Gecentraliseerde douaneafhandeling is een van de vereenvoudigingen die de DWU mogelijk maakt en bedrijven in staat stelt om hun financiële administratie, logistiek en distributie te integreren en centraliseren.
Kent u Portmade? Dat is een douaneagent uit Rotterdam. Hoewel het bedrijf uit echte douane-experts bestaat, zijn ze veel meer dan alleen een agent: ze beschikken over een uitgebreid portfolio van logistieke diensten rondom het wereldwijde transport van goederen. Waarom is dat interessant? Omdat Portmade op 20april 2017 een historische mijlpaal heeft bereikt: het bedrijf ontving een vergunning voor ‘gecentraliseerde douaneafhandeling’. Ze zijn hiermee de allereerste in de Europese Unie sinds Douanewetboek van de Unie (DWU) – de opvolger van het Communautair Douane Wetboek - in mei 2016 in werking is getreden.
Een CC-vergunning biedt de mogelijkheid om douaneaangiftes elektronisch naar lokale douaneautoriteiten te sturen - zelfs als de goederen zich bevinden op het grondgebied van een andere douaneautoriteit in de EU. Dat biedt aanzienlijke voordelen: lagere administratie- en transactiekosten en vereenvoudiging en versnelling van processen. Met deze historische stap kan Portmade nu betere diensten aan haar klanten leveren. De verwachting is dan ook dat het aantal aanvragen van bedrijven voor een CC-vergunning zal toenemen.
Natuurlijk hebben niet alleen douaneagenten baat bij een CC-vergunning. Verladers kunnen - en moeten - eveneens profiteren. Veel verladers werken bijvoorbeeld in elk land met verschillende douanesoftware. Of ze hebben hun douaneprocessen uitbesteed aan agenten, die hun eigen systemen gebruiken zonder enige vorm van integratie. Dat leidt tot een gefragmenteerd IT-landschap, wat gepaard gaat met hoge kosten. Eén enkel slim en krachtig IT-systeem biedt in dat geval voordelen. Een systeem dat de standaard import en exportprocessen en zaken zoals NCTS en douane-entrepots ondersteunt. Een systeem dat bovendien de douaneprocedures in verschillende landen kan afhandelen conform de lokale regels en richtlijnen.
Ook als u kiest voor uitbesteding, dient het systeem geïntegreerd te zijn met die van de douaneagenten. Zonder systeemintegratie kan uitbesteding resulteren in meer werk en meer fouten dan noodzakelijk. Denk alleen al aan de documenten die per email naar de agent worden verstuurd, die ze vervolgens manueel invoert. Deze kostbare en foutgevoelige stap kan worden geëlimineerd door agenten te koppelen aan een douaneplatform dat meerdere landen ondersteunt. Met een dergelijke integratie kunt u de processen versnellen, terwijl alle douanedocumenten centraal worden gearchiveerd. Daarmee vergroot u ook de transparantie voor uw eigen management en voor de douane inspecteurs.
