Het Zwitserse ‘Thin Film Powerhouse’ Evatec AG vertrouwt op AEB’s Carrier Connect software voor het managen van expeditiebedrijven en pakketvervoerders. Elke maand verzorgen deze dienstverleners op betrouwbare wijze het transport voor meer dan 600 zendingen met spare parts naar ontvangers in de hele wereld.
Order Processing & Export Controls Manager Denise Noser en Export & Import Specialist Stefan Hofstädter van Evatec denken terug aan het traject naar perfecte spare parts logistiek dat eind 2014 begon. Evatec was bezig met de overname van de divisie Advanced Technologies van Oerlikon OC. De integratie van deze activiteiten leidde tot nieuwe uitdagingen voor deze managers die verantwoordelijk zijn voor de uitgaande logistiek.
Ten tijde van de overname werden alle zendingen handmatig ingevoerd via de verschillende online portals van de ingeschakelde pakketvervoerders. Als Evatec bijvoorbeeld een pakket wilde verzenden met TNT, moest een medewerker de order invoeren via de TNT-portal. Als FedEx het transport diende af te handelen, moest de data worden ingevoerd via de FedEx-portal.
Voor de overname was dit nog te doen. Maar omdat de groei van het bedrijf leidde tot meer zendingen, konden de medewerkers het nauwelijks nog bijbenen. Het proces verliep niet zoals orders voor service parts moeten worden afgehandeld: het vergde veel te veel tijd en de tijdsdruk leidde tot fouten. Hofstädter herinnert zich een geval waarin een order met spare parts per ongeluk is verstuurd naar China in plaats van de Verenigde Staten. “Je kunt je voorstellen hoeveel moeite het kostte om de onderdelen terug te krijgen en ze door te sturen naar de juiste ontvanger.”
Spare parts logistiek heeft naast Evatec’s platformprojecten een vaste positie verworven als een van de pilaren waarop de bedrijfsvoering steunt. Meer dan 600 zendingen met spare parts worden elke maand via expeditiebedrijven of pakketvervoerders naar klanten verstuurd. Het bedrijf is gespecialiseerd in de ontwikkeling, productie en distributie van systemen voor het aanbrengen van high-tech dunne films. Deze systemen worden gebruikt in de halfgeleider-, optische en opto-elektronische sector. Evatech heeft zijn hoofdkantoor in Trübbach, Zwitserland, met nevenvestigingen in Duitsland, Noord-Amerika, Singapore, Maleisië, China en Taiwan. Evatec’s klanten zijn verspreid over de hele wereld en de spare parts zendingen zijn doorgaans tijdkritisch.
Het werd snel duidelijk dat er iets diende te veranderen. Eén leverancier met één slimme IT-oplossing: dat is wat nodig was om orde te brengen in Evatec’s spare parts logistiek. De communicatie met transportbedrijven moest flink worden gestroomlijnd. Evatec benaderde een softwareleverancier, maar diens oplossing overtuigde niet: een te hoge prijs voor te weinig functionaliteit.
Na een grondig selectietraject besloot het bedrijf om te kiezen voor AEB en haar Carrier Connect software, welke een oplossing bood voor eenvoudige integratie van expeditiebedrijven en pakketvervoerders in Evatec’s interne processen. Een interface tussen Carrier Connect en het al door Evatec in gebruikzijnde goederenbesturingssysteem, was het enige dat nodig was.
Er was echter een uitdaging. Evatec gebruikte zijn eigen bedrijfssoftware, BPS, wat het programmeren van een interface extra complex maakte. AEB speelde daarop in met een snelle, gemakkelijke overgangsoplossing, waarbij medewerkers de zendingen handmatig dienden in te voeren in de AEB-software. “Dat was nog geen ideale oplossing, maar stelde Evatec wel in staat om te werken met slechts één systeem in plaats van een verzameling verschillende systemen”, stelt Anastasia Riedel van AEB’s vestiging in Zürich, Project Manager voor Evatec,.
Voor Denise Noser en Stefan Hofstädter was de eerste fase met deze overgangsoplossing een uitdaging, maar ze zagen een voordeel: “We zijn nu zeer vertrouwd met de software van AEB en kunnen zelf elk probleem oplossen dat zich maar voordoet.”
De tweede fase omvatte de ontwikkeling van een interface met het eigen BPS-systeem om de overgangs-oplossing te vervangen voor de definitieve oplossing. Er was veel interactie tussen AEB en de ontwikkelaars nodig om de interface tussen Carrier Connect en BPS werkend te krijgen. Maar AEB heeft ook iets geleerd van deze inspanningen. “We hebben deze ervaring gebruikt als kans om onze instructies voor externe partijen verder te verfijnen”, bevestigt Riedel.
De interfaces zijn in gebruik sinds mei 2017. Nu draait de AEB-oplossing op de achtergrond, zodat de soft-ware niet apart hoeft te worden geopend. Noser en Hofstädter zijn blij met de software: “Het systeem werkt altijd”. AEB is op de achtergrond actief om de interface draaiende te houden en regelmatig updates van de data van vervoerders te installeren. Het is tenslotte belangrijk om te garanderen dat het bedrijf altijd zijn orders kan verwerken. “We hebben vooral een betrouwbaar systeem nodig voor ondersteuning van onze zendingen met spare parts. Onze klanten over de hele wereld verwachten een snelle en perfecte service”, voegt Noser toe.
De nieuwe werkwijze biedt te allen tijde goede prestaties op het gebied van spare parts logistiek. Maand na maand verstuurt Evatec meer dan 600 pakketten met spare parts vanuit zijn hoofdkantoor in Zwitserland – vier keer zoveel dan voor de overname. De digitale koppelingen met FedEx, TNT, DHL en UPS zijn gerealiseerd en meer in spare parts gespecialiseerde logistiek dienstverleners zijn toegevoegd. “Wij realiseren ons natuurlijk dat sommige klanten soms willen stoppen met de ene of de andere dienstverlener. Op het moment dat dit gebeurt, is de workflow voor het toevoegen van een nieuwe dienstverlener beschikbaar. Met Carrier Connect is overstappen geen enkel probleem meer”, verzekert Riedel.
Carrier Connect is één digitaal platform waarmee u pakketvervoerders en transporteurs in uw logistiek integreert. Hiermee kunt u alle processen stroomlijnen en makkelijker samenwerken met uw vervoerders. En als u van vervoerder wisselt, is dit in slechts een paar minuten geregeld.
Alle orders worden vastgelegd in Evatec’s BPS-systeem en verpakt in het warehouse van Evatec. De medewerkers daar hoeven alleen het gewicht en de afmetingen van de zending aan de orderdata toe te voegen. Het systeem genereert vervolgens het juiste label en de exportdocumenten. De medewerkers pakken het label en de papieren van de printer en de zending is klaar voor transport. AEB heeft Carrier Connect aangepast, zodat het ook kan werken met een laserprinter. Evatec geeft daaraan de voorkeur boven de standaard thermische printer. Nu worden verzendlabels gemaakt voor beide type printers. “Daarvan profiteren ook andere klanten”, benadrukt Riedel.
De verzendlabels variëren uiteraard per vervoerder. Een printer genereert het juiste label – met de specifieke ID-nummers en routedata voor elke vervoerder die Evatec wil inschakelen. Er zijn vier labels voor FedEx, UPS, DHL en TNT – plus een vijfde label voor alle orders die via een expeditiebedrijf worden verstuurd. Aan het eind van de werkdag volstaat een klik om een vrachtbrief te genereren voor elke dienstverlener. De chauffeur tekent vervolgens voor overdracht van de zendingen.
De spare parts logistiek zoals die nu vloeiend verloopt bij Evatec, is nog steeds een bron van frustratie voor export- en supply chain specialisten elders. “In veel andere bedrijven zijn de processen voor het invoeren van orders, overdragen van data aan transportbedrijven, printen van labels en versturen van zendingen niet adequaat geïntegreerd en geautomatiseerd. Dat leidt tot veel handmatig werk en onnodige fouten”, stelt Riedel. “Carrier Connect is de oplossing voor deze problemen die zoveel voorkomen in onderdelenlogistiek.”
