Wat gaat uw Data Protection Officer precies doen?
AVG

Wat gaat uw Data Protection Officer precies doen?

Vanaf 25 mei moeten bedrijven die op grote schaal structureel en periodiek persoonsgegevens verwerken een Data Protection Officer hebben. Maar wat gaat die nieuwe functionaris doen?

Belangrijk blijft dat gegevensbescherming op de agenda van het management staat. De AVG maakt duidelijk dat de Data Protection Officer de opdracht heeft om te adviseren, ondersteunen en controleren. Hij is echter niet degene die bijvoorbeeld de interne organisatie opzet, de procedures onderhoudt of de risico’s analyseert. Dat is een wijdverbreid misverstand. Daarom is het ook zo belangrijk om duidelijkheid te scheppen over de interne organisatie, de taken en verantwoordelijkheden correct te beleggen en adequate procedures te formuleren.

Met andere woorden: gegevensbescherming moet in de bedrijfsvoering geborgd zijn. Dat is niet alleen belangrijk vanwege de wettelijke verplichting om functies te scheiden, maar heeft ook praktische redenen. De Data Protection Officer kan onmogelijk weten waar overal binnen de organisatie nieuwe databases met persoonsgegevens ontstaan. Hij kan onmogelijk de risico’s inschatten die het gebruik van die gegevens oplevert. Dat geldt in ieder geval voor grote, internationaal opererende bedrijven. Een duidelijke, heldere organisatiestructuur vergroot de slagkracht, juist in aanloop naar de inwerkingtreding van de AVG.

Opleiding is belangrijk

De nieuwe Data Protection Officer heeft een belangrijke taak om de nieuwe verordening te ontleden en op elk niveau gepaste maatregelen voor te stellen. Om in de organisatie de juiste condities voor naleving van de verordening te creëren, is bovendien training en opleiding noodzakelijk. Medewerkers hoeven de artikelen en paragrafen uit de AVG niet uit hun hoofd te leren. Ze moeten echter wel ervan doordrongen zijn dat zij een brengplicht hebben en dat de Data Protection Officer niet zelf binnen de organisatie op zoek moet gaan naar de vereiste informatie.

Wie wil starten met het verzamelen van persoonsgegevens – bijvoorbeeld op de HR-afdeling of binnen verkoop en marketing – moet zichzelf eerst de vraag stellen over het doel en de omvang daarvan. Hij moet zelf in een vroegtijdig stadium contact met de Data Protection Officer zoeken en om ondersteuning vragen. Hij kan dan helpen om de juiste maatregelen te nemen. In sommige gevallen kan de uitkomst ook zijn dat het verzamelen van persoonsgegevens wordt afgeraden. Bijvoorbeeld omdat veel onnodige gegevens worden verzameld of omdat ze conflicteren met andere verplichtingen.

Daarnaast moeten natuurlijk de consequenties van de nieuwe verordening voor het bedrijf geanalyseerd worden. Een adequaat projectmanagement met planning en met inachtneming van de prioriteiten en betrokken personen is raadzaam. Zaak is om het project op te pakken, de nieuwe verordening serieus te nemen en het positieve aspect van de gegevensbescherming te omarmen. Het gaat om de bescherming van burgers en hun recht om zelf over hun data te beschikken.

AEB en gegevensbescherming

AEB verwerkt persoonsgegevens in opdracht van klanten. Volgens de wet is het de klant die de gegevens verzamelt, waarbij AEB is ingeschakeld voor de overeengekomen diensten. Daarom is de klant hoofzakelijk en in ieder geval deels verantwoordelijk voor gegevensbescherming en dient hij conform de AVG met AEB een contract voor de uitbestede activiteiten af te sluiten. Richard Groenendijk, algemeen directeur van AEB Nederland: “AEB is hierop voorbereid. Wij beschikken over standaardcontracten die voldoen aan de AVG en de toevoegingen rondom de privacywetgeving in Duitsland, waaronder AEB met het hoofdkantoor in Duitsland formeel valt. Wie meer informatie wil, kan daarover contact opnemen.”

Negen tips voor implementatie van de AVG


Organiseer de gegevensbescherming: verdeel taken en verantwoordelijkheden, maak iemand verantwoordelijk in het topmanagement, zorg voor borging in de organisatie en voor training en opleiding.

Maak een takenlijst en blijf die onderhouden en updaten.

Stel standaardprocessen op, bijvoorbeeld voor het opstellen van procedures voor het verzamelen en verwerken van data. Daarin kunt u ook de vereiste risicoanalyse inbouwen. Dat scheelt aan het einde tijd.

Investeer in een geschikt internetportaal, waar u procedures, handleidingen en templates beschikbaar kunt stellen. En stel ter begeleiding een aantal mededelingen op voor de medewerkers, het liefst afgestemd op de afdeling of functie. Marketing heeft immers een ander opvatting over het belang van gegevensbescherming dan bijvoorbeeld de IT- of HR-afdeling. Wie daarmee rekening houdt, bespaart zich later veel moeite.

Actualiseer de bestaande procedures (= Register van verwerkingsactiviteiten conform Artikel 30 uit de AVG) of geef in ieder geval de aanzet daartoe. Overweeg om de nieuwe richtlijnen bij het inschatten van de risico’s meteen daarin mee te nemen.

Actualiseer de contracten met handelspartners over de verwerking van ordergegevens. Voor verschillende sectoren zijn modelovereenkomsten beschikbaar.

Actualiseer de privacyverklaring. Op de juiste plekken moet u in staat zijn op verzoek van betrokkenen de vereiste informatie te verstrekken. Let niet alleen op juridisch correcte bewoordingen, maar ook op helder en duidelijk taalgebruik die uw doelgroep begrijpt. Ook een onwetende internetsurfer moet uw boodschap begrijpen voor zover het zijn data betreft.

Toets uw internationale activiteiten. De verschillende nationale interpretaties van de GDPR kunnen bijvoorbeeld verdere inspanningen vereisen.

Documenteren, documenteren, documenteren… Wees ook op dit punt transparant. U vergroot daarmee uw kansen als autoriteiten komen controleren in hoeverre u aan de nieuwe wetgeving voldoet. De vraag of bepaalde persoonsgegevens noodzakelijk zijn, kunt u positief beantwoorden als u afstand doet van verouderde processen en data. U voldoet dan aan het ideaal van een organisatie die zo weinig mogelijk data verzamelt. Als u dat kunt bewijzen, maakt u goede kans.

3 misverstanden over gegevensbescherming

1. De Data Protection Officer is overal voor verantwoordelijk. Daarvoor is hij tenslotte aangesteld.

Hier geldt het principe van functiescheiding. Artikel 39 van de GDPR omschrijft in heldere bewoordingen de taken van de Data Protection Officer.

  • Informeren en adviseren van de directie
  • Controleren (op de naleving van de AVG)
  • Adviseren op aanvraag
  • Samenwerken met de autoriteiten

Veel zaken die in de praktijk als haalplicht van de Data Protection Officer worden beschouwd, worden in de wetgeving juist als brengplicht aangemerkt. Het topmanagement of de betrokken afdelingen moeten daarvoor zorgen. Zij dienen verantwoord met persoonsgegevens om te gaan.

2. Gegevensbescherming is alleen maar lastig.

Het kan kloppen dat gegevensbescherming niet nadrukkelijk bijdraagt aan de fun factor binnen het bedrijf. Maar de AVG beschermt personen. Dat betreft uw medewerkers, uw handelspartners, uw prospects, uw websitebezoekers en – niet in de laatste plaats – uzelf. Wie gegevensbescherming serieus neemt en goed voorbereid is, zal merken dat naleving van de nieuwe wetgeving juist een concurrentievoordeel kan zijn.

3. Ik moet de allernieuwste technologie inzetten.

Dat is niet per definitie het geval. De AVG noemt in Artikel 32 het begrip ‘stand der techniek’. Dat is volgens algemene opvattingen een milde omschrijving, die niet alleen duidt op moderne maar ook op bewezen oplossingen. De ‘stand der techniek’ is een criterium dat naast andere criteria als implementatiekosten en risico-analyse geldt.

De algemene geboden voor gegevensbescherming

Image 1
Image 1

Legitimiteit checken

Stemt de betrokkene toe – en wordt hij vooraf juist geïnformeerd? Is er een zakelijk doel dat duidelijk voorrang heeft boven de privacybelangen van de betrokkene? Is er geen ander manier om dat doel te bereiken? Zijn er contractuele of wettelijke verplichtingen? Als dat niet het geval is, wordt het lastig om geldige argumenten te benoemen. Aan deze voorwaarden moet ook intern worden voldaan, wanneer ook maar overwogen wordt persoonsgegevens vast te leggen.

Image 2
Image 2

Documentatie, verantwoording

Leg vast wat u doet en waarom u dat doet. Omschrijf de argumenten waarop uw beslissingen zijn gebaseerd. In de meeste gevallen zal de Data Protection Officer de wettelijke voorschriften kennen, maar ook relevante websites bieden soms uitkomst. Benut daarbij zo mogelijk ook de verder gebruikte documentatie. Leg ieders taken en verantwoordelijkheden vast.

Image 3
Image 3

Datasecurity

Om persoonsgegevens adequaat te kunnen beschermen zijn ook maatregelen op het gebied van datasecurity vereist. De maatregelen moeten waarborgen dat de data – rekening houdend met de stand der techniek – goed zijn beschermd. Als u gegevens verwerkt in opdracht van klanten, kunnen zij inzage in de maatregelen opeisen. Wie als dataverwerker veel klanten heeft, doet er goed om over relevante certificaten na te denken.

Image 4
Image 4

Doelgroep zijn de personen wiens gegevens verzameld, verwerkt en gebruikt worden

De betrokkenen hebben er belang bij dat hun data tegen misbruik zijn beschermd. Als gevolg van de AVG krijgen zij bepaalde rechten. Rechten op informatie over, op verandering van of zelfs verwijdering van data. Bedrijven hebben een informatieplicht richting de betrokken personen.

Image 5
Image 5

Dataminimalisatie in relatie tot gebruik

Persoonsgegevens mogen alleen worden verzameld en verwerkt als daarvoor een grondige reden bestaat en als daarvoor toestemming is gegeven. Voorkom dat u data verzameld die niet strikt noodzakelijk zijn, ook vanwege de daaraan gekoppelde inspanningen. De kans bestaat dat de controle daarop in handen wordt gelegd van de betrokken partijen zelf. Dit gebod is ook de aanleiding voor de volgende principes (Artikel 25 in de AVG):

  • Privacy-by-design (Gegevensbescherming door ontwerp)
  • Privacy-by-default (Gegevens bescherming door standaardinstellingen)