohne bewährte Abläufe unnötig zu verändern.“
SAT entschied sich dafür, die beliebte AEB-Lösung um Trade-Compliance-Funktionen zu erweitern und sie nahtlos mit SAP S/4HANA Cloud Public Edition zu verbinden. Gemeinsam mit AEB und dem SAP-Partner HPC entstand die erste AEB-Integration in eine SAP Public Cloud-Umgebung.
Im Mittelpunkt stand die intelligente Integration bestehender Arbeitsabläufe. „Gemeinsam definierten wir im Projektteam, welche Daten automatisiert aus SAP übernommen und welche Informationen weiterhin bewusst durch die Fachabteilung geprüft werden sollten.
Heute entstehen Ausfuhranmeldungen auf Basis automatisch übertragener Stammdaten, Positionen, Zolltarifnummern und Gewichte. Die Fachabteilung konzentriert sich auf die fachliche Prüfung statt auf Dateneingabe“, sagt Martina Grünhagen, Manager Auftragsabwicklung bei SAT Anlagentechnik.
Eine bemerkenswert reibungslose Umsetzung
Obwohl das Projekt für alle Beteiligten technologisches Neuland war, verlief die Umsetzung bemerkenswert reibungslos. „Tatsächlich kann ich gar nicht viel zu der Implementierung sagen, weil sie wirklich sehr, sehr gut lief“, erinnert sich Michael Henkes, SAP Senior Consultant bei HPC. Die wenigen technischen Herausforderungen wurden schnell gelöst. Die Fachanwender*innen bemerkten von der eigentlichen Umstellung nur, dass die benötigten Daten plötzlich bereits automatisch eingetragen waren.
Ergebnis
„Heute arbeiten wir fast genauso wie zuvor. Nur eben deutlich effizienter“, bemerkt Martina Grünhagen. „Und die automatischen Compliance-Prüfungen sorgen für deutlich mehr Kontrolle und Sicherheit.“ Statt Daten mehrfach zu erfassen oder Informationen in Excel zusammenzuführen, werden die relevanten Exportdaten automatisch aus SAP übernommen. Identische Zolltarifnummern werden zusammengefasst, Gewichte automatisch berechnet und die Datengrundlage für die Ausfuhranmeldung steht unmittelbar zur Verfügung. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand um rund 50 Prozent. Gleichzeitig blieb die gewohnte Arbeitsumgebung erhalten, sodass weder umfangreiche Schulungen noch tiefgreifende Prozessänderungen erforderlich waren.
Ein weiterer, langfristiger Nutzen: „Durch die Integration bleibt SAT auf dem aktuellen Stand der SAP Cloud-Entwicklung und kann zukünftige Innovationen nutzen, ohne die Anbindung grundlegend überarbeiten zu müssen. Das Projekt zeigte eindrucksvoll, dass eine Cloud-Transformation nicht zwangsläufig mit zusätzlicher Komplexität verbunden ist, wenn bestehende Lösungen intelligent integriert werden“ sagt Stefan Ludwig, Projektverantwortlicher bei AEB.
Für Martina Grünhagen ist der große Implementierungserfolg ein Ansporn für noch mehr Zeit- und Kostenersparnis: „Mit unserem brasilianischen Standort und Mercosur ist für uns natürlich die Präferenzermittlung spannend. Und auch KI-gestützte Tarifierung wollen wir uns anschauen.“
„Die Daten werden jetzt automatisch aus SAP an AEB übertragen. Dadurch müssen wir deutlich weniger eingeben und kontrollieren.Für uns bedeutet das eine enorme Zeitersparnis und wir haben wieder mehr Kapazitäten für wichtigere Aufgaben.“
Martina Grünhagen, Managerin Auftragsabwicklung, SAT Anlagentechnik
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Über SAT Anlagentechnik
SAT Anlagentechnik, Teil der Sterling Group, entwickelt und produziert seit mehr als 50 Jahren kundenspezifische Befüll- und Testsysteme für die internationale Automobilindustrie. Mit Standorten in Europa, Nord- und Südamerika sowie Asien realisiert das Unternehmen weltweit individuelle Anlagenlösungen für flüssigkeitsführende Systeme.