Supplier Declaration Exchange: Sneller toegang tot de juiste leveranciersverklaring
Wie de voordelen van vrijhandelsovereenkomsten optimaal wil benutten, moet de oorsprong van zijn goederen met leveranciersverklaringen voor eenmalig of herhaald gebruik kunnen bewijzen. Soms vraagt ook uw klant om een bewijs van de oorsprong in de vorm van een leveranciersverklaring. Deze documenten steeds weer opnieuw opvragen, beheren, onderhouden en verstrekken aan klanten is zo’n grote administratieve last, dat sommige bedrijven op voorhand afzien van douanepreferenties of certificaten van oorsprong en daardoor omzet mislopen.
Supplier Declaration Exchange reduceert de
administratieve last bij het aanvragen van leveranciersverklaringen en maakt
het beheer ervan aanzienlijk eenvoudiger.
Vanaf EUR 102/maand
Leveranciersverklaringen (LvO’s) digitaal opvragen of opstellen
Voor het opvragen van een leveranciersverklaring moet de leverancier eerst worden duidelijk gemaakt op welke leveringen de verklaring van toepassing moet zijn. Daarbij worden vaak fouten gemaakt, maar niet met Supplier Declaration Exchange.
Allereerst worden uit de host-systemen van uw bedrijf de betreffende leveringen geplaatst in het leveranciersportal. De leverancier ontvangt dan per e-mail een verzoek om voor de betreffende artikelen een leveranciersverklaring op te stellen. Via een link komt hij terecht in de portal, waar hij alle relevante data eenvoudig met hulp van de software kan invoeren. Dit waterdichte proces leidt tot minder communicatie over en weer en tot minder fouten als gevolg van misverstanden of handmatig overnemen van gegevens.
Omgekeerd kunt u de software ook gebruiken als uw klanten van u een leveranciersverklaring eisen.
Gemak voor u en uw leveranciers: LvO’s direct invullen in de portal
Uw leverancier kan de voor de leveranciersverklaring benodigde gegevens zelf via een eenvoudige en intuïtieve gebruikersinterface invoeren. Eventueel kan hij Excel-bestanden downloaden en meerdere aanvragen tegelijkertijd verwerken. Een intelligente assistent ondersteunt hem bij de invoer van data, zodat bijvoorbeeld alleen data worden geaccepteerd die voldoen aan de eisen.
Wat voor u (en de leveranciers) extra gemakkelijk is: de historische data blijven ook na de eerste invoer bewaard. Als ten opzichte van de vorige keer niets is veranderd, hoeft de leverancier de getoonde LvO dus alleen maar te bevestigen. Daarnaast kan hij de opgestelde LvO’s in een later stadium via het portal terugkijken en zo nodig herroepen. Kortom: het proces verloopt niet alleen sneller en efficiënter voor u, maar ook voor uw leveranciers. En als u zelf leveranciersverklaringen voor uw klanten moet opstellen, profiteert u opnieuw van deze handige oplossing.
Automatisch bewaken van deadlines
Soms vergeet een leverancier om de door u opgevraagde leveranciersverklaring op te stellen. Dat betekent meerwerk voor uw medewerkers. Zij moeten de deadlines manueel bewaken en zelf bellen om alsnog de leveranciersverklaring te verkrijgen.
Dat is niet meer nodig met Supplier Declaration Exchange: de software stuurt automatisch meerdere herinneringen aan uw leveranciers.
Rechtszekerheid dankzij de actuele AEB-dataservice
Ook preferentieovereenkomsten zijn aan veranderingen onderworpen. Met de AEB-dataservice bent u altijd up-to-date en hoeft u zich geen zorgen meer te maken over de rechtszekerheid.
Vlekkeloze integratie in uw IT-landschap
Voor allen die al Origin & Preferences van AEB gebruiken, is Supplier Declaration Exchanges als handige add-on beschikbaar. De installatie is dan uiterst eenvoudig. Het is echter ook mogelijk om deze oplossing met enkele klikken via webservice te koppelen met elk ander host-systeem. En het portal kunt u aanpassen in de huisstijl van uw bedrijf.
In alle gevallen kunt u niet alleen de bestaande data overnemen, maar ook de vrijgegeven leveranciersverklaringen (LvO) uitwisselen.
Meer efficiëntie voor het midden- en kleinbedrijf
Niet alleen multinationals en handelsbedrijven met pagina’s lange LvO’s, maar ook kleine en middelgrote bedrijven met een overzienbaar aantal LvO’s kunnen Supplier Declaration Exchange zinvol als stand-alone oplossing inzetten. Door eenvoudige overname van goederen- en leveranciersgegevens uit Excel blijven ook voor kleinere bedrijven en leveranciers de manuele inspanningen beperkt.
Eenvoudig en transparant: de prijsmodellen van onze cloud-oplossingen
Basic
Vanaf EUR 102/maand
plus setup kosten
250 verklaringen/jaar
EUR 3,13 per extra verklaring
- Basisfunctionaliteit
- Plug-in voor SAP® (EUR 250/maand)
Business
Vanaf EUR 395/maand
plus setup kosten
2.500 verklaringen/jaar
EUR 1,76 per extra verklaring
- Basisfunctionaliteit
- Plug-in voor SAP® (EUR 250/maand)
Enterprise
Vanaf EUR 2.048/maand
plus setup kosten
25.000 verklaringen/jaar
EUR 0,98 per extra verklaring
- Basisfunctionaliteit
- Plug-in voor SAP® (EUR 250/maand)
Vraag een vrijblijvende offerte op maat aan
Nog vragen?
Kan Supplier Declaration Exchange ook direct met het ERP-systeem als host-systeem worden geïntegreerd?
Supplier Declaration Exchange kan op de volgende manieren worden gebruikt:
- Via interfaces
voor de uitwisseling van data over goederen en leveranciers of door handmatige
invoer van masterdata.
- Integratie met
een host-systeem. Dat kan een ERP-systeem als u in het ERP-systeem bepaalt voor
welke goederen een leveranciersverklaring opgevraagd moet worden.
- U gebruikt
Origins & Preferences van AEB als host-systeem. Het voordeel is dat u
doorlopend door vergelijking met de binnenkomende goederen kunt bepalen voor
welke goederen een leveranciersverklaring nodig is.
Moet ik de leveranciers apart een bericht sturen dat een aanvraag voor een leveranciersverklaring klaarstaat?
Nee, uw leveranciers worden via e-mail erover geïnformeerd dat u van hen een leveranciersverklaring vraagt. De leverancier kan via deze e-mail direct doorklikken naar de verklaring. Dit proces kan in verregaande maten worden geautomatiseerd, denk aan het automatisch versturen van herinneringen.
Hoe herkennen mijn leveranciers dat dit een serieuze aanvraag voor een leveranciersverklaring voor herhaald gebruik is?
In het ideale geval bereidt u uw leveranciers voor op uw nieuwe aanpak voor het aanvragen van leveranciersverklaringen. Afgezien daarvan kunt u die portal in Supplier Declaration Exchange voorzien van uw bedrijfslogo en -kleuren, zodat duidelijk is wie de afzender is.
Wat heet mijn leverancier nodig om de leveranciersverklaring op te stellen?
Uw leverancier heeft eigenlijk alleen maar een moderne browser nodig, de link naar uw portal in Supplier Declaration Exchange en zijn data. Uw leverancier kan de leveranciersverklaring direct beschikbaar stellen voor gebruik.
Moet mijn leverancier zich ergens registreren?
Nee, uw leverancier hoeft zich niet te registreren, alleen maar te verifiëren met hulp van een bevestigingsknop in een e-mail. Deze verificatie kan afhankelijk van de securityvereisten van klanten eenvoudig worden geconfigureerd
Moet mijn leverancier alles handmatig invoeren?
Nee, hij kan het zichzelf gemakkelijker met een paar functies. Hij kan de functionaliteit voor massaverwerking gebruiken of de aanvraag als Excel-databestand downloaden en de benodigde informatie daar invoeren.
Kan mijn leverancier zijn LvO’s inzien?
Vanzelfsprekend kan hij zijn verklaringen door het surfen naar de portal eenvoudig terugzoeken en inzien. Hij heeft zelfs de mogelijkheid om de verklaring voor alle of een deel van de goederen zo nodig te herroepen.
Roel Peters
Account Manager
“Bedrijven kunnen op diverse manieren ook profiteren van douane regelgeving. Dit kan echter veel extra werk opleveren. Met Supplier Declaration Exchange is het echter heel makkelijk om bijvoorbeeld de vereiste documentatie voor preferentiële oorsprong te managen: vanaf het moment van aanvragen van een leveranciersverklaring tot aan het moment van vrijgave na een controle.”