Digitalisering

Digitalisering van douaneprocessen: bedrijven staan in de startblokken

Wilt u starten met de digitalisering van douaneprocessen? Of kijkt u liever eerst de kat uit de boom? De Global Trade Management Studie 2018 laat zien dat douanespecialisten binnen bedrijven het voordeel van digitalisering onderkennen en in de startblokken staan. Wat hen hindert, is het gebrek aan kennis en financiële middelen binnen hun bedrijf. Soms worden ze zelfs afgeremd door hun eigen manager.

Binnen de personeelsafdeling, de verkoop, maar ook in de productie en zeker in de supply chain: overal vindt digitalisering van processen plaats. Maar hoe zit het met douanezaken? Worden die over het hoofd gezien bij digitalisering? Of staan ze juist bovenaan de agenda omdat op dit terrein met relatief weinig inspanningen veel winst te behalen is? Op die vragen wilden Dirk Hartel, hoogleraar logistiek en supply chain management aan de Duale Hochschule Baden-Württemberg  (DHBW), en Ulrich Lison, directielid van AEB, graag antwoord. Zij maakten digitalisering van douaneprocessen tot het hoofdthema van de jaarlijkse Global Trade Management Studie 2018. Het thema leeft binnen het bedrijfsleven: 435 douanespecialisten namen deel aan het onderzoek.

De belangrijkste uitkomst: bij de digitalisering van de bedrijfsvoering worden douaneprocessen zeker niet over het hoofd gezien. Een derde van de ondervraagden geeft aan dat digitalisering van de douaneafdeling binnen hun bedrijf hoge prioriteit geniet. Slechts 22 procent geeft aan dat digitalisering weinig prioriteit heeft, bijna 40 procent spreekt over een gemiddelde prioriteit. Op managementniveau is digitalisering nog belangrijker: meer dan 40 procent spreekt van een hoge prioriteit.

Over de uitdagingen bij de digitalisering van douaneprocessen is het merendeel van de ondervraagden matig positief. Weliswaar noemt slechts 7 procent zijn bedrijf zeer goed gepositioneerd, maar 62 procent is met het antwoord ‘vrij goed’ positief gestemd. Slechts 27 procent vindt zijn bedrijf slecht gepositioneerd, terwijl nog geen 5 procent van de ondervraagden uit echte zwartkijkers bestaat en weinig vertrouwen in de eigen competenties heeft. Opvallend optimistisch zijn overigens directieleden: zijn zien hun bedrijf beduidend beter gepositioneerd dan het middenkader.

Maar is dat optimisme gerechtvaardigd? Om deze vraag te beantwoorden, zijn de ondervraagden op basis van hun ervaringen met digitalisering en andere criteria verdeeld in vier categorieën. Wat blijkt? Voor een significant deel van de ondervraagden is digitalisering van douaneprocessen nog onontgonnen terrein. Slechts 11% behoort tot de categorie van digitaliseringsprofessionals., terwijl 33 procent als gevorderd kan worden beschouwd. Hoe dan ook: het merendeel van de bedrijven staat in de startblokken. Maar liefst 37 procent van de beginners heeft de eerste stappen al gezet, maar 21 procent is vooralsnog alleen toeschouwer als het om digitalisering gaat.

Bedrijven met meer dan 500 medewerkers scoren beduidend beter dan kleinere bedrijven. Van de grotere bedrijven is 14 procent te classificeren als professional en 39 procent als gevorderd. Van de bedrijven met minder dan 500 medewerkers behoord slechts 7 procent tot de categorie professionals en 28 procent tot de categorie gevorderd. Vermoedelijk hangt dat samen met de beperkte capaciteit op de IT- en douaneafdelingen van deze bedrijven. Aan die voorsprong zal niet snel iets veranderen. Van de grotere bedrijven heeft 47 procent al digitaliseringsprojecten afgerond, terwijl 44 procent projecten in planning of in uitvoering heeft. De kleinere bedrijven scoren op beide vragen rond de 30 procent.

Helemaal bovenaan de wensenlijstjes staat digitalisering van douaneprocessen rondom exportzendingen: zeer belangrijk vindt 65 procent van de ondervraagden, vrij belangrijk zegt 30 procent. Op de tweede plaats staat de digitalisering van exportcontroles: zeer belangrijk volgens 62 procent en 25 procent geeft aan vrij belangrijk. De redenen liggen voor de hand: afhandeling van exportzendingen en exportcontroles zijn activiteiten die in elk internationaal opererend bedrijf plaatsvinden – en vaak in grote aantallen. Zijn de exportprocessen slecht ingericht, dan kan dat leiden tot vertraging van leveringen. Digitalisering en de daarmee gepaard gaande versnelling van processen leidt dus direct tot versterking van de concurrentiepositie.

Tip van de experts: digitalisering van oorsprong & preferenties

Door beduidend minder ondervraagden wordt het predicaat ‘zeer belangrijk’ gegeven aan digitalisering van oorsprong & preferentie (50 procent), tarifering (47 procent), beheer van leveranciersverklaringen (44 procent) en douaneafhandeling van importzendingen. Noemenswaardig is dat het aantal ondervraagden dat digitalisering minder belangrijk of onbelangrijk vindt, bij alle genoemde activiteiten onder de 30 procent ligt. Dat geeft aan dat de noodzaak voor digitalisering binnen veel bedrijven onderkend wordt. Bij de ondervraagden die professional zijn in digitalisering, wordt met name veel waarde gehecht aan digitalisering van complexe activiteiten zoals oorsprong & preferentie en import; 70 procent noemt dat zeer belangrijk.

De ondervraagden hebben duidelijke verwachtingen van het resultaat van digitalisering. Drie van de vier ondervraagden noemt centralisering van douaneprocessen als één van de drie belangrijkste voordelen. Ook de punten die als tweede en vierde worden genoemd (centrale archivering met 54 procent, wereldwijde transparantie met 36 procent) weerspiegelen de verwachting dat met geavanceerde IT-oplossingen de versnippering van informatie over douaneprocessen wordt tegengegaan. Daarnaast worden nog andere verwachtingen genoemd, zoals bijvoorbeeld de vereenvoudiging van vertegenwoordigingen op het gebied van douane of een verbeterde adviserende en sturende functie bij vragen van decentrale douaneafdelingen.

Ook een verbeterde IT-communicatie met de douane (50 procent) en een verbeterde auditing (30 procent) staan regelmatig in de top-3. Daarentegen bestaan minder hoge verwachtingen over IT-integratie met dienstverleners (17 procent) en de inzet van business intelligence (14 procent). Juist bij de IT-integratie met dienstverleners kan echter het nodige worden verbeterd. E-mail en telefoon zijn bij 63 procent van de ondervraagden nog altijd de belangrijkste communicatiemiddelen voor het contact met douaneagenten. Nog maar een kwart is een stap verder en beschikt op dit punt al over een interface met het IT-systeem van de douaneagent. Bijna 10 procent kiest voor een andere oplossing: zij laten de douaneagenten rechtstreeks werken in het douanesysteem van het bedrijf.

Wat is het effect van digitalisering op de werklast van de medewerkers? De meeste ondervraagden verwachten duidelijke voordelen op dit gebied: 73 procent rekent erop dat de administratieve lasten met meer dan 10 procent zal dalen. De sceptici zijn op dit punt duidelijk in de minderheid. Hooguit 12 procent verwacht geen enkele daling en14 procent een kleine daling van niet meer dan 10 procent. Ondanks de daling van de administratieve lasten die de meesten verwachten, is reductie van het personeelsbestand zeker niet het belangrijkste doel bij digitalisering. Slechts 6 procent van de bedrijven wil daadwerkelijk het aantal FTE’s in de douaneafdeling reduceren, 12 procent wil juist extra mensen aannemen. De discrepantie laat zich verklaren door het feit dat douanespecialisten in het bedrijfsleven schaars zijn en daardoor een hoge werkdruk kennen. Digitalisering van routinematige processen moet hen ontlasten.

De deelnemers aan het onderzoek zien veel beren op de weg naar een gedigitaliseerde douaneafhandeling. Het meest genoemd is het gebrek aan kennis over digitalisering binnen het eigen bedrijf. Veel ondervraagden noemen ook de weerstand binnen het eigen bedrijf: zij ervaren een gebrek aan steun van het management (35 procent) en een gebrek aan financiële middelen (33 procent). Douanespecialisten moeten blijkbaar intern nog veel mensen overtuigen van de noodzaak om douaneprocessen te digitaliseren.

Strijd om middelen met andere afdelingen

De weerstand binnen het eigen bedrijf is niet vreemd. De douaneafdeling strijdt met andere afdelingen om de beperkte capaciteit en financiële middelen die beschikbaar zijn voor digitalisering. Ook de techniek zorgt voor vertraging (27 procent), onder meer in de vorm van verouderde ERP-systemen en slecht onderhouden masterdata. Het externe netwerk – klanten, leveranciers, dienstverleners en autoriteiten – maken digitalisering eveneens lastig. Denk alleen al aan het verschil in de stand van de techniek bij de verschillende partners in dat netwerk.