Importeren en exporteren zonder de hulp van douaneagenten is in veel landen simpelweg onmogelijk. Maar de communicatie met hen laat vaak veel te wensen over. De gevolgen kunnen groot zijn.
Een ervaren douanemanager met een goed getraind team en een goed IT-systeem moet in staat zijn rechtstreeks te communiceren met de Nederlandse douane voor het afhandelen van import- en exportzendingen. Een eigen douaneafdeling kan misschien ook de aangiftes van enkele vestigingen in het buitenland afhandelen. Maar wat als het bedrijf exporteert naar tien, twintig of zelfs vijftig landen en op de hoogte moet blijven van de douanewetgeving in al die landen? Of wat als het bedrijf actief is in landen waarin het onmogelijk is om voorbij de douane te komen zonder douaneagenten?
In dat geval blijven twee oplossingen over: maak met handelspartners afspraken over Incoterms die hen dwingen om de douanezaken af te handelen of huur een douaneagent in die dat namens het bedrijf doet. De eerste oplossing is niet altijd even praktisch. Veel klanten staan erop om alleen goederen te ontvangen die al zijn ingeklaard. En vaak hebben geïmporteerde goederen nog niet direct een koper omdat de lokale vertegenwoordiger in het land van bestemming die eerst nog moeten zien te vinden. In dergelijke gevallen is een oplossing zonder douaneagent vrijwel niet mogelijk.
Natuurlijk zijn er veel andere redenen om met een douaneagent in zee te gaan. Bijvoorbeeld als de hoeveelheid geïmporteerde of geëxporteerde goederen te klein is om het opzetten van een eigen douane-afdeling te rechtvaardigen. Het sommetje lijkt op het eerste gezicht eenvoudig: uitbesteding aan een agent betekent dat het bedrijf niet zelf kennis hoeft te vergaren over de douaneprocessen voor elke buitenlandse handelspartner. Agenten nemen bovendien heel wat administratief werk uit handen.
Dat zijn stuk voor stuk valide argumenten, maar ook andere overwegingen spelen een rol. Neem alleen al de vraag wie aansprakelijk is. Het handelsbedrijf waarvoor de aangifte ingediend wordt, is verantwoordelijk voor de correctheid ervan, niet de douaneagent. In veel landen - onder meer in het Verre Oosten - is het verschaffen van incorrecte informatie aan douaneautoriteiten een economisch delict.
Alleen al om deze reden mag geen enkele manager die verantwoordelijk is voor douaneprocessen onverschillig zijn over de werkwijze van de douaneagent. En daarvoor zijn nog meer argumenten aan te voeren. Het gaat niet alleen erom de goederen hoe dan ook langs de douane te krijgen, maar ook om de bijbehorende kosten te minimaliseren zodat het bedrijf zo competitief mogelijk de markt kan bedienen. Kortom: bedrijven moeten uiterst zorgvuldig handelen op onderstaande drie punten.
Het selecteren van een douaneagent in een nieuwe markt is een tijdrovend proces. Naast onafhankelijke agenten die misschien in één of twee landen actief zijn, bieden veel internationaal opererende logistiek dienstverleners douanediensten aan. Daarnaast bestaan er partijen die een brede, internationale of zelfs wereldwijde aanwezigheid claimen. Wat bedrijven zichzelf daarom moeten afvragen, is of ze daadwerkelijk het werk met hun eigen mensen willen doen of een netwerk met agenten in de verschillende landen willen onderhouden. Kennis van de sector is eveneens van belang: een agent die gespecialiseerd is in de auto-industrie heeft niet per definitie verstand van het importeren of exporteren van chemische producten. Vaak kunnen referenties en aanbevelingen van brancheorganisaties of de kamers van koophandel in de verschillende landen helpen om de keuze te beperken tot een paar goede kandidaten.
Een andere succesfactor voor de relatie met de douane-agent is de efficiëntie in de dagelijkse samenwerking. De meeste bedrijven hebben een directe koppeling met de IT-systemen van douaneautoriteiten. Maar als het om de communicatie met douaneagenten gaat, wordt de digitale informatiestroom onderbroken. Doorgaans sturen bedrijven een email naar de agent met verdere instructies voor de douane-afhandeling, waarbij de noodzakelijke documenten zoals een proforma-factuur als bijlage worden toegevoegd.
De meeste agenten beschikken over een klein leger van administratieve medewerkers die handmatig de noodzakelijke data in hun eigen systemen invoeren, zodat ze vervolgens de douane-aangifte kunnen aanmaken. Deze onderbreking van de digitale datastroom is relatief arbeidsintensief en vergroot de kans op fouten. Wie erin slaagt een naadloze integratie met de IT-systemen van agenten te realiseren, legt de basis voor een snel en soepel proces.
Het gebrek aan integratie tussen douaneagenten en hun klanten leidt eveneens tot problemen in de processen na de formele aangifte. Agenten moeten hun klanten informeren wanneer de douaneautoriteiten de goederen heeft vrijgegeven, hoe hoog de kosten zijn en welke documenten moeten worden meegestuurd. Maar bedrijven hebben vaak geen benul van wat de agent precies heeft aangegeven, of hij de instructies heeft opgevolgd (en zo niet, waarom niet) en hoe lang het heeft geduurd voordat de goederen zijn vrijgegeven. Dat levert grote risico’s op, vooral in landen buiten de Europese Unie, aangezien eigen douaneafdelingen vaak niet de kennis hebben om de activiteiten van agenten te controleren. Wat vaak ontbreekt is een op risico’s gebaseerd audit-proces.
In het optimale scenario bestaat er volledige integratie tussen de IT-systemen van de douane-agent en diens klanten. Een geautomatiseerde synchronisatie tussen beide systemen maakt het direct zichtbaar als discrepanties tussen de instructies van de klant en de aangifte van de agent bestaan. Dat leidt niet alleen tot een versnelling van het douaneproces, maar ook tot een afname van de risico’s die importerende en exporterende bedrijven lopen door fouten van hun dienstverleners. Integratie heeft de toekomst.
Met deze oplossing draagt u alle data gebundeld over aan de douaneagent, die deze direct kan inlezen in zijn systeem. Het eindresultaat: minder handmatige handelingen, minder verstoringen en daardoor minder fouten en uiteindelijk meer transparantie.
