CASE STUDY

KWS: Efficiënter transport met Carrier Management Portal

Zaaigoedleverancier KWS genereert een voorsprong op de concurrentie met een strak georganiseerde logistieke keten. De nieuwe Carrier Management Portal van AEB levert dankzij de integratie van transportpartners nog meer efficiëntie op.

Digitalisering van transportprocessen: wat voor de meeste bedrijven nog toekomstmuziek is, heeft het bedrijf KWS met het hoofdkantoor in Nedersaksen al voor een groot deel gerealiseerd. Met de implementatie van een Carrier Management Portal (CMP) slaan hoofd logistiek Andreas Römmert en zijn team meerdere vliegen in één klap: de toewijzing van orders aan transportpartners verloopt nu volledig geautomatiseerd, evenals de monitoring van de zendingen en het afgeven van waarschuwingen bij vertragingen. Daardoor is de efficiëntie van de transportoperatie aanzienlijk verbeterd. Met de informatie die het platform oplevert, hebben de logistici van KWS bovendien de kwaliteit van de operatie weten te verbeteren en een stevige basis voor toekomstige optimalisatie gelegd. “De kosten voor implementatie van het platform hebben we al in het eerste jaar terugverdiend”, luidt het positieve oordeel van Römmert.

Diversiteit in zaaigoed en in supply chains

Dat is goed nieuws voor de gehele KWS-groep. “Ons zaaigoed moet snel en op tijd bij de klanten zijn. Goede supply chain-prestaties zijn voor onze klanten belangrijke inkoopcriteria”, benadrukt Michael Spellerberg, interim logistiek manager bij KWS.

Het is allesbehalve gemakkelijk om aan de eisen van klanten te voldoen. Allereerst omdat het zaaigoed van KWS besteld wordt door bedrijven uit heel Europa en daarbuiten. Maar ook omdat de supply chain per product flink verschilt. Een voorbeeld: voor het bietenzaad waarin KWS wereldwijd marktleider is, wordt het basismateriaal door telers geproduceerd en aansluitend naar KWS getransporteerd voor verdere verwerking. Daar wordt het basismateriaal geprepareerd, gereinigd en gepileerd. Vanuit de hoofdvestiging in Einbeck verzendt KWS dit bietenzaad naar klanten in de hele wereld.

Voor maiszaad ziet de supply chain er heel anders uit. Het zaad wordt in Europa decentraal op meerdere locaties geproduceerd en gedistribueerd naar klanten. De organisatie van het transport voor heel Europa is de verantwoordelijkheid van de centrale logistieke afdeling in Einbeck, terwijl de regionale vestigingen zelf de planning verzorgen.

Het maiszaad wordt decentraal op meerdere locaties in Europa geproduceerd en gedistribueerd
Het maiszaad wordt decentraal op meerdere locaties in Europa geproduceerd en gedistribueerd

Alle functies in één systeem

Niet alleen de differentiatie in supply chains, maar ook het IT-landschap was voor de logistici van KWS een uitdaging. Klantorders komen binnen via het SAP®-systeem, via de warehouse managementsystemen van telers of via een online handelsplatform, maar soms ook via manuele weg. Van een centraal systeem met een overzicht van alle transportopdrachten was tot nu toe geen sprake, laat staan van digitale communicatie met de transportpartners. Met één uitzondering: de wat volume betreft belangrijkste vervoerder DSV, was via EDI gekoppeld aan het SAP®-systeem. Deze vervoerder kreeg dus al voor implementatie van het platform de orders digitaal binnen en stuurde de status van de zendingen digitaal weer terug. Alle andere transportpartners kwamen tot nu toe niet in aanmerking voor een dergelijke kostbare verbinding.
  
Met een nieuwe opzet hoopte Römmert de communicatie met transportpartners te automatiseren en – door gebruik van slimme prestatie-indicatoren – de transparantie in de supply chain te verbeteren. Als klanten vragen stelden over de status van zendingen, moest KWS voorheen met transportpartners bellen of hun tracking- en tracingsystemen raadplegen. De oplossing die KWS voor ogen had: een Carrier Management Portal waarmee de informatiestromen tussen de KWS-systemen en die van de verschillende transportpartners kon worden gebundeld en gestandaardiseerd.

Na een uitgebreide voorbereiding hebben Römmert en zijn team een selectietraject opgestart. Die eindigde met de keuze voor AEB. Dit in logistiek gespecialiseerde softwarehuis stelde voor om een platform te bouwen op basis van de twee oplossingen: Supply Chain Collaboration. “We hebben om verschillende redenen gekozen voor AEB”, legt Römmert uit. “Allereerst hadden we al goede ervaringen met AEB-oplossingen in het verleden. Daarnaast voldeed het voorstel van AEB aan onze eisen en bood het ook functionaliteit voor het printen van verzendlabels.” De veelzijdigheid van de oplossing was een pluspunt voor Römmert: alle benodigde functionaliteit zat in één systeem, inclusief de integratie met andere AEB-producten op het gebied van compliance en douanemanagement.

Vroegtijdige waarschuwingen bij vertragingen

Tijdens het project was het zaak om het CMP in samenwerking met AEB en de interne IT-afdeling met de andere IT-systemen van KWS en die van transportpartners te integreren. Het was cruciaal om niet alleen de technische uitdagingen te overwinnen, maar ook de transportpartners te overtuigen van het nut van de integratie.

Beide is gelukt: de informatiestromen tussen KWS en de transportpartners zijn met behulp van AEB's Carrier Connect vergaand geautomatiseerd en met de goederenstromen gesynchroniseerd. Elke transportopdracht wordt vanuit het CMP naar de juiste transportpartner verstuurd. Die is verplicht om de goederen binnen de afgesproken tijd bij KWS af te halen. Als dat is gelukt, stuurt de transporteur een statusbericht naar het CMP. Als binnen de afgesproken tijd geen statusbericht is ontvangen, stuurt het CMP automatisch een waarschuwing naar de planner van de transporteur en naar KWS. Beide partijen krijgen dan tijd om de oorzaak van de vertraging te achterhalen en vroegtijdig tegenmaatregelen te nemen. Op die manier wordt voorkomen dat de levering aan klanten vertraging oploopt.

Klanten ontvangen automatisch een notificatie met de verwachte levertijd. Als de zending is afgeleverd, stuurt de vervoerder een proof of delivery. Als de proof of delivery niet binnen de afgegeven levertijd in het CMP staat, verstuurt het platform een waarschuwing dat de zending is vertraagd, zowel naar KWS als naar de planner van de transporteur.

Prestaties van transporteurs in één overzicht

Volgens Römmert en Spellerberg is het CMP van grote waarde voor hun bedrijf. “Wij hebben onze transportprocessen gestandaardiseerd en geoptimaliseerd. Elke onderbreking in de informatiestroom tussen onze interne systemen is geëlimineerd”, verklaart Römmert. Spellerberg wijst erop dat het overkoepelende tracking- en tracing-systeem met data van zowel transportbedrijven als pakketvervoerders de transparantie in de supply chain aanzienlijk heeft verbeterd. “Wij kunnen nu per vervoerder de geplande en gerealiseerde levertijd meten. We kunnen controleren of de afgesproken service-levels worden gehaald”, zegt Spellerberg. De data uit het CMP geven daarvoor een objectieve basis.

KWS gebruikt de data bovendien voor een serie KPI’s die de basis voor een continu verbeterproces vormen. Het plan is om deze KPI’s als input te gebruiken voor een bonus-malus-systeem met betrekking tot het tijdig ophalen en afleveren van zendingen. Nu al hanteren klanten de levertijden van KWS als de benchmark. Nog een voordeel: de proof of delivery kan bij leveringen naar bestemmingen buiten de EU worden gebruikt voor BTW-doeleinden.

De vestiging van KWS in Einbeck, Nedersaksen, is een belangrijke logistieke draaischijf voor zaaigoedspecialisten.
De vestiging van KWS in Einbeck, Nedersaksen, is een belangrijke logistieke draaischijf voor zaaigoedspecialisten.

Investering binnen een half jaar terugverdiend

Was het project daadwerkelijk rendabel? Het hoofd logistiek van KWS twijfelt daar niet aan. “De kosten hebben we binnen een jaar terugverdiend”, zegt Römmert. Niet alleen de kosten voor afhandeling van transportorders zijn door integratie met de transportpartners gedaald. Ook de IT-kosten zijn een stuk lager. “Interfaces kosten veel geld. Omdat we nu nog maar met één interface werken, zijn we aanzienlijk goedkoper uit.”

AEB is verantwoordelijk voor het onderhoud van de interfaces tussen het CMP en de verschillende transportpartners. Maar KWS rust niet op haar lauweren. Het bedrijf is van plan om aanvullende modules in gebruik te nemen, een bonus-malus-systeem te implementeren en het platform internationaal uit te rollen. Het KWS-motto ‘Seeding the future’ is ook van toepassing op de internationale transportoperatie van het bedrijf.