AUTODOC beschleunigt die Zollabfertigung um 50 %

Für AUTODOC sind Zollformalitäten mehr als nur ein bürokratischer Akt. Sie sind ein entscheidender Bestandteil der Lieferkette, der dazu beiträgt, dass Kundenversprechen in einem schnelllebigen E-Commerce-Umfeld eingehalten werden können.

AUTODOC wurde 2008 von drei Autoliebhabern gegründet und hat sich seither zu einem führenden Online-Händler für Kfz-Ersatzteile entwickelt. Heute liefert das Unternehmen in 27 Länder und verwaltet ein Sortiment von 7,8 Millionen Artikeln. Drei wichtige Märkte – die Schweiz, Norwegen und Großbritannien – machen den täglichen Geschäftsbetrieb im Zollbereich noch komplexer.

„In der Vergangenheit betrachteten die Zollbehörden die Automobilindustrie aufgrund ihrer Komplexität als äußerst herausfordernd. Der Aufstieg des E-Commerce brachte jedoch eine ganze Reihe völlig neuer Herausforderungen im Zusammenhang mit der großen Anzahl an Paketen mit sich – und AUTODOC ist genau an der Schnittstelle zwischen beiden Bereichen tätig. Wir sind jeden Tag mit einer einzigartigen Kombination dieser beiden anspruchsvollen Welten konfrontiert“, sagt Selena Kuveljic, Head of Customs and Trade Compliance bei AUTODOC, um die Komplexität zu beschreiben, mit der AUTODOC bei seinen grenzüberschreitenden Geschäften konfrontiert ist.

Diese Komplexität ist der Grund dafür, dass der ursprünglich von AUTODOC genutzte, auf Zollagenten basierende Exportprozess den Anforderungen des Unternehmens hinsichtlich Geschwindigkeit, Datenqualität und Nachvollziehbarkeit nicht mehr gerecht wurde. Das Team benötigte vollständige Rückverfolgbarkeit und Nachprüfbarkeit auf MRN-Ebene, einen transparenten Sendungsstatus sowie einen Prozess, der große Mengen bewältigen kann: Eine einzelne Sendung umfasst zwischen 900 und 1.500 Pakete, was zu mehreren MRNs pro Sendung führt, wobei jede MRN aus 999 Einzelposten besteht.

AUTODOC beschloss, die Exportabwicklung in Polen zu zentralisieren und Ausfuhranmeldungen mithilfe von AEB zukünftig selbst einzureichen. Im Mittelpunkt des Projekts stand ein Lager, das Norwegen, Großbritannien und die Schweiz beliefert, wobei die Infrastruktur so flexibel gestaltet wurde, dass auch Exporte aus Polen oder Deutschland möglich sind.

AEB Customs Management bot AUTODOC die Grundlage, einen Exportprozess zu entwickeln, der sich an den eigenen betrieblichen Anforderungen orientiert und nicht an den Einschränkungen der Zollagenten. Das Team entwarf Vorlagen, lud Lademanifestdaten hoch und entwickelte einen Prozess, der die Anforderungen in den Bereichen Lager, Transport und Zoll erfüllt.

Das Projekt entwickelte sich zu einer funktionsübergreifenden Transformation. Zoll-, Transport-, Lieferketten- und andere Teams überprüften die internen Prozesse detailliert – von der Beschaffung und Preisgestaltung bis zur Kundenkommunikation und den Transportströmen.

„Wir haben in sechs Monaten das gelernt, was man in einem traditionellen Unternehmensumfeld in drei Jahren lernen würde“, sagt Selena Kuveljic.

Vor der Inbetriebnahme stellte AUTODOC die Konfiguration sogar der örtlichen polnischen Zollstelle vor. Die Resonanz war positiv und hat die Zusammenarbeit mit den Behörden gestärkt.