Systeem migratie

Nieuw douaneaangiften management systeem (DMS) vraagt om aanpassingen in software en logistiek

Vanaf begin volgend jaar kunnen alle aangevers hun douaneaangiftes in Nederland indienen via DMS. Dit systeem vervangt AGS en de huidige praktijk voor periodieke aangiftes (GPA/SPA), plaatsing in douane-entrepots en onder actieve veredeling/tijdelijke invoer. AEB is gestart met de voorbereidingen met onder andere een nieuwe oplossing voor douane-entrepots.

Soms is het beter een compleet nieuw systeem te bouwen dan het oude systeem aan te passen. Dat is de reden waarom de douane momenteel hard werkt aan een nieuw systeem voor douaneaangiften. De ontwikkeling van dit systeem is een uitvloeisel van het Douanewetboek van de Unie, dat sinds 1 mei 2016 van kracht is. Hierin is vastgelegd hoe alle aangiftedata binnen de Europese douane-unie voortaan digitaal moeten worden uitgewisseld met de douaneautoriteiten en de instanties in Brussel. Dat betekent in ieder geval dat alle bedrijven rekening moeten houden met een nieuwe dataset (DMS 4.0), die is gebaseerd op het EU Customs Datamodel. 

Alle partijen in de supply chain – van opdrachtgevers en opdrachtnemers tot toeleveranciers – zullen de gevolgen ondervinden van de overstap naar DMS en de nieuwe dataset. Bedrijven die regelmatig aangiften indienen of die nu nog gebruik maken van de mogelijkheden voor Geautomatiseerde of Schriftelijke Periodieke Aangifte (GPA/SPA), krijgen tot 1 juli 2021 de tijd om zich daarop voor te bereiden en hun systemen, processen en procedures aan te passen. Bedrijven met een vergunning voor plaatsing in douane-entrepot of plaatsing onder actieve veredeling en/of tijdelijke uitvoer krijgen langer de tijd: tot 1 januari 2023. Wie niet op tijd klaar is, loopt extra risico op problemen in de supply chain. Een nieuwe dataset betekent dat de specificaties voor het berichtenverkeer met DMS moeten worden aangepast. De gewijzigde berichtenspecificaties zijn inmiddels in concept bekend en worden nu besproken met de leveranciers van douanesoftware.

De specificaties voor het berichtenverkeer met DMS moeten worden aangepast.
De specificaties voor het berichtenverkeer met DMS moeten worden aangepast.

Verwerken van correcties

Behalve een nieuwe dataset verandert er nog meer met de invoering van DMS, onder meer als het gaat om de verwerking van controlebevindingen. Tot nu toe ‘corrigeerde’ de douane altijd de aangifte, maar straks moet de aangever de correcties zelf doorvoeren. De aangever ontvangt daarover een bericht met de controlebevindingen van de douane. Goederen worden pas vrijgegeven als de gecorrigeerde aangifte volledig is verwerkt door de douane.

GPA en SPA verdwijnen

De veranderingen zijn het grootst voor de vergunninghouders ‘inschrijving in de administratie van de aangever (IIAA)’. Dat zijn onder meer de bedrijven die hun aangiftes verzamelen om ze vervolgens één keer per maand te verzenden via de Geautomatiseerde Periodieke Aangifte (GPA) of de Schriftelijke Periodieke Aangifte (SPA). Deze mogelijkheid verdwijnt op 1 juli 2021. Bedrijven die gebruik maken van de GPA of SPA zijn vanaf dat moment verplicht om DMS te gebruiken.

De bedrijven waarvoor dit geldt, hebben straks de keuze uit twee scenario’s:

1. Normale procedure met eventueel aangifte vooraf

In dit geval maakt het bedrijf gebruik van de normale aangifteprocedure in DMS. Een vergunning is in dit scenario niet nodig. Door het indienen van een aangifte in de normale procedure worden de goederen ook aangebracht bij de Douane. Het versturen van een apart aanbrengbericht is dus niet nodig. Aangifte kan ook vooraf en/of vereenvoudigd. Als de goederen niet geselecteerd zijn voor controle, ontvangt de aangever binnen enkele seconden toestemming om ze weg te voeren. In het geval er wel controle nodig is, ontvangt de aangever dat bericht nadat een douaneambtenaar de goederen heeft vrijgegeven. Of controle nodig is, wordt bepaald op basis van risicoanalyse. De wijze waarop de aangever de eigen procedures en interne controles heeft georganiseerd, wegen daarbij mee. AEO-gecertificeerde bedrijven krijgen bijvoorbeeld standaard een reductie van 50 procent in het aantal fysieke controles.

2. IIAA-vergunning met real-time aanvullende aangifte

Een bedrijf dat kiest voor dit scenario, heeft wel een vergunning ‘inschrijving in de administratie van de aangever’ (IIAA) nodig en moet real-time aanvullende aangiftes versturen. Dat betekent concreet dat het bedrijf bij het inboeken van goederen in het systeem alle data moet meenemen die nodig zijn voor een aangifte in de normale procedure. Bij elke inboeking moet tevens een real-time aanvullende aangifte worden ingediend. Die aangifte wordt vervolgens op dezelfde manier afgehandeld als de aangiftes die volgens de normale procedure zijn ingediend. De mogelijkheden om op te treden als/of gebruik te maken van een vertegenwoordiger zijn in dit scenario beperkt. Deze aangevers kunnen minimale verstoringen van goederenstromen door controles verwachten, tenzij het gaat om specifieke goederen die aan wettelijke controles onderhevig zijn. Generiek toezicht door de Douane volstaat. Hoe dat toezicht wordt ingevuld, is onder meer afhankelijk van de aard en omvang van het bedrijf, het goederenpakket, de plaats in de logistieke keten, de interne bedrijfsvoering, de overige afgegeven vergunningen, de met de Douane gemaakte afspraken en recente controleresultaten.

Keuze scenario's voor huidige vergunninghouders GPA / SPA
Keuze scenario's voor huidige vergunninghouders GPA / SPA

Plaatsing in douane-entrepots

Ook de bestaande procedures voor plaatsing van goederen in douane-entrepots verdwijnen. Bedrijven die hiervoor een vergunning hebben, kunnen straks kiezen uit drie scenario’s:

1. Normale procedure zonder vergunning

Aangevers hebben een registratie nodig om in DMS aangifte te doen, maar geen vergunning. Anders dan nu kan de Douane een controle uitvoeren op de ingediende aangifte. Of dat nodig is, wordt bepaald op basis van risico-analyse. Voor de vrijgave van de goederen zal via DMS een “toestemming tot wegvoering” worden ontvangen. Door het indienen van een aangifte in de normale procedure worden de goederen ook aangebracht bij de Douane. Een apart aanbrengbericht is dan ook niet nodig.

2. Vereenvoudigde aangifte met beperkte dataset

Bedrijven die kiezen voor dit scenario, kunnen aangifte doen met een beperkte dataset en hoeven geen aanvullende aangifte te doen. Ze hebben wel een vergunning “vereenvoudigd aangeven” nodig. De douane verstrekt een vergunning voor vereenvoudigde aangifte als bedrijven kunnen aantonen dat ze adequate interne beheersingsmaatregelen hebben genomen. Als de vergunning eenmaal is verstrekt, controleert de douane eens per drie jaar of de vergunningsvoorwaarden worden nageleefd en of de aangiften juist en volledig zijn ingevuld. Door het indienen van een vereenvoudigde aangifte worden de goederen ook aangebracht bij de Douane. Een apart aanbrengbericht is dan ook niet nodig. Na aangifte volgt een bericht voor vrijgave, zodat de goederen kunnen worden weggevoerd en geplaatst in het douane entrepot. 

3. IIAA-vergunning met aanbrengbericht

In dit scenario moet het bedrijf beschikken over een vergunning ‘inschrijving in de administratie van de aangever’. Het bedrijf moet bij het inboeken van goederen in het systeem alle data meenemen die nodig zijn om een vereenvoudigde aangifte te kunnen doen. Vervolgens hoeven bedrijven de Douane alleen maar te informeren middels een aanbrengbericht. Dit is dus het enige scenario waarbij een aanbrengbericht nodig is. Voordat een IIAA-vergunning wordt afgegeven, controleert de Douane of het bedrijf adequate interne beheersingsmaatregelen heeft genomen om de betrouwbaarheid van de administratie en de juistheid van de aangiften te waarborgen. Eens per drie jaar controleert de Douane of aan alle voorwaarden wordt voldaan en of de aangiften juist en volledig zijn ingevuld. De kans op verstoringen van goederenstromen door controles is in dit scenario het kleinst.

Keuze scenario's voor huidige vergunninghouders IIAA, plaatsing douane-entrepot
Keuze scenario's voor huidige vergunninghouders IIAA, plaatsing douane-entrepot

Over het bericht met de voorraadverloop, bestaat nog enige onzekerheid. Vooralsnog wil de douane het voorraadverloop graag blijven ontvangen, ook van bedrijven die de normale procedure kiezen en straks geen vergunning meer hebben. De douane gaat hierover in gesprek met het bedrijfsleven. Met de leveranciers van douanesoftware, verenigd in de Alliantie Douane Software (ADS) waar ook AEB lid van is , gaat de douane in ieder geval overleggen over aanpassing van de lay-out van dit bericht. 

Plaatsing onder actieve veredeling/tijdelijke invoer

Bedrijven met een vergunning voor actieve veredeling / tijdelijke invoer kunnen straks eveneens uit drie scenario’s kiezen:

1. Normale procedure zonder vergunning

Aangevers hebben een registratie nodig om in DMS aangifte te doen, maar geen vergunning. Anders dan nu kan de Douane een controle uitvoeren op de ingediende aangifte. Of dat nodig is, wordt bepaald op basis van risico-analyse. Voor de vrijgave van de goederen zal via DMS een “toestemming tot wegvoering” worden ontvangen. Door het indienen van een aangifte in de normale procedure worden de goederen ook aangebracht bij de Douane. Een apart aanbrengbericht is dan ook niet nodig.

2. Vereenvoudigde aangifte met aanvullende aangifte

In dit scenario kunnen bedrijven een vereenvoudigde aangifte doen. Dat wil zeggen: een aangifte met een beperkte dataset. Binnen 10 dagen na vrijgave van de goederen moet een aanvullende aangifte worden ingediend waarbij de ontbrekende gegevens worden overlegd. Omdat het DMS-systeem automatisch erop toeziet dat de vereenvoudigde aangifte op tijd wordt opgevolgd met een aanvullende aangifte, hebben bedrijven in dit scenario geen vergunning nodig. Controles zijn mogelijk op basis van een risico-analyse door de Douane.

3. IIAA-vergunning met real-time aanvullende aangifte

Bedrijven met een vergunning ‘Inschrijving In de Administratie van de Aangever’ (IIAA) moeten bij het inboeken van goederen in het systeem alle data meenemen die nodig zijn om een aangifte in de normale procedure te kunnen doen. Op het moment van inschrijven moet bovendien real-time een aanvullende aangifte met de volledige dataset worden ingediend. De Douane controleert voor afgifte van een IIAA-vergunning of het bedrijf adequate interne beheersingsmaatregelen heeft genomen om de betrouwbaarheid van de administratie en de juistheid van de aangiften te waarborgen. Eens per drie jaar controleert de Douane of aan alle voorwaarden wordt voldaan en of de aangiften juist en volledig zijn ingevuld. Daarnaast maakt de douane gebruik van fysieke controles, met name als sprake is van risicovolle goederen. Denk aan goederen die zijn onderworpen aan antidumpingheffingen of compenserend recht.

Keuze scenario's voor huidige vergunninghouders IIAA, actieve veredeling en/of tijdelijke invoer
Keuze scenario's voor huidige vergunninghouders IIAA, actieve veredeling en/of tijdelijke invoer

Aanbrengen en vrijgeven van goederen

Hoe moet u nu goederen aanbrengen bij de douane? En wanneer zijn ze vrijgegeven? In deze tabel zijn de verschillende scenario’s overzichtelijk onder elkaar gezet. Voor welk scenario kiest u?

Scenario-overzicht en het aanbrengen en vrijgeven van goederen
Scenario-overzicht en het aanbrengen en vrijgeven van goederen

Voorafaangifte

Een voorafaangifte is een aangifte die ver van tevoren wordt ingediend: maximaal dertig dagen voordat de goederen worden aangebracht bij de douane. Dat biedt met name voordelen voor AEO-gecertificeerde bedrijven, die bij voorafaangiften tijdig worden geïnformeerd over de uit te voeren controles. Deze bedrijven kunnen daarmee rekening houden in hun logistieke planning, zodat ze vertraging in leveringen kunnen voorkomen.

Meerdere scenario’s naast elkaar

Welk scenario een bedrijf kiest, hangt af van de eigen mogelijkheden en voorkeuren. Het is ook mogelijk om voor verschillende goederen meerdere scenario’s naast elkaar te hanteren. De douane zal geen enkel bedrijf een scenario opleggen. Hebben bedrijven meerdere vergunningen die afwisselend worden gebruikt? Dan verdient het aanbeveling om gelijktijdig over te stappen naar de nieuwe situatie.

In ieder geval is duidelijk dat de huidige manier van werken - zonder verstoringen van de goederenstroom door controles - zal veranderen. Bedrijven zullen een afweging moeten maken: of zwaar investeren in het aanvragen van een IIAA-vergunning met bijbehorende zware administratieve last of overgaan op de normale procedure waarbij ze wel getroffen kunnen worden door controles.

AEB is gestart met de voorbereidingen

Softwareleverancier AEB volgt de ontwikkelingen rondom de overgang naar DMS op de voet en zit als lid van de Alliantie Douane Software bij de douane aan tafel om de berichtenspecificaties te bespreken. “Wat was, is niet meer”, stelt Richard Groenendijk, general manager van AEB Nederland. “De Nederlandse douane dwingt aangevers om meer real-time te werken. De inrichting van douaneprocessen wordt dus nog belangrijker en het belang van
IT-ondersteuning neemt significant toe. Denk aan IT-oplossingen voor oorsprongsbepaling, compliancescreening,
embargochecks en goederenclassificatie voor douanegoederencodes, maar ook voor exportcontrolenummers (ECCN) of dual-use.”

AEB is inmiddels gestart met de ontwikkeling van een volledig nieuwe IT-oplossing voor douaneentrepots. De experts van AEB werken daarvoor nauw samen met acht pilot-bedrijven. In het eindproduct worden niet alleen
de eisen van deze bedrijven meegenomen, maar ook die van de Douane. Groenendijk: “Uiteraard zorgen we ervoor dat we volledig  aansluiten op het nieuwe Douaneaangiften Management Systeem. Dat betekent dat we de nieuwe dataset en berichtspecificaties meenemen, maar ook dat we integraal de mogelijkheid opnemen om real-time aanvullende aangiftes te versturen. AEB zorgt ervoor dat bedrijven het maximale uit hun software halen en zo min mogelijk interventies van de douane ondervinden. Daarmee lopen wij straks voorop.”

Similar content

Deze website maakt gebruik van cookies. Door de website te gebruiken, stemt u in met het gebruik van cookies  Informatie over gegevensbescherming.