Exportcontrole

Het rendement van geautomatiseerde exportcontroles

In deze wispelturige en onvoorspelbare tijden is naleving van exportcontroles belangrijker dan ooit. Een goed exportcontrole-programma zonder software-ondersteuning is echter nagenoeg onmogelijk. Hoe moet die software eruitzien? En verdient u de investering daarin terug?

Mark Brannan 11.10.2018

In de hedendaagse wereldwijde en competitieve markten ligt de focus vooral op het vergroten van de productiviteit, reduceren van kosten, ontwikkelen van innovatieve producten en aantrekken van nieuwe klanten.

Voor velen lijkt het alsof de naleving van exportcontroleprocedures niet inherent waarde toevoegt aan een product of dienst – reden waarom het veelal als een last wordt beschouwd. Naleving van de geldende wet- en regelgeving kan immers niet worden gezien als een activiteit die leidt tot een grotere omzet.

Maar aan de andere kant: bedrijven die niet erin slagen om effectieve exportcontrole-programma’s te implementeren, brengen hun operatie en hun reputatie in gevaar. Alleen daarom al is het zinvol om te investeren in exportcontroles. Maar exportcontroles leveren nog meer voordeel op. Bedrijven die deze processen automatiseren, profiteren van een grotere efficiëntie, lagere kosten en – niet onbelangrijk – nog betere naleving van de regelgeving.

Maak van het nadeel uw voordeel

Elk compliance-programma moet vandaag de dag zijn voorbereid op veranderingen in politiek, wetgeving, technologie en andere domeinen. Het programma moet robuust, maar tegelijkertijd ook flexibel zijn om snel te kunnen inspelen op de onzekerheid en onvoorspelbaarheid in de markt.

‘Expecting the unexpected’

In 2016 beloofde Donald Trump een onvoorspelbare buitenlandse politiek als hij zou worden verkozen tot president van de Verenigde Staten. “We moeten als land onvoorspelbaarder worden”, zei hij. “Wij zijn totaal voorspelbaar.” Dit jaar is zijn belofte volledig uitgekomen.

Een onvoorspelbare buitenlandse politiek betekent onvermijdelijk dat de exportcontrole-regelgeving meer onderhevig is aan veranderingen. Bovendien wordt de taak van de mensen die actief zijn op dat terrein een stuk moelijker. Houd daarom het nieuws op het gebied van buitenlandse politiek goed in de gaten.

Elke veranderingen in de wereldwijde veiligheid heeft direct invloed op de financiële sancties en exportcontroles. En daarmee ook op de internationale supply chains en op de bedrijfsstrategie met betrekking tot bepaalde markten.

Russische sancties

De wispelturigheid rondom de Russische sancties heeft een grote impact gehad op compliance van bedrijven in de laatste jaren. Met name de wet- en regelgeving van de Amerikaanse overheid kan tot grote uitdagingen voor niet-Amerikaanse bedrijven leiden.
Niet-Amerikaanse bedrijven kunnen strafmaatregelen tegemoetzien als ze bewust de secundaire sancties tegen Rusland schenden die voortvloeien uit de Countering America’s Adversaries Through Sanctions Act (CAATSA) van de Amerikaanse overheid.
Bedrijven moeten waakzaam zijn als het gaat om naleving van alle sancties die van toepassing zijn, of nu gaat om nationale, Europese of Amerikaanse sancties. Het is zaak om het beleid en de procedures omtrent naleving van exportcontroles af te stemmen op de meest recente wet- en regelgeving zonder de handelsactiviteiten te belemmeren.

Welke factoren zorgen nu voor een effectief exportcontrole-programma?

Commitment van de top

Naleving van de wet- en regelgeving moet onderdeel van de bedrijfscultuur zijn. Dat is alleen het geval als het topmanagement zichtbaar commitment toont.


Training en bewustwording

Om de bedrijfscultuur met betrekking tot de naleving van wet- en regelgeving verder te versterken, is regelmatige training van medewerkers van eminent belang. Training zorgt ervoor dat alle teams zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheden.

Screening

Om er zeker van te zijn dat geen handel plaatsvindt met personen of instanties die op één van de sanctielijsten staan, moet continue screening op alle openbare, van toepassing zijnde lijsten onderdeel zijn van het compliance-programma.

Vastlegging

Ter ondersteuning van audits en vrijwillige openbaarmakingen moeten de vastgelegde uitkomsten van screeningsprocessen eenvoudig en efficiënt toegankelijk zijn.

Uitgeschreven procedures

Het is essentieel om de bedrijfsprocedures te formuleren, documenteren en communiceren.

Self-audit

Voor het continue onderhoud van het compliance-programma en verkleining van de kans dat schendingen tijdens een externe audit aan het licht komen, moeten bedrijven zelf met grote regelmaat interne audits uitvoeren.

Kansbeheer

Compliance-programma’s moeten zijn ingesteld op veranderingen in politiek, wetgeving, technologie, etc. De programma’s moeten robuust, maar flexibel genoeg zijn om in te spelen op de onzekerheid en onvoorspelbaarheid in de markt.

Automatisering met software

Softwaresystemen zijn een zeer kosteneffectieve manier om exportcontroles veilig en betrouwbaar uit te voeren zonder de bedrijfsprocessen te vertragen.

De voordelen van automatisering

Gezien de omvang, complexiteit en veelvuldige veranderingen in de exportcontroleregelgeving over de hele wereld, is het nagenoeg onmogelijk om een succesvol programma te implementeren zonder IT-ondersteuning. Software verkleint de afhankelijkheid van handmatige processen en biedt daardoor ondersteuning voor:

  • Verlaging van de kosten
  • Verbetering van de efficiëntie
  • Reductie van het aantal fouten
  • Standaardisatie van procedures
  • Verbeterde naleving van de regelgeving
  • Verbeterde registratie en beschikbaarheid van informatie voor auditors.

De beste systemen stellen u in staat om aan alle relevante wet- en regelgeving te voldoen, de risico’s in de supply chain te minimaliseren, de efficiëntie te vergroten en de hoogste mate van zorgvuldigheid te demonstreren richting de autoriteiten.

Onderdelen van exportcontrolesoftware

Integratie met ERP systemen

Exportcontrole-programma’s moeten onderdeel van de standaard bedrijfsprocessen en geen separate activiteit zijn. Met software kunnen de transacties real-time en volledig automatisch worden gecontroleerd op exportvergunningen, sanctielijsten en meer, direct vanuit uw ERP-systeem.

Screening op sanctielijsten

Handmatig screening van de namen en adressen van alle handelspartners op de sanctielijsten van de Verenigde Naties, Europese Unie, Verenigde Staten en andere autoriteiten is niet handig. Software kan dit proces real-time of in batchgewijs automatiseren.

Productclassificatie

De vorm van automatisering die op veel processen in de internationale handel en logistiek wordt toegepast, is nu ook beschikbaar voor ondersteuning van de classificatie van goederen. De software ondersteunt de correcte identificatie van de juiste goederencodes en van goederen voor tweeërlei gebruik.

Vaststelling van licenties

Software helpt u om de belangrijkste vragen over uw zendingen te beantwoorden: gelden er embargo’s voor het land waarnaar ik wil verzenden? Heb ik een vergunning nodig om deze goederen te verzenden? De software moet ook goederen blokkeren als de vergunning nog niet binnen is.

Updates via data-service

Met geautomatiseerde updates van de cruciale data bent u ervan verzekerd dat u altijd de meest actuele sanctielijsten en exportcontroleregelgeving hanteert.

Beheer van vergunningen

Ontdek automatisch welke vergunningen op de zending van toepassing zouden kunnen zijn. Genereer een complete audit trail met daarin de informatie welke vergunningen voor welke zendingen zijn toegepast. Houd het aantal of de waarde van de transacties per vergunning bij.

Return on investment

Implementeren van een effectief exportcontrole-programma dat robuust genoeg is voor de uitdagingen van vandaag de dag en flexibel genoeg is om aan toekomstige vereisten te voldoen, is van het grootste belang voor uw bedrijf. U kunt daarmee uw operatie en uw reputatie beschermen. Maar daarvoor zijn wel investeringen nodig.

De terugverdientijd daarvan is lastig te berekenen. Een robuust compliance-programma is misschien beter te vergelijken met een goede verzekering. Geen enkel zichzelf respecterend bedrijf handelt zonder een aansprakelijkheidsverzekering, eigendomsverzekering en voertuigverzekering. Op dezelfde manier zou en dergelijk bedrijf niet mogen handelen zonder de naleving van de exportcontroleregelgeving te borgen in de bedrijfsprocessen. Daarvoor bestaan vier goede redenen.

Bescherming van de merknaam

Bedrijven spenderen grote hoeveelheden geld, tijd en middelen aan de ontwikkeling van hun merk. Integriteit, betrouwbaarheid en transparantie vormen de basis van een sterk merk. Maar helaas is het erg gemakkelijk om een goede merknaam in korte tijd te grabbel te gooien als niet de juiste maatregelen worden genomen.

Voorkoming van boetes

Voorkomen is beter dan genezen. Strafrechtelijke boetes, administratieve boetes en de kosten die gemoeid zijn met de verdediging tegen de handhavende autoriteiten kunnen een grote impact hebben op de bedrijfsresultaten. Een effectieve exportcontrole-programma is de beste oplossing voor het vermijden van dergelijke strafmaatregelen.

Strafvermindering

Het is veel beter om potentiële problemen en schendingen van wet- en regelgeving te ontdekken voordat de handhavende autoriteiten dat doen. Als iets fout gaat, kan uw bedrijf dat vrijwillig openbaar maken. Dat leidt doorgaans tot een officiële waarschuwing of een aanzienlijke verlaging van de boetes.

Aandeelhouderswaarde

Schade aan het merk en grote geldelijke boetes kunnen direct impact hebben op de aandeelhouderswaarde van het bedrijf. Een effectief compliance-programma dat dergelijke financiële nadelen voorkomt, is dus erg wenselijk.

Over de auteur
Mark Brannan
Mark Brannan, Director of International Business Development, has been with AEB since 2000. His analyses examine the theme of export controls with a special focus on US legislation and the latest relevant market news.

Similar content

Deze website maakt gebruik van cookies. Door de website te gebruiken, stemt u in met het gebruik van cookies  Informatie over gegevensbescherming.