Het rechtmatig toepassingen van vergunningen is een belangrijk onderdeel van exportcontrole. Maar het handmatig beheren van alle vergunningen levert veel werk op en nodigt uit tot het maken van fouten. Met License Management van AEB beheert u al uw vergunningen digitaal – voor meer efficiëntie en grotere veiligheid. License Management adviseert u bij het toepassen van vergunningen, geeft suggesties voor het gebruik van de juiste vergunning bij een transactie, houdt het aantal transacties per vergunning bij en rapporteert naar de betreffende autoriteiten. Speel op zeker en kies voor een betrouwbare exportcontrole.
License Management van AEB blijft niet beperkt tot de standaard exportvergunningen van een paar landen. License Management groeit met uw bedrijf en stelt u in staat om zelf de typen vergunningen te definiëren die u nodig heeft voor de landen en sectoren waarin u opereert.
Uw vergunningen worden centraal beheert, zodat iedereen binnen het bedrijf – waar ze zich ook bevinden – toegang heeft tot alle beschikbare vergunningen in elk land en de randvoorwaarden voor het toepassen.
Voor veel compliance officers is het al een grote uitdaging om alle exportzendingen te filteren en de kritische zendingen eruit te halen. Maar deze taak is niet meer te doen als u aanvragen voor vergunningen moet indienen bij de nationale autoriteiten, die vergunningen moet toewijzen aan de zendingen en het gebruik ervan moet bijhouden. Bovendien moet in sommige gevallen regelmatig aan de betreffende autoriteiten worden gerapporteerd over het gebruik van de vergunningen.
License Management van AEB helpt een handje. De software geeft suggesties voor het gebruik van de juiste vergunningen en kan zelfs automatisch vergunningen toewijzen. Daarmee bent u niet alleen in staat om de wet- en regelgeving eenvoudiger na te leven, maar u bespaart ook kostbare tijd. Uw klanten krijgen hun zendingen sneller.
Het gebruik van vergunningen wordt bijgehouden, zodat u niet bang hoeft te zijn voor een overmatig gebruik.
License Management registreert elk gebruik van een vergunning, inclusief de reden voor het gebruik en de bijbehorende documenten na goedkeuring van een transactie. Dat maakt het mogelijk om zelfs jaren later snel en volledig de juiste documenten te vinden en aan te tonen dat uw aan uw verplichtingen hebt voldaan. En u bent in staat om een volledige audit trail te produceren als daarom wordt gevraagd.
License Management beheert uw vergunningen, controleert wanneer ze verlopen en of de maximaal toegestane aantallen of waardes snel worden bereikt. Daarnaast controleert de software of bij het gebruik aan alle randvoorwaarden is voldaan. Via e-mail alerts blijft u op de hoogte, zodat u op tijd een aanvraag voor verlenging van een vergunning kunt indienen en kunt controleren of aan alle verplichtingen wordt voldaan – voordat het te laat is.
Niet alle autoriteiten
vereisen dat u het gebruik van vergunningen rapporteert. En als autoriteiten
dat wel vereisen, is dat vaak alleen maar voor bepaalde vergunningen. De
vereiste inhoud, indeling en frequentie van deze rapportages verschillen van
land tot land. Met License Management registreert en archiveert u het gebruik
van alle vergunningen, waarmee u automatisch de data verzameld die nodig is
voor periodieke rapportage aan de autoriteiten.
Genereer met één klik de juiste rappportages voor BAFA in Duitsland en
BIS/ECO in het Verenigd Koninkrijk
Om naleving van
wet- en regelgeving te garanderen is het belangrijk dat elke order of zending
direct kan worden geblokkeerd als een vergunning is vereist. License Management
biedt een API voor integratie in uw ERP-systeem. Daarmee kunt u direct vanuit
uw ERP-systeem transacties goedkeuren en blokkades opheffen.
Voor SAP® bieden
we deze integratie in de vorm van een plug-in. Hiermee ontlast u
uw bestaande IT-afdeling, zodat u snel en eenvoudig over een goed
controleproces in uw eigen SAP®-omgeving kunt beschikken. Met AEB-software zijn
uw internationale handelsprocessen ook klaar voor S/4HANA®. Maar License
Management werkt eveneens goed in combinatie met andere ERP-systemen. Veel
klanten kiezen voor integratie om handmatige werkzaamheden te voorkomen en hun
exportzendingen te controleren vanuit het systeem waarmee hun medewerkers al de
hele dag werken.
25 nieuw toegevoegde vergunningen/jaar
EUR 93,76 per extra vergunning
* Prijs op aanvraag
100 nieuw toegevoegde vergunningen/jaar
EUR 79,34 per extra vergunning
* Prijs op aanvraag
600 nieuw toegevoegde vergunningen/jaar
EUR 40,96 per extra vergunning
License Management stelt u in staat om zoveel vergunningen te definiëren als u wilt. Het gebruik is dus niet beperkt tot bepaalde landen of jurisdicties. De vergunningen voor Duitsland (EAG, SAG, HAG) en het Verenigd Koninkrijk (SIEL, OIEL, OGEL), plus US-EAR en US-ITAR (DSP’s en overeenkomsten) zijn voorgedefiniëerd.
Op dit moment is alleen een integratie met het Duitse ELAN-K2 beschikbaar. Enkele vergunningverlenende autoriteiten in andere landen hebben plannen voor een interface die vergunningaanvragen accepteert via een application programming interface (API). Dat maakt het mogelijk om aanvragen te versturen naar overheden die bijvoorbeeld een webservice gebruiken. Maar doorgaans bieden overheidsinstanties alleen een digitaal platform waar u handmatig de aanvragen kunt invoeren zonder de optie om data van uw eigen systemen in te lezen.
Neem contact met ons op als u wilt integreren met een platform dat een API aanbiedt voor het indienen van aanvragen.
Op dit moment ondersteunen we een halfjaarlijkse rapportage aan BAFA in Duitsland en BIS/ECO in het Verenigd Koninkrijk. Neem contact met ons op als u wilt dat wij rapportages sturen naar andere landen of autoriteiten.
Export Controls controleert uw transacties (orders, zendingen, etc.) op alle restricties: meldplichten, vergunningsplichten, embargo’s. Kortom: elk mogelijk verbod op een zending. Als een kritische transactie wordt ontdekt, wordt de transactie direct geblokkeerd in het SAP®-systeem (waar dat wordt toegepast). Vervolgens gaat de software in License Management onmiddellijk op zoek naar een vergunning die kan worden gebruikt om de transactie goed te keuren. De vergunningen die van toepassing zijn, worden als suggestie weergegeven of automatisch toegekend, afhankelijk van uw instellingen. Als License Management een vergunning toekent, wordt de blokkade op de transactie in Export Controls opgeheven, waarna het proces kan worden voortgezet.
Als geen vergunning is gevonden die van toepassing is, kan License Management een aanvraag genereren op basis van de gecontroleerde transactiedata. Het is dus niet nodig om handelspartners en goederen handmatig in te voeren.
Ja. Alle producten in de Compliance & Risk Management-suite (Compliance Screening, Export Controls, License Management) kunnen separaat worden gekocht en gebruikt. Wanneer License Management wordt gecombineerd met Export Controls en wordt geïntegreerd in SAP® met de AEB-plug-in, worden alle processen perfect gesynchroniseerd. Dat zorgt voor een soepel proces met minder handmatig invoerwerk. Export Controls van AEB maakt het daarnaast eenvoudiger om uit het enorme aantal transacties die enkele problematische transacties te filteren.
Maar als u in staat bent om zelf eenvoudig de vergunningplichtige transacties te identificeren, is License Management ook zonder Export Controls van waarde. We hebben klanten die License Management gebruiken als centraal platform voor de opslag en monitoring van TAA’s (US-ITAR Technical Assistant Agreements).
De controle van een transacties door Export Controls en de daaropvolgende goedkeuring op basis van een vergunning in License Management worden vastgelegd samen met een verklaring voor de toestemming. Dit verschaft u een gedegen audit trail in het geval auditors of douaneautoriteiten de betreffende documenten willen inzien.
Hoe lang deze informatie en de vergunningen in de software bewaard blijven, hangt af van verschillende factoren. Als u License Management on premise draait – dus op uw eigen servers – bepaalt u zelf hoe lang de data bewaard blijven. De enige beperking is wellicht de hoeveelheid data, die op termijn de prestaties van de database kan ondermijnen. Dat is waarom we meteen bij de start van de implementatie zouden moeten overleggen over de behoefte aan een archiveringsoplossing. Als u License Management gebruikt via de AEB Cloud – waarbij de software dus draait in het AEB-datacenter – blijven de data behouden voor een overeengekomen periode.
Sales Manager
“Correct toewijzen van vergunningen en alles documenteren: dat is waarom het draait bij het beheer van vergunningen. Wij hebben License Management ontwikkeld om u te helpen bij deze taken.”