Binnen de
personeelsafdeling, de verkoop, maar ook in de productie en zeker in de supply
chain: overal vindt digitalisering van processen plaats. Maar hoe zit het met
douanezaken? Worden die over het hoofd gezien bij digitalisering? Of staan ze
juist bovenaan de agenda omdat op dit terrein met relatief weinig inspanningen
veel winst te behalen is? Op die vragen wilden Dirk Hartel, hoogleraar
logistiek en supply chain management aan de Duale Hochschule
Baden-Württemberg (DHBW), en Ulrich Lison, directielid van
AEB, graag antwoord. Zij maakten digitalisering van douaneprocessen tot het
hoofdthema van de jaarlijkse Global Trade Management Studie 2018. Het thema
leeft binnen het bedrijfsleven: 435 douanespecialisten namen deel aan het
onderzoek.
De belangrijkste
uitkomst: bij de digitalisering van de bedrijfsvoering worden douaneprocessen
zeker niet over het hoofd gezien. Een derde van de ondervraagden geeft aan dat
digitalisering van de douaneafdeling binnen hun bedrijf hoge prioriteit geniet.
Slechts 22 procent geeft aan dat digitalisering weinig prioriteit heeft, bijna
40 procent spreekt over een gemiddelde prioriteit. Op managementniveau is
digitalisering nog belangrijker: meer dan 40 procent spreekt van een hoge
prioriteit.
Over de
uitdagingen bij de digitalisering van douaneprocessen is het merendeel van de
ondervraagden matig positief. Weliswaar noemt slechts 7 procent zijn bedrijf
zeer goed gepositioneerd, maar 62 procent is met het antwoord ‘vrij goed’
positief gestemd. Slechts 27 procent vindt zijn bedrijf slecht gepositioneerd,
terwijl nog geen 5 procent van de ondervraagden uit echte zwartkijkers bestaat
en weinig vertrouwen in de eigen competenties heeft. Opvallend optimistisch
zijn overigens directieleden: zijn zien hun bedrijf beduidend beter gepositioneerd
dan het middenkader.
Maar is dat
optimisme gerechtvaardigd? Om deze vraag te beantwoorden, zijn de ondervraagden
op basis van hun ervaringen met digitalisering en andere criteria verdeeld in
vier categorieën. Wat blijkt? Voor een significant deel van de ondervraagden is
digitalisering van douaneprocessen nog onontgonnen terrein. Slechts 11% behoort
tot de categorie van digitaliseringsprofessionals., terwijl 33 procent als
gevorderd kan worden beschouwd. Hoe dan ook: het merendeel van de bedrijven staat
in de startblokken. Maar liefst 37 procent van de beginners heeft de eerste
stappen al gezet, maar 21 procent is vooralsnog alleen toeschouwer als het om
digitalisering gaat.
Bedrijven met
meer dan 500 medewerkers scoren beduidend beter dan kleinere bedrijven. Van de
grotere bedrijven is 14 procent te classificeren als professional en 39 procent
als gevorderd. Van de bedrijven met minder dan 500 medewerkers behoord slechts
7 procent tot de categorie professionals en 28 procent tot de categorie gevorderd.
Vermoedelijk hangt dat samen met de beperkte capaciteit op de IT- en
douaneafdelingen van deze bedrijven. Aan die voorsprong zal niet snel iets
veranderen. Van de grotere bedrijven heeft 47 procent al
digitaliseringsprojecten afgerond, terwijl 44 procent projecten in planning of
in uitvoering heeft. De kleinere bedrijven scoren op beide vragen rond de 30
procent.
Helemaal bovenaan
de wensenlijstjes staat digitalisering van douaneprocessen rondom
exportzendingen: zeer belangrijk vindt 65 procent van de ondervraagden, vrij
belangrijk zegt 30 procent. Op de tweede plaats staat de digitalisering van
exportcontroles: zeer belangrijk volgens 62 procent en 25 procent geeft aan
vrij belangrijk. De redenen liggen voor de hand: afhandeling van
exportzendingen en exportcontroles zijn activiteiten die in elk internationaal
opererend bedrijf plaatsvinden – en vaak in grote aantallen. Zijn de
exportprocessen slecht ingericht, dan kan dat leiden tot vertraging van
leveringen. Digitalisering en de daarmee gepaard gaande versnelling van
processen leidt dus direct tot versterking van de concurrentiepositie.
Tip van de experts: digitalisering van oorsprong
& preferenties
Door beduidend
minder ondervraagden wordt het predicaat ‘zeer belangrijk’ gegeven aan
digitalisering van oorsprong & preferentie (50 procent), tarifering (47
procent), beheer van leveranciersverklaringen (44 procent) en douaneafhandeling
van importzendingen. Noemenswaardig is dat het aantal ondervraagden dat
digitalisering minder belangrijk of onbelangrijk vindt, bij alle genoemde
activiteiten onder de 30 procent ligt. Dat geeft aan dat de noodzaak voor
digitalisering binnen veel bedrijven onderkend wordt. Bij de ondervraagden die
professional zijn in digitalisering, wordt met name veel waarde gehecht aan digitalisering
van complexe activiteiten zoals oorsprong & preferentie en import; 70
procent noemt dat zeer belangrijk.
De ondervraagden
hebben duidelijke verwachtingen van het resultaat van digitalisering. Drie van
de vier ondervraagden noemt centralisering van douaneprocessen als één van de
drie belangrijkste voordelen. Ook de punten die als tweede en vierde worden
genoemd (centrale archivering met 54 procent, wereldwijde transparantie met 36
procent) weerspiegelen de verwachting dat met geavanceerde IT-oplossingen de
versnippering van informatie over douaneprocessen wordt tegengegaan. Daarnaast
worden nog andere verwachtingen genoemd, zoals bijvoorbeeld de vereenvoudiging
van vertegenwoordigingen op het gebied van douane of een verbeterde adviserende
en sturende functie bij vragen van decentrale douaneafdelingen.
Ook een verbeterde IT-communicatie met de douane (50
procent) en een verbeterde auditing (30 procent) staan regelmatig in de top-3.
Daarentegen bestaan minder hoge verwachtingen over IT-integratie met
dienstverleners (17 procent) en de inzet van business intelligence (14
procent). Juist bij de IT-integratie met dienstverleners kan echter het nodige
worden verbeterd. E-mail en telefoon zijn bij 63 procent van de ondervraagden
nog altijd de belangrijkste communicatiemiddelen voor het contact met
douaneagenten. Nog maar een kwart is een stap verder en beschikt op dit punt al
over een interface met het IT-systeem van de douaneagent. Bijna 10 procent
kiest voor een andere oplossing: zij laten de douaneagenten rechtstreeks werken
in het douanesysteem van het bedrijf.
Wat is het effect van digitalisering op de werklast
van de medewerkers? De meeste ondervraagden verwachten duidelijke voordelen op
dit gebied: 73 procent rekent erop dat de administratieve lasten met meer dan
10 procent zal dalen. De sceptici zijn op dit punt duidelijk in de minderheid.
Hooguit 12 procent verwacht geen enkele daling en14 procent een kleine daling
van niet meer dan 10 procent. Ondanks de daling van de administratieve lasten die
de meesten verwachten, is reductie van het personeelsbestand zeker niet het
belangrijkste doel bij digitalisering. Slechts 6 procent van de bedrijven wil
daadwerkelijk het aantal FTE’s in de douaneafdeling reduceren, 12 procent wil
juist extra mensen aannemen. De discrepantie laat zich verklaren door het feit
dat douanespecialisten in het bedrijfsleven schaars zijn en daardoor een hoge
werkdruk kennen. Digitalisering van routinematige processen moet hen ontlasten.
De deelnemers aan het onderzoek zien veel beren op
de weg naar een gedigitaliseerde douaneafhandeling. Het meest genoemd is het
gebrek aan kennis over digitalisering binnen het eigen bedrijf. Veel
ondervraagden noemen ook de weerstand binnen het eigen bedrijf: zij ervaren een
gebrek aan steun van het management (35 procent) en een gebrek aan financiële
middelen (33 procent). Douanespecialisten moeten blijkbaar intern nog veel
mensen overtuigen van de noodzaak om douaneprocessen te digitaliseren.
Strijd om middelen met andere afdelingen
De weerstand binnen het eigen bedrijf is niet
vreemd. De douaneafdeling strijdt met andere afdelingen om de beperkte
capaciteit en financiële middelen die beschikbaar zijn voor digitalisering. Ook
de techniek zorgt voor vertraging (27 procent), onder meer in de vorm van
verouderde ERP-systemen en slecht onderhouden masterdata. Het externe netwerk –
klanten, leveranciers, dienstverleners en autoriteiten – maken digitalisering
eveneens lastig. Denk alleen al aan het verschil in de stand van de techniek
bij de verschillende partners in dat netwerk.