Kent u Portmade? Dat is een douaneagent uit Rotterdam. Hoewel het bedrijf uit echte douane-experts bestaat, zijn ze veel meer dan alleen een agent: ze beschikken over een uitgebreid portfolio van logistieke diensten rondom het wereldwijde transport van goederen. Waarom is dat interessant? Omdat Portmade op 20april 2017 een historische mijlpaal heeft bereikt: het bedrijf ontving een vergunning voor ‘gecentraliseerde douaneafhandeling’. Ze zijn hiermee de allereerste in de Europese Unie sinds Douanewetboek van de Unie (DWU) – de opvolger van het Communautair Douane Wetboek - in mei 2016 in werking is getreden.
Een
CC-vergunning biedt de mogelijkheid om douaneaangiftes elektronisch naar lokale
douaneautoriteiten te sturen - zelfs als de goederen zich bevinden op het
grondgebied van een andere douaneautoriteit in de EU. Dat biedt aanzienlijke
voordelen: lagere administratie- en transactiekosten en vereenvoudiging en
versnelling van processen. Met deze historische stap kan Portmade nu betere diensten aan haar klanten leveren. De verwachting is dan ook dat het aantal
aanvragen van bedrijven voor een CC-vergunning zal toenemen.
Natuurlijk hebben niet alleen douaneagenten
baat bij een CC-vergunning. Verladers kunnen - en moeten - eveneens profiteren.
Veel verladers werken bijvoorbeeld in elk land met verschillende douanesoftware. Of ze hebben hun
douaneprocessen uitbesteed aan agenten, die hun eigen systemen gebruiken zonder
enige vorm van integratie. Dat leidt tot een gefragmenteerd IT-landschap, wat
gepaard gaat met hoge kosten. Eén enkel slim en krachtig IT-systeem biedt in
dat geval voordelen. Een systeem dat de standaard import en exportprocessen en
zaken zoals NCTS en douane-entrepots ondersteunt. Een systeem dat bovendien de
douaneprocedures in verschillende landen kan afhandelen conform de lokale
regels en richtlijnen.
Ook als u kiest voor uitbesteding, dient
het systeem geïntegreerd te zijn met die van de douaneagenten. Zonder
systeemintegratie kan uitbesteding resulteren in meer werk en meer fouten dan
noodzakelijk. Denk alleen al aan de documenten die per email naar de agent
worden verstuurd, die ze vervolgens manueel invoert. Deze kostbare en
foutgevoelige stap kan worden geëlimineerd door agenten te koppelen aan een
douaneplatform dat meerdere landen ondersteunt. Met een dergelijke integratie kunt u de
processen versnellen, terwijl alle douanedocumenten centraal worden
gearchiveerd. Daarmee vergroot u ook de transparantie voor uw eigen management
en voor de douane inspecteurs.