Exportcontrole

Meer dan exportcontrole: manuele restricties

Manuele restricties maken het mogelijk om zowel handelsverboden en restricties in de internationale handel, alsmede interne voorschriften van bedrijven met een IT-oplossing te checken.

Wie ziet door de bomen het bos nog: mag ik een frequentieomvormer vanuit Nederland naar Iran exporteren? En vanuit Zwitserland? En mag ik de chemische stof aceton aan Brazilië leveren? Bevatten de stuklijsten van de door ons bedrijf gemaakte machines ook onderdelen die op de lijst met goederen voor tweeërlei gebruik staan?

Bedrijven die in de internationale handel een rol van betekenis willen spelen, moeten antwoord kunnen geven op dergelijke vragen over verboden en restricties – het liefst op zeer korte termijn zonder al te veel tijd en energie. Anders ondervinden ze daarvan forse nadelen op het gebied van levertijden en kosten. In het vuur van de internationale concurrentiestrijd kunnen deze nadelen immers het verschil tussen winst en verlies betekenen. In het algemeen geldt: hoe groter het productportfolio en hoe internationaler het netwerk van fabrieken, leveranciers en klanten, hoe complexer het is om compliant te zijn op het gebied van internationale handel.

Schendingen als risico

Voor bedrijven staat het nodige op het spel. Als de douane of andere autoriteiten schendingen van de wet- en regelgeving op het gebied van buitenlandse handel vaststellen, dreigen hoge boetes of zelfs gevangenisstraffen. Exporterende bedrijven lopen een groot risico hun voorkeurspositie inclusief vereenvoudigde douane- en exportprocedures te verliezen. Die voorkeurspositie is immers gekoppeld aan de betrouwbaarheid van de bedrijven. In geval van een schending acht de douane een bedrijf niet langer betrouwbaar, met als gevolg dat bedrijven geen beroep meer mogen doen op die vereenvoudigde procedures. Dat ondermijnt de concurrentiepositie van deze bedrijven. Daarnaast mag de reputatieschade - die ontstaat als de schendingen in het nieuws komen - niet worden onderschat. Veel bedrijven beseffen dat de uiterst complexe wet- en regelgeving niet op efficiënte wijze kan worden nageleefd zonder IT-ondersteuning. Op het gebied van exportcontrole zijn daarom op IT-gebaseerde oplossingen ontstaan die de handelstransacties checken op sancties, embargo’s, kritische goederen en kritische toepassingen.

Meerdere voorschriften in één systeem?

Het bovenstaande is niet nieuw. Er bestaat echter een handige extra tip die vooralsnog alleen bij insiders bekend is. Enkele softwaresystemen voor exportcontrole voorzien namelijk niet alleen in hun eigenlijke behoefte, maar bieden ook de mogelijkheid om verschillende interne bedrijfsspecifieke verboden en restricties na te leven. Denk aan importverplichtingen, maar ook andere bedrijfsinterne of juridische voorschriften. Dergelijke voorschriften kunnen stuk voor stuk als manuele restricties worden vastgelegd in de IT-oplossing, die vervolgens alle transacties daarop automatisch controleert. Het bedrijf kan zelf beslissen wat het gevolg is van een positieve controle. Dat kan een verbod zijn, maar ook een waarschuwing, of de melding dat voor de transactie een vergunning nodig is.

Björn Kech is een van de insiders in internationale handel die deze mogelijkheid al in de praktijk toepast. Kech is hoofd van de afdeling douane en buitenlandse handel bij Trumpf, een wereldwijd vermaard hightech-bedrijf met hoofdkantoor in Duitsland en een Nederlandse vestiging in Hengelo (Overijssel). Trumpf is gespecialiseerd in machinebouw, lasertechniek en elektronica. “Binnen Trumpf maken we veel gebruik van de manuele restricties. Wij hebben bijvoorbeeld de Zwitserse regels voor exportcontrole als manuele restrictie in onze IT-oplossing van AEB opgenomen”, zegt Kech. Het voordeel voor Trumpf: het kan voor export vanuit Zwitserland dezelfde IT-oplossing gebruiken die ook voor exportcontrole in Duitsland wordt ingezet.

Voorwaarde: juiste masterdata

Ook andere wet- en regelgeving is bij Trumpf als manuele restrictie vastgelegd, waaronder de embargo’s die de levering van bepaalde goederen aan Iran en Rusland verbieden. Een ander voorbeeld betreft de Duitse variant van de Nederlandse Wet voorkoming misbruik chemicaliën. “Via manuele restricties kunnen eigenlijk alle verboden en restricties worden vastgelegd die op basis van goederencodes te controleren zijn”, vat Kech samen. De manager van Trumpf noemt echter één belangrijke voorwaarde: “De masterdata moeten regelmatig onderhouden en opgeschoond worden, anders loopt elke geautomatiseerde controle fout.”

Kech roemt met name de grote flexibiliteit van de functionaliteit voor manuele restricties. “Op veranderingen kan ik direct reageren. Neem het voorbeeld van het embargo tegen Rusland. Dat stond binnen 24 uur na de bekendmaking al in ons systeem.”

In principe kunnen bedrijven manuele restricties ook inzetten voor controle op interne restricties. Deze optie biedt bijvoorbeeld de mogelijkheid om uit concurrentieoverwegingen de levering van bepaalde goederen aan bepaalde klanten uit te sluiten. Ook is het mogelijk om verkoop aan wanbetalers te voorkomen. Of denk aan een verbod op levering aan bepaalde landen waar een agent met exclusieve rechten actief is.

De voordelen zijn duidelijk: transparantie voor het management, ondersteuning voor de operationele medewerkers, compliance en efficiëntie. Goede controlesoftware is zodanig in de bedrijfsprocessen geïntegreerd, dat gebruikers er alleen iets van merken als de controles een kritische match opleveren. Als dat gebeurt, moet de software aanwijzingen geven hoe de gebruiker moet handelen – denk aan een extra controle door vakspecialisten of een aanvraag van de benodigde vergunning.

In vijf stappen naar meer transparantie

  1. Definieer aan welke regelgeving moet worden voldaan. De eerste stap vereist veel huiswerk: verzamel de regels waarop elke transactie moet worden gecontroleerd. Daaronder valt de betreffende wet- en regelgeving, maar ook bedrijfsinterne verboden en restricties en de daaruit voortvloeiende aanwijzingen.
  2. Maak de regels tastbaar. Wat is nu precies verboden of beperkt? Het helpt om de regels te vereenvoudigen. Daarvoor moet enig voorwerk worden verricht. Het moet duidelijk zijn welke goederen uit het eigen assortiment onder welke verboden en restricties vallen.
  3. De kunst om beperkingen te definiëren. Om wat voor soort beperking gaat het? Gaat het om een verbod of moet alleen toestemming of ontheffing worden aangevraagd? En zo ja, waar dan? Bovendien: gelden de verboden en restricties voor elke transactie met de betreffende goederen of alleen vanaf een bepaalde hoeveelheid, waarde of oorsprong van de goederen?
  4. Stel de geografische reikwijdte vast. Waar nodig moet aan de verboden en restricties een geografisch bereik worden gekoppeld. Bijvoorbeeld: ‘Product met artikelnummer 0815 niet naar de Verenigde Staten exporteren.’ Natuurlijk is het mogelijk om bepaalde definities ook te koppelen aan een land van oorsprong.
  5. Leg de beperking vast in software. Afhankelijk van de aard en de complexiteit van de beperkingen kunnen die via een functie in de software zelf aan de elektronische database met verboden en restricties worden toegevoegd, of moet de leverancier deze als project configureren. Op die manier kunnen ook sporadisch toegepaste verboden en restricties, of bedrijfsinterne regels door de software worden gecontroleerd.