Case Study
Von sieben Insellösungen zu einer Zollplattform
Wie die fenaco-Gruppe ihre Importverzollung über 19 zollrelevante Tochtergesellschaften konsolidiert und schrittweise ins eigene Haus geholt hat.
19
zollrelevante Tochtergesellschaften plus Stammhaus migriert
90'000
Importverzollungen pro Jahr
1/3
der Verzollungen bereits intern
3 Mio. CHF
Einsparung pro Jahr als Ziel
Die Kosten für eine Importverzollung variierten je nach fenaco-Tochtergesellschaft zwischen 35 CHF und 160 CHF pro Verzollung. Erst der konzernweite Gesamtüberblick machte diese Unterschiede transparent. Heute wickeln die zollrelevanten Gesellschaften der fenaco-Gruppe ihre rund 90'000 Importverzollungen über eine zentrale Plattform von AEB ab und holen einen wachsenden Teil ins eigene Haus. Bereits im ersten Quartal 2026 senkte das die externen Verzollungskosten um 200'000 CHF.
Ausgangslage: eine fragmentierte Zolllandschaft
Die fenaco-Gruppe ist eine genossenschaftlich organisierte Unternehmensgruppe mit Geschäftsfeldern in Agrar, Lebensmittelindustrie, Energie und Detailhandel. Der Nettoumsatz liegt bei 7,2 Milliarden CHF. Sie umfasst zahlreiche Tochterfirmen, von denen 19 in die Importverzollung eingebunden sind. Genau diese 19 bildeten den Projektumfang. Den Anstoss gab die Erkenntnis, dass ein konzernweiter Gesamtüberblick zusätzliche Transparenz schaffen und wertvolle Optimierungsmöglichkeiten sowie Skaleneffekte nutzen würde. Welche Systeme sind im Einsatz, wie sind sie verknüpft, welche Schnittstellen bestehen? Um das zu klären, entwickelte das Projektteam einen Fragebogen und erhob bei jeder Gesellschaft vier Kennzahlen: das eingesetzte System, das Verzollungsvolumen pro Monat und Jahr, die Kosten pro externer Transaktion und den Automatisierungsgrad.
Die Auswertung machte das Ausmass der Fragmentierung sichtbar.
| Dimension | Situation vor dem Projekt |
|---|---|
| Systeme | 7 parallele Verzollungslösungen innerhalb der fenaco-Gruppe |
| Externe Abwicklung | Mehr als 35 externe Dienstleister |
| Prozesse | Durchgängig manuell, sowohl bei fenaco als auch extern |
| Archiv | Physisch, ausgedruckte Dokumente im grossen Archiv aufbewahrt |
| Datenfluss | Medienbrüche zwischen den Systemen |
| Lizenzen | Hohe Lizenz- und Wartungskosten |
| Kosten pro Verzollung | Zwischen 35 und 160 CHF |
Am deutlichsten zeigte sich das bei den Kosten. Was eine externe Importverzollung kostete, hing davon ab, welche Tochtergesellschaft sie in Auftrag gab.
Es gab eine grosse Diskrepanz bei den externen Verzollungen. Für eine Importverzollung hat eine Tochtergesellschaft 35 Franken bezahlt, eine andere bis zu 160.
Martin Scherz, Leiter Zoll und MWST, fenaco-Gruppe
Entscheidung und Umsetzung
Aus der Analyse zog fenaco eine klare Konsequenz. Gesucht war eine zentrale Plattform, die alle Gesellschaften sichtbar macht, die manuellen Prozesse automatisiert und sich direkt an das Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) anbinden lässt, damit die Steuerung im eigenen Haus bleibt. Diese Anforderungen erfüllte die durchgängige Lösung von AEB, die Import und Export in einem System zusammenführt und die Dokumentenerkennung mit KI unterstützt.
Entscheidend war das Tempo. Ein Unternehmen dieser Grösse auf einen Schlag umzustellen, hätte Widerstand erzeugt und das operative Risiko erhöht. fenaco begann deshalb klein: 2025 mit der Muttergesellschaft als Pilotfirma, dort mit einem einzelnen Bereich und fünf Lieferanten, die von der externen Verzollung ins gruppeneigene Verzollungsbüro wechselten. Nach dem erfolgreichen Piloten baute fenaco das interne Verzollungsbüro auf, migrierte erste Gesellschaften sowie weitere Lieferanten. Mit jedem migrierten Bereich wuchs die Akzeptanz, und weitere Gesellschaften meldeten Bedarf an. Aus dem vorsichtigen Pilot wurde ein Rollout, der sich selbst beschleunigte.
Wir sind heute so weit, dass ich täglich Anfragen aus den Tochtergesellschaften erhalte: Wann können wir endlich umstellen? Ich muss sie ein wenig trösten und darf die Leute im Verzollungsbüro nicht überfordern.
Martin Scherz, Leiter Zoll und MWST, fenaco-Gruppe
Resultate heute
Heute arbeiten alle 19 Tochtergesellschaften in der AEB-Zollplattform, die elektronischen Veranlagungsverfügungen laufen automatisiert ein und werden zentral gespeichert. Die rund 200 geschulten Mitarbeitenden arbeiten täglich im System, und die KI-Erkennung verbessert sich mit jedem Vorgang.
Gemeinsam mit AEB haben wir die KI-Lösung weiterentwickelt, so dass wir inzwischen eine Erkennungsquote von 85 Prozent messen können.
Martin Scherz, Leiter Zoll und MWST, fenaco-Gruppe
Zwei Kennzahlen zeigen, wie weit die Verlagerung gediehen ist. Das interne Verzollungsbüro von fenaco wickelt inzwischen rund ein Drittel aller Importverzollungen ab, und die Zahl der beauftragten externen Dienstleister sank um 40 Prozent.
Je mehr Verzollungen intern laufen, desto grösser der finanzielle Hebel. Die Beträge in der Tabelle beziehen sich allein auf die eingesparten externen Verzollungskosten. Die Kosten für Automatisierung und Implementierung sind darin nicht gegengerechnet, und zusätzliche Effizienzgewinne aus der Automatisierung sind ebenfalls nicht enthalten.
| Meilenstein | Anteil interner Abwicklung | Jährliche Einsparung | Status |
|---|---|---|---|
| Q1 2026 | 14 % | 200'000 CHF | erreicht |
| Ende 2026 | 40 % | 600'000 CHF | geplant |
| In 3-4 Jahren | 100 % | 3 Mio. CHF | Ziel |
Über die Kostenseite hinaus verbesserte sich die Datenqualität. Die Zollbewilligungen aller Tochtergesellschaften liegen heute zentral vor. Bei jeder Verzollung sind sie sofort greifbar, eine einzige Prüfung genügt, und der Vorgang läuft ohne Unterbruch durch. Über das ZAZ-Konto jeder Partei fliessen die Veranlagungsverfügungen automatisiert ein, und der Zollansatz lässt sich zeitnah prüfen.
Was noch geplant ist: Roadmap 2026+
fenaco entwickelt die Lösung in mehrere Richtungen weiter.
| Zeitraum | Vorhaben |
|---|---|
| Q3 2026 | Smart Border: Proof of Concept für LKW-Erkennung und automatische Zuordnung, begleitet durch die österreichische Tochtergesellschaft |
| Q4 2026 | Ausbau des automatisierten Lieferanten-Onboardings |
| 2027 | Erweiterung des KI-Moduls auf weitere Dokumententypen und Echtzeit-Reaktion auf regulatorische Änderungen der EU |
Was sich aus dem fenaco-Projekt lernen lässt
Digitalisierung ist eine Daueraufgabe. Sechs Faktoren haben das bisherige Ergebnis von fenaco getragen:
- Durchgängigkeit: Eine Plattform ersetzt sieben Insellösungen und schafft erstmals einen Gesamtüberblick.
- Schrittweises Vorgehen: Mit wenigen Piloten starten und den Kreis erweitern. Das stärkt die Akzeptanz.
- Frühe KI-Integration: Die Lösung ging mit 85 Prozent Erkennung produktiv, ohne auf die vollständige Abdeckung zu warten.
- Interne Ressourcen: fenaco baute die Verzollung als eigene Kernkompetenz im Haus auf.
- Change Management: Die organisatorische Begleitung wog so schwer wie die Technik.
- Compliance: Die automatisierte, systemseitige Prüfung erhöht die Sicherheit über alle Verzollungen.
Mit der Umstellung auf Passar sollte ohnehin jedes importierende Unternehmen seine Zollprozesse neu analysieren. Wer dabei Potenzial für eine Internalisierung erkennt, sollte nach Martins Erfahrung nicht auf die perfekte Lösung warten.
Beginnt mit zwei, drei Lieferanten, wenn ihr die Ressourcen habt, und sammelt wertvolle Erfahrungen. Wartet nicht, bis ihr die 100-Prozent-Lösung habt. Beginnt mit der 85-Prozent-Lösung und macht es schrittweise.
Martin Scherz, Leiter Zoll und MWST, fenaco-Gruppe
Drei Fragen helfen, das eigene Potenzial einzuordnen:
- Haben Sie einen Gesamtüberblick über Ihre Zollprozesse?
- Kennen Sie Ihre Kosten pro externer Verzollung und pro Transaktion?
- Sind Ihre Prozesse digitalisiert und automatisiert?
Wenn Sie eine dieser Fragen nicht eindeutig beantworten können, lohnt sich ein genauerer Blick auf Ihre Verzollungskosten. Mit dem AEB Einsparungskalkulator erhalten Sie in wenigen Schritten einen ersten Anhaltspunkt für Ihr Potenzial.