License Management: Houd al uw exportvergunningen in de gaten

License Management stelt u in staat om zoveel vergunningen te definiëren als u wilt. Het gebruik is dus niet beperkt tot bepaalde landen of jurisdicties. De vergunningen voor Duitsland (EAG, SAG, HAG) en het Verenigd Koninkrijk (SIEL, OIEL, OGEL), plus US-EAR en US-ITAR (DSP’s en overeenkomsten) zijn voorgedefiniëerd.

Op dit moment is alleen een integratie met het Duitse ELAN-K2 beschikbaar. Enkele vergunningverlenende autoriteiten in andere landen hebben plannen voor een interface die vergunningaanvragen accepteert via een application programming interface (API). Dat maakt het mogelijk om aanvragen te versturen naar overheden die bijvoorbeeld een webservice gebruiken. Maar doorgaans bieden overheidsinstanties alleen een digitaal platform waar u handmatig de aanvragen kunt invoeren zonder de optie om data van uw eigen systemen in te lezen.

Neem contact met ons op als u wilt integreren met een platform dat een API aanbiedt voor het indienen van aanvragen.

Op dit moment ondersteunen we een halfjaarlijkse rapportage aan BAFA in Duitsland en BIS/ECO in het Verenigd Koninkrijk. Neem contact met ons op als u wilt dat wij rapportages sturen naar andere landen of autoriteiten.

Export Controls controleert uw transacties (orders, zendingen, etc.) op alle restricties: meldplichten, vergunningsplichten, embargo’s. Kortom: elk mogelijk verbod op een zending. Als een kritische transactie wordt ontdekt, wordt de transactie direct geblokkeerd in het SAP^®-systeem (waar dat wordt toegepast). Vervolgens gaat de software in License Management onmiddellijk op zoek naar een vergunning die kan worden gebruikt om de transactie goed te keuren. De vergunningen die van toepassing zijn, worden als suggestie weergegeven of automatisch toegekend, afhankelijk van uw instellingen. Als License Management een vergunning toekent, wordt de blokkade op de transactie in Export Controls opgeheven, waarna het proces kan worden voortgezet.

Als geen vergunning is gevonden die van toepassing is, kan License Management een aanvraag genereren op basis van de gecontroleerde transactiedata. Het is dus niet nodig om handelspartners en goederen handmatig in te voeren.

Ja. Alle producten in de Compliance & Risk Management-suite (Compliance Screening, Export Controls, License Management) kunnen separaat worden gekocht en gebruikt. Wanneer License Management wordt gecombineerd met Export Controls en wordt geïntegreerd in SAP^® met de AEB-plug-in, worden alle processen perfect gesynchroniseerd. Dat zorgt voor een soepel proces met minder handmatig invoerwerk. Export Controls van AEB maakt het daarnaast eenvoudiger om uit het enorme aantal transacties die enkele problematische transacties te filteren.

Maar als u in staat bent om zelf eenvoudig de vergunningplichtige transacties te identificeren, is License Management ook zonder Export Controls van waarde. We hebben klanten die License Management gebruiken als centraal platform voor de opslag en monitoring van TAA’s (US-ITAR Technical Assistant Agreements).

De controle van een transacties door Export Controls en de daaropvolgende goedkeuring op basis van een vergunning in License Management worden vastgelegd samen met een verklaring voor de toestemming. Dit verschaft u een gedegen audit trail in het geval auditors of douaneautoriteiten de betreffende documenten willen inzien.

Hoe lang deze informatie en de vergunningen in de software bewaard blijven, hangt af van verschillende factoren. Als u License Management on premise draait – dus op uw eigen servers – bepaalt u zelf hoe lang de data bewaard blijven. De enige beperking is wellicht de hoeveelheid data, die op termijn de prestaties van de database kan ondermijnen. Dat is waarom we meteen bij de start van de implementatie zouden moeten overleggen over de behoefte aan een archiveringsoplossing. Als u License Management gebruikt via de AEB Cloud – waarbij de software dus draait in het AEB-datacenter – blijven de data behouden voor een overeengekomen periode.