Voor veel bedrijven is het classificeren van producten een vervelend en tijdrovend karwei. Een handmatig karwei bovendien, dat gepaard gaat met lange interne discussies, saaie spreadsheets en veel gekrab achter de oren. Het resultaat is vaak frustrerend en het gevolg van een gebrek aan de juiste kennis: een slecht bijgehouden bestand, gebrek aan transparantie en een grote kans op fouten.
Een goede classificatie is echter van groot belang. Goederencodes maken het verschil in internationale handelsstromen en zijn bepalend voor bijvoorbeeld de hoogte van invoertarieven. De codes zijn ook bepalend voor de invoer- en uitvoerrestricties die gelden en de reeks documenten die moeten worden bijgesloten. Bedrijven met goederen die onder controle staan, gebruiken een aanvullend exportcontrolenummer om te controleren of een exportvergunning nodig is, of ze een exportcontrole moeten ondergaan en of ze überhaupt geëxporteerd mogen worden. Voor bedrijven die voordeel willen halen uit preferentiële handelsovereenkomsten is classificatie eveneens belangrijk. In die handelsovereenkomsten wordt immers vaak verwezen naar bepaalde goederencodes.
Dit betekent ook dat het toekennen van verkeerde goederencodes verstrekkende gevolgen kan hebben. Deze code heeft immers niet alleen betrekking op fiscale aangelegenheden (denk aan douanetarieven, BTW- en accijnsheffingen bij invoer), maar ook op de invoer- en uitvoervergunningen, verboden en restricties, eisen aan documentatie, buitenlandse handelsstatistieken en de verplichting om bepaalde maatregelen te rapporteren. En zoals met alle douanezaken hebben officiële autoriteiten over de hele wereld strenge sancties ingesteld voor het geval de wet- en regelgeving niet wordt nageleefd. Onwetendheid is geen excuus.
Rekening houden met alle wet- en regelgeving die van toepassing is en profiteren van de zakelijke voordelen die daaruit voortvloeien, kan een grote uitdaging zijn. Identificatie van goederencodes en exportcontrolenummers kan zo complex zijn, dat het een hele kunst is om dit efficiënt en foutloos uit te voeren. Mede daarom geven sommige bedrijven het niet de nodige aandacht. Veel bedrijven hebben niet eens een proces voor productclassificatie opgezet. Of ze hebben hooguit een paar mensen - als ze er al zijn - met verstand van zaken.
Een voorbeeld van de gevolgen van een onzorgvuldige classificatie werd onlangs gegeven door persbureau Reuters: zonnepanelen met een waarde van meer dan 150 miljoen dollar lagen vast in verschillende Indiase havens vanwege een meningsverschil over de classificatie van deze producten en de invoerheffingen die daarmee waren gemoeid. Verschillende zendingen werden geblokkeerd omdat douaneambtenaren eisten dat sommige panelen werden geclassificeerd als ‘elektromotoren en generatoren’ met een invoerheffing van 7,5 procent. Ze waren echter geclassificeerd als ‘diodes, transistors en vergelijkbare halfgeleiderproducten’ waarvoor geen enkele invoerheffing geldt.
Veel bedrijven die ik heb bezocht, zijn behoorlijk verbaasd als ik ze vertel dat productclassificatie geen langzaam, hinderlijk en risicovol, manueel proces hoeft te zijn. Ze zijn zich er niet van bewust dat de IT-support die ze verwachten bij veel andere activiteiten in internationale handel en logistiek, ook beschikbaar is om het classificatieproces grotendeels te automatiseren.
In een notendop: zodra een nieuw product is aangemaakt in de masterdata-module van het ERP-systeem, wordt het automatisch gedownload in de classificatiesoftware. De belangrijkste methodes die deze krachtige tool hanteert om dit product te classificeren zijn:
De productgegevens die in het ERP-systeem zijn vastgelegd, worden gebruikt voor het formuleren van beslisregels op basis waarvan een voorstel voor de juiste goederencodes of exportcontrolenummers wordt gegeven. Als deze beslisregels eenmaal zijn vastgelegd, kan dat leiden tot een hoge mate van automatisering.
Als een nieuw product is gedefinieerd, en als zijn attributen (denk aan productgroep, afmetingen, toepassing) zijn vastgelegd, vergelijkt de software deze nieuwe gegevens met die van producten die al eerder zijn gedefinieerd en geclassificeerd. Goederencodes en/of exportcontrolenummers worden dan toegekend op basis van een statistische kansberekening. Als het nieuwe product bijvoorbeeld vergelijkbare karakteristieken heeft als honderd bestaande producten waaraan allemaal dezelfde goederencode is toegekend, is de kans groot dat het nieuwe product dezelfde code moet krijgen. Een geavanceerd algoritme helpt de software om te ‘onthouden’ welke classificaties al eerder akkoord zijn bevonden. Na verloop van tijd wordt de software slimmer en slimmer, wat leidt tot een afnemende foutkans met betrekking tot de gesuggereerde goederencodes.
Met de juiste software kan productclassificatie grotendeels worden geautomatiseerd. Dat leidt tot een versnelling van goederenstromen. Het helpt ook om te besparen op douanetarieven, te profiteren van de voordelen van handelsovereenkomsten, supply chains te beveiligen en de voorsprong op de concurrentie te vergroten door fouten vroegtijdig te detecteren.
Vereenvoudig de classificatie van uw goederen met hulp van een intuïtieve digitale assistent. Die leidt u door dit cruciale import- en exportproces en genereert automatisch voorstellen op basis van kunstmatige intelligentie. Eenvoudiger kunt u uw medewerkers op de douaneafdeling niet ontlasten.
