Tosoh Europe levert chemische producten vanuit Nederland aan landen binnen en buiten de EU. Naleving van de wettelijke voorschriften op het gebied van exportcontrole is daarbij een belangrijk doel. Samen met AEB implementeerde het bedrijf een IT-oplossing die zowel rechtszekerheid als efficiëntie biedt.
In vrijwel geen enkele andere branche zijn de supply chains zo complex als in de chemische industrie. Dat heeft vele oorzaken: de productie- en toeleveringsnetwerken strekken zich uit over de hele wereld en de kwaliteits- en veiligheidseisen aan productie, transport en opslag zijn extreem hoog. Dan hebben we het nog niet gehad over het grote aantal wettelijke voorschriften waarop moet worden gelet. Denk aan de eisen aan gevaarlijke stoffen, maar ook aan exportcontroles.
Vanwege het internationale karakter van de supply chains, maar ook door de vele toepassingsmogelijkheden van chemicaliën dient de naleving van voorschriften en exportcontroles hoog op de agenda van het management te staan. Bij Tosoh Europe, gevestigd in Amsterdam, is dat het geval. “Compliance heeft bij Tosoh een hoge prioriteit. Wij hebben daarom een grote behoefte aan transparantie en visibility”, zegt Lars Droog, manager supply chain & general affairs bij Tosoh Europe.
Tosoh Europe BV is het dochterbedrijf van het Tosoh-concern, een wereldwijd opererende chemiereus met het hoofdkantoor in Japan. Tosoh heeft binnen de chemische industrie een breed productportfolio. De chemiereus produceert en verkoopt met 12.000 medewerkers basischemicaliën, maar ook speciale producten zoals materialen voor tandkronen en kunstheupen. “Je komt onze producten eigenlijk overal tegen”, zegt Droog.
Er bestaat een significant verschil tussen Tosoh Europe en het moederbedrijf. Terwijl het moederbedrijf een groot deel van de supply chain in eigen handen heeft, opereert Tosoh Europe met een grote mate van outsourcing. Dat is onder meer het geval op het gebied van douane, warehousing en transport. Op dit vlak werkt het bedrijf samen met dienstverleners. Met een relatief klein aantal medewerkers concentreert Tosoh zich op de kernactiviteiten en aansturing van de supply chain.
Tosoh produceert ook in Europa, onder andere in Griekenland, België en Nederland. Maar het merendeel van de producten die Tosoh Europe verkoopt, komen uit fabrieken buiten de EU. Die chemicaliën worden direct geleverd aan klanten of eerst in het Europese distributiecentrum van Tosoh in Nederland opgeslagen en daar op klantorder verpakt en uitgeleverd.
“Wij verkopen natuurlijk veel binnen de EU. Maar we hebben ook klanten in andere Europese landen zoals Rusland en in Afrika en het Midden-Oosten”, beschrijft supply chain manager Lars Droog het distributieproces.
De consequentie van het distributieproces is dat Tosoh Europe op het gebied van compliance verplichtingen heeft die verder gaan dan alleen de screening op personen en entiteiten die op de sanctielijsten van de EU staan. Bij leveringen aan landen buiten de EU dient Tosoh die ook op de goederen- en embargolijsten van de EU controleren. Voor chemicaliën die uit de Verenigde Staten zijn geïmporteerd, is bovendien het Amerikaanse exportrecht van kracht. Last but not least: als dochter van een Japans bedrijf checkt Tosoh ook de Japanse lijsten. “Ons doel is volledige rechtszekerheid”, benadrukt Droog.
Mede daarom is Tosoh Europe uiterst zorgvuldig te werk gegaan bij de selectie van een IT-oplossing voor exportcontrole en screening ten opzichte van sanctielijsten. Doel: automatisering van de omvangrijke controleprocessen en efficiënte integratie daarvan in de bedrijfsprocessen. Droog en zijn team zochten niet alleen een softwaresysteem met sterke controlealgoritmes, maar een totaaloplossing die ook de content – de actuele versies van de verschillende sanctielijsten – omvat. Een verdere eis: de compliance-software zou naadloos moeten worden geïntegreerd in het SAP®-systeem, dat Tosoh Europe in 2013 in gebruik heeft genomen.
Na een uitgebreid selectietraject koos Tosoh Europe uit meerdere overgebleven oplossingen voor Export Controls van AEB. Deze oplossing voldeed aan de technische eisen. Daarnaast kon AEB de gevraagde content leveren in de vorm van een dataservice, waarmee de lijsten doorlopend worden geactualiseerd. Een bijkomend voordeel van Export Controls: de oplossing is met een standaard plug-in eenvoudig in SAP® te integreren. Dat betekent dat de controleprocessen op de achtergrond worden uitgevoerd, terwijl de medewerkers in hun vertrouwde SAP®-omgeving werken. Ze hoeven niet steeds weer te schakelen tussen twee systemen.
Na de keuze voor Export Controls volgde een project van twee maanden, waarin naast de implementatie van de software ook de training van medewerkers en uitgebreide testen zijn opgepakt. Het bleek een goed idee te zijn om het gehele klantenbestand voor de geplande go-live in januari 2017 eenmalig te controleren op alle sanctielijsten. Dat maakt het mogelijk om eventuele positieve treffers buiten de dagelijkse operatie om in relatieve rust te onderzoeken en te verklaren.
Deze controle van het volledige klantenbestand wordt door Tosoh regelmatig herhaald. Daarnaast wordt tijdens de dagelijkse operatie elke order en elke levering gecontroleerd. Dat geldt voor de directe leveringen aan klanten vanuit de overzeese productievestigingen die binnen de verantwoordelijkheid van Tosoh Europe vallen, maar ook voor de leveringen vanuit de warehouses en productievestigingen in Europa.
De classificatie die nodig is voor een geautomatiseerde exportcontrole (zoals de Export Control Classification Numbers, ECCN) wordt per artikel aan de masterdata in het SAP®-systeem toegevoegd. Het controleproces wordt door het opslaan of aanpassen van een order in het SAP®-systeem getriggerd. Omdat de controleprocessen op de achtergrond lopen, merken de betrokken medewerkers daar normaal gesproken niets van.
“Voor ons was het belangrijk dat de efficiëntie van onze processen niet lijdt onder de exportcontroles. Dat is tot nu toe zeker niet het geval”, zegt Droog. Het proces wordt alleen onderbroken als de wet- en regelgeving dat voorschrijft, namelijk als een bepaalde transactie volgens de exportcontrole-wetgeving een speciale aanpak of controle vereist.
Als zich een dergelijke ‘treffer’ voordoet, worden de mensen die verantwoordelijk zijn voor exportcontrole via e-mail geïnformeerd. Zij controleren vervolgens op basis van hun expertise of er daadwerkelijk sprake is van een verbod, of er bij de autoriteiten een vergunning moet worden aangevraagd of dat sprake is van een ‘vals alarm’. Totdat daarover duidelijkheid bestaat en de verantwoordelijke medewerker de transactie vrijgeeft, wordt die door het systeem geblokkeerd.
“Wij zijn met deze oplossing, maar ook met de ondersteuning van AEB tijdens en na afloop van het project zeer tevreden. Wij hebben nu volledige transparantie wat betreft de zakelijke transacties die onder de exportcontrole-wetgeving vallen. En wij kunnen dat met hulp van het systeem ook nog eens documenteren”, luidt de positieve conclusie van Lars Droog.
