Wat gaat uw Data Protection Officer precies doen?

Belangrijk blijft dat gegevensbescherming op de agenda van het management staat. De AVG maakt duidelijk dat de Data Protection Officer de opdracht heeft om te adviseren, ondersteunen en controleren. Hij is echter niet degene die bijvoorbeeld de interne organisatie opzet, de procedures onderhoudt of de risico’s analyseert. Dat is een wijdverbreid misverstand. Daarom is het ook zo belangrijk om duidelijkheid te scheppen over de interne organisatie, de taken en verantwoordelijkheden correct te beleggen en adequate procedures te formuleren.

Met andere woorden: gegevensbescherming moet in de bedrijfsvoering geborgd zijn. Dat is niet alleen belangrijk vanwege de wettelijke verplichting om functies te scheiden, maar heeft ook praktische redenen. De Data Protection Officer kan onmogelijk weten waar overal binnen de organisatie nieuwe databases met persoonsgegevens ontstaan. Hij kan onmogelijk de risico’s inschatten die het gebruik van die gegevens oplevert. Dat geldt in ieder geval voor grote, internationaal opererende bedrijven. Een duidelijke, heldere organisatiestructuur vergroot de slagkracht, juist in aanloop naar de inwerkingtreding van de AVG.

Opleiding is belangrijk

De nieuwe Data Protection Officer heeft een belangrijke taak om de nieuwe verordening te ontleden en op elk niveau gepaste maatregelen voor te stellen. Om in de organisatie de juiste condities voor naleving van de verordening te creëren, is bovendien training en opleiding noodzakelijk. Medewerkers hoeven de artikelen en paragrafen uit de AVG niet uit hun hoofd te leren. Ze moeten echter wel ervan doordrongen zijn dat zij een brengplicht hebben en dat de Data Protection Officer niet zelf binnen de organisatie op zoek moet gaan naar de vereiste informatie.

Wie wil starten met het verzamelen van persoonsgegevens – bijvoorbeeld op de HR-afdeling of binnen verkoop en marketing – moet zichzelf eerst de vraag stellen over het doel en de omvang daarvan. Hij moet zelf in een vroegtijdig stadium contact met de Data Protection Officer zoeken en om ondersteuning vragen. Hij kan dan helpen om de juiste maatregelen te nemen. In sommige gevallen kan de uitkomst ook zijn dat het verzamelen van persoonsgegevens wordt afgeraden. Bijvoorbeeld omdat veel onnodige gegevens worden verzameld of omdat ze conflicteren met andere verplichtingen.

Daarnaast moeten natuurlijk de consequenties van de nieuwe verordening voor het bedrijf geanalyseerd worden. Een adequaat projectmanagement met planning en met inachtneming van de prioriteiten en betrokken personen is raadzaam. Zaak is om het project op te pakken, de nieuwe verordening serieus te nemen en het positieve aspect van de gegevensbescherming te omarmen. Het gaat om de bescherming van burgers en hun recht om zelf over hun data te beschikken.