In deze wispelturige en onvoorspelbare tijden is naleving van exportcontroles belangrijker dan ooit. Een goed exportcontrole-programma zonder software-ondersteuning is echter nagenoeg onmogelijk. Hoe moet die software eruitzien? En verdient u de investering daarin terug?
In de hedendaagse wereldwijde en competitieve markten ligt de focus vooral op het vergroten van de productiviteit, reduceren van kosten, ontwikkelen van innovatieve producten en aantrekken van nieuwe klanten.
Voor velen lijkt het alsof de naleving van exportcontroleprocedures niet inherent waarde toevoegt aan een product of dienst – reden waarom het veelal als een last wordt beschouwd. Naleving van de geldende wet- en regelgeving kan immers niet worden gezien als een activiteit die leidt tot een grotere omzet.
Maar aan de andere kant: bedrijven die niet erin slagen om effectieve exportcontrole-programma’s te implementeren, brengen hun operatie en hun reputatie in gevaar. Alleen daarom al is het zinvol om te investeren in exportcontroles. Maar exportcontroles leveren nog meer voordeel op. Bedrijven die deze processen automatiseren, profiteren van een grotere efficiëntie, lagere kosten en – niet onbelangrijk – nog betere naleving van de regelgeving.
Elk compliance-programma moet vandaag de dag zijn voorbereid op veranderingen in politiek, wetgeving, technologie en andere domeinen. Het programma moet robuust, maar tegelijkertijd ook flexibel zijn om snel te kunnen inspelen op de onzekerheid en onvoorspelbaarheid in de markt.
In 2016 beloofde Donald Trump een onvoorspelbare buitenlandse politiek als hij zou worden verkozen tot president van de Verenigde Staten. “We moeten als land onvoorspelbaarder worden”, zei hij. “Wij zijn totaal voorspelbaar.” Dit jaar is zijn belofte volledig uitgekomen.
Een onvoorspelbare buitenlandse politiek betekent onvermijdelijk dat de exportcontrole-regelgeving meer onderhevig is aan veranderingen. Bovendien wordt de taak van de mensen die actief zijn op dat terrein een stuk moelijker. Houd daarom het nieuws op het gebied van buitenlandse politiek goed in de gaten.
Elke veranderingen in de wereldwijde veiligheid heeft direct invloed op de financiële sancties en exportcontroles. En daarmee ook op de internationale supply chains en op de bedrijfsstrategie met betrekking tot bepaalde markten.
Welke factoren zorgen nu voor een effectief exportcontrole-programma?
Gezien de omvang, complexiteit en veelvuldige veranderingen in de exportcontroleregelgeving over de hele wereld, is het nagenoeg onmogelijk om een succesvol programma te implementeren zonder IT-ondersteuning. Software verkleint de afhankelijkheid van handmatige processen en biedt daardoor ondersteuning voor:
De beste systemen stellen u in staat om aan alle relevante wet- en regelgeving te voldoen, de risico’s in de supply chain te minimaliseren, de efficiëntie te vergroten en de hoogste mate van zorgvuldigheid te demonstreren richting de autoriteiten.
Implementeren van een effectief exportcontrole-programma dat robuust genoeg is voor de uitdagingen van vandaag de dag en flexibel genoeg is om aan toekomstige vereisten te voldoen, is van het grootste belang voor uw bedrijf. U kunt daarmee uw operatie en uw reputatie beschermen. Maar daarvoor zijn wel investeringen nodig.
De terugverdientijd daarvan is lastig te berekenen. Een robuust compliance-programma is misschien beter te vergelijken met een goede verzekering. Geen enkel zichzelf respecterend bedrijf handelt zonder een aansprakelijkheidsverzekering, eigendomsverzekering en voertuigverzekering. Op dezelfde manier zou en dergelijk bedrijf niet mogen handelen zonder de naleving van de exportcontroleregelgeving te borgen in de bedrijfsprocessen. Daarvoor bestaan vier goede redenen.
Het is veel beter om potentiële problemen en schendingen van wet- en regelgeving te ontdekken voordat de handhavende autoriteiten dat doen. Als iets fout gaat, kan uw bedrijf dat vrijwillig openbaar maken. Dat leidt doorgaans tot een officiële waarschuwing of een aanzienlijke verlaging van de boetes.
