MacDermid Enthone heeft in zijn vestigingen in ’s-Hertogenbosch en Naarden de douaneoplossing van AEB geïmplementeerd en heeft nu een geautomatiseerde afhandeling van exportzendingen.
Voor de MacDermid Group, afkomstig uit de Verenigde Staten, is wereldwijde productie en distributie al jarenlang dagelijkse praktijk. Dat geldt ook voor MacDermid Enthone, de divisie die gespecialiseerd is in coatings en oppervlaktebehandeling. Alleen al in Europa beschikt MacDermid Enthone over productievestigingen in vijf landen, die hun speciale chemicaliën via wegtransport, zeevracht en luchtvracht exporteren naar klanten in alle werelddelen. Naast de uitmuntende kwaliteit van de producten behoort een efficiënte en betrouwbare supply chain tot de succesfactoren: klanten uit de hele wereld verwachten en krijgen een snelle en tijdige levering.
De fysieke goederenstroom wordt gefaciliteerd door een voornamelijk gestandaardiseerde IT-infrastructuur. Met het standaard ERP-systeem JD Edwards en Transport & Freight Management, de verzendoplossing van AEB die op meerdere locaties is geïmplementeerd, heeft MacDermid Enthone al belangrijke stappen gezet op weg naar eenduidigheid in processen en systemen. Een uitzondering vormde tot nu toe de software voor douaneafhandeling van exportzendingen. Omdat op dit vlak elk land zijn eigen bijzonderheden heeft, gebruikte het bedrijf in de verschillende landen lange tijd douanesoftware van verschillende leveranciers. Ook op dit punt heeft MacDermid Enthone onlangs een belangrijke stap vooruitgezet.
In ’s-Hertogenbosch en Naarden heeft MacDermid Enthone de douaneoplossing Customs Management geïmplementeerd. Ook de Duitse productievestiging gebruikt een douane oplossing van AEB. Nu beide vestigingen ook op het gebied van douanesoftware samenwerken, zijn belangrijke synergievoordelen gerealiseerd. Bovendien heeft het bedrijf met de nieuwe software de flexibiliteit en efficiëntie van de douaneafhandeling verbetert. “Customs Management stelt ons in staat om snel op nieuwe eisen te reageren, bijvoorbeeld bij export naar nieuwe landen of van nieuwe producten. Dankzij deze oplossing kunnen we onafhankelijk en zelfstandig opereren”, zegt Patricia Zutz, die als projectleider verantwoordelijk was voor de implementatie van de douaneoplossing bij MacDermid Enthone.
Aanleiding voor implementatie was het gebrek aan doorontwikkeling van de bestaande douaneoplossing. Daarnaast stoorde het de gebruikers dat bij softwareproblemen eerst achterhaald diende te worden of het probleem lag bij de leverancier van de douanesoftware of bij AEB als leverancier van de geïntegreerde transportsoftware. “Dat vertraagde de afhandeling van problemen”, stelt Dirk Zutz, die bij MacDermid Enthone als technisch manager verantwoordelijk is voor het ERP-systeem en de transport- en douanesoftware in heel Europa. “Eén ding was ons duidelijk geworden: de optimale oplossing bestaat uit transport- en douanesoftware die van één en dezelfde partij afkomstig is”, vervolgt Dirk Zutz.
Dat is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Zelfs binnen de Europese Unie bestaan van land tot land veel verschillen in de eisen aan het bedrijfsleven vanuit de nationale douaneautoriteiten. Het is dus allerminst vanzelfsprekend dat een softwareleverancier voor meerdere landen een passende douaneoplossing kan leveren. “Het klonk dus meteen erg interessant toen AEB aangaf aan onze Nederlandse vestigingen in ’s-Hertogenbosch en Naarden een oplossing te kunnen leveren”, zegt Patricia Zutz. Extra interessant omdat MacDermid Enthone in Duitsland op het gebied van douaneafhandeling al jarenlang naar tevredenheid samenwerkt met AEB.
De logistici in de Nederlandse vestigingen waren een stuk sceptischer. “Wij hadden twijfels of software uit het buitenland volledig tegemoet kon komen aan de Nederlandse eisen”, zegt Ruud de Bresser, logistiek expert van de fabriek in ’s-Hertogenbosch. Die scepsis verdween tijdens het project al snel. Wat veel vertrouwen gaf, was dat AEB in Nederland over een eigen organisatie met veel kennis van de Nederlandse douaneprocessen beschikt.
Aan de zijde van AEB was het werk verdeeld tussen de vestiging van AEB in Düsseldorf en het Competence Center Customs International (CCCI) van AEB in Stuttgart. “Wij kunnen op dit moment de douaneafhandeling voor Duitsland, Nederland, België, het Verenigd Koninkrijk, Zweden en Zwitserland verzorgen. We werken aan de ondersteuning van andere landen, denk aan Frankrijk”, zegt Richard Groenendijk, algemeen directeur bij AEB Nederland.
De implementatie is in oktober 2015 van start gegaan. Al in maart 2016 kon MacDermid Enthone Customs Management in gebruik nemen. Dat geen aanpassingen aan het ERP-systeem nodig waren, maakte de implementatie een stuk gemakkelijker. “Wat volstond was de bestaande interface voor de overdracht van verzendgegevens uit het ERP-systeem naar AEB's Transport & Freight Management”, verklaart Dirk Zutz.
AEB's Customs Management is volledig geïntegreerd met de transportsoftware. “Dat heeft ons natuurlijk geholpen”, vertelt Groenendijk. Overigens zou het ook geen probleem zijn geweest als beide systemen niet waren geïntegreerd. “Customs Management laat zich zonder moeite met alle bedrijfsoplossingen integreren, of het nu gaat om software van Microsoft Dynamics, IFS of Infor. Voor SAP®-oplossingen hebben we zelfs een standaard plug-in.”
Een belangrijke koppeling die gerealiseerd diende te worden, was die met AGS, het IT-systeem van de Nederlandse douane voor geautomatiseerde communicatie met bedrijven. “Door de invoering van Customs Management hebben we in Nederland een hoge automatiseringsgraad in de afhandeling van douaneprocessen gerealiseerd”, zegt Patricia Zutz.
Dat blijkt uit de wijze waarop de processen voor exportzendingen zijn ingericht. De opdrachten worden in het ERP-systeem vastgelegd, inclusief afleveradres, verzenddatum en de daarvan afgeleide orderpickdatum. Op het juiste moment genereert het systeem een afleverbon en een berekening van de douanetarieven, die vervolgens aan het transport management systeem worden overgedragen. In Transport & Freight Managementt worden op basis van de data uit het ERP-systeem andere belangrijke documenten geproduceerd, denk aan de CMR-vrachtbrief en de begeleidende documenten voor gevaargoederen.
Als het om een exportzending gaat, wordt Customs Management automatisch in het proces betrokken. Dit systeem krijgt de noodzakelijke informatie uit het transport management systeem en vult die aan. Vervolgens genereert het systeem een exportaangifte voor de douane, die volledig automatisch op volledigheid en integriteit wordt gecontroleerd. Daarbij worden templates en zendingsprofielen toegepast, zodat bij terugkerende exportzendingen de meeste gegevens automatisch worden ingevuld. “Manuele invoer van gegevens door douanedeclaranten is dan alleen nog nodig in uitzonderingsgevallen”, zegt Groenendijk.
De exportaangifte wordt vervolgens naar het AGS-systeem van de Nederlandse douane gestuurd, daar gecontroleerd en vrijgegeven. Customs Management ontvangt en verwerkt de informatie die terugkomt uit AGS. De logistieke afdeling van MacDermid Enthone print tot slot alle exportdocumenten uit, waarna de goederen aan hun reis kunnen beginnen.
Belangrijk voor MacDermid Enthone is de mogelijkheid om bedrijfsspecifieke wensen en eisen in de software te kunnen vastleggen. Een voorbeeld: dankzij de afwijkende organisatiestructuur tellen de vestigingen in ’s-Hertogenbosch en Naarden formeel drie declaranten. Met de multiclient-ondersteuning van Customs Management vormde dat geen enkele probleem.
Al binnen enkele maanden na de ingebruikname van de oplossing luidde het oordeel van MacDermid over de software positief, zowel bij de gebruikers als bij de IT-experts. “Onze nieuwe douaneoplossing is snel en eenvoudig te bedienen”, looft Ruud de Bresser van de logistieke afdeling. Patricia Zutz is vooral te spreken over de flexibiliteit waarmee de software op nieuwe eisen is aan te passen. “Wij kunnen bijvoorbeeld zelf tekstblokken vullen en zo zelfstandig en onafhankelijk opereren”, zegt de projectleider. En ook IT-expert Dirk Zutz heeft zijn doel bereikt: een IT-oplossing voor Transport & Freight Management en Customs Management uit één hand met duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden en weinig eisen aan beheer en onderhoud.
