CASE STUDY TTI

TTI stroomlijnt verzend- en exportprocessen met AEB

Elektronicadistributeur TTI bundelt de processen verzending, export, compliance screening en kostencalculatie in één AEB-oplossing. Het resultaat: een hogere productiviteit en lagere kosten.

LINK“De software mag geen bottleneck zijn”

Als de werkdag op andere afdelingen ten einde loopt, is dat vaak het drukste moment in de logistiek. Dat is niet anders op de expeditieafdeling van TTI, de Duitse distributeur van elektronische componenten en connectoren uit Maisach-Gernlinden in de buurt van München. Op vijftig inpakstations maken de TTI-medewerkers op piekmomenten 1.600 tot 1.800 bestellingen per uur gereed voor verzending. De planning luistert nauw en de circa 11.000 klanten vertrouwen in hoge mate op de tijdige levering van elektronische componenten door TTI. Naast een team van ervaren medewerkers speelt de logistieke software daarbij een belangrijke rol. “Een storing van het systeem kunnen we ons tijdens piekmomenten niet veroorloven. Als de hel losbreekt op de expeditieafdeling, mag de software geen bottleneck zijn”, zegt Martin Brennecke, director information services bij TTI in Europa.

Drie-in-één oplossing

Met dit in het achterhoofd was het een uiterst riskant IT-project dat TTI in oktober 2014 opstartte. Het doel was om de bestaande, ietwat verouderde logistieke software te vervangen door een modernere oplossing. De keuze viel op Shipping van AEB.. De nieuwe logistieke software is in gebruik sinds april 2015, tot volle tevredenheid van Brennecke en zijn team. Voor de vervanging had hij goede redenen: hoewel de bestaande software jarenlang betrouwbaar had gefunctioneerd, was het systeem al die tijd niet verder door ontwikkeld.
De aanpassingen die TTI vereiste, maar ook de overstap naar 64-bit technologie, leverde de nodige complexiteit op. Bovendien had het bedrijf drie verschillende oplossingen in gebruik, niet alleen voor verzending van orders maar ook voor de bijbehorende exportprocessen en de screening op sanctielijsten. De softwaresuite van AEB daarentegen combineert deze drie oplossingen (Shipping, Export Filing en Compliance Screening) in één systeem met een gemeenschappelijke database. “Dat bespaart ons een flinke hoeveelheid manueel werk”, zegt Brennecke.
De IT-directeur omschrijft de scope van het project. “TTI verdient zijn geld met het warehouse. Daarom hebben we een betrouwbare, duurzame oplossing nodig voor verzending - inclusief export en screening - die snel kan worden aangepast aan veranderingen in onze bedrijfsprocessen. We hebben daarvoor een softwareleverancier nodig die ook op lange termijn support blijft bieden.”

Project met uitdagingen

TTI stelde hoge eisen. Het team van Alois Fruth, projectmanager bij AEB, diende voorbereid te zijn op een groot aantal project-specifieke uitdagingen. Eén daarvan is de eis dat de AEB-software moest worden ingebed in de bestaande IT-omgeving. Het ERP-systeem was door TTI zelf ontwikkeld en werd beheerd door het moederbedrijf in de Verenigde Staten. Het warehouse managementsysteem (WMS) was weliswaar afkomstig van een externe softwareleverancier, maar door de eigen IT-afdeling van TTI verder ontwikkeld en aangepast. Om de complexiteit te beperken besloten TTI en AEB in goed overleg om geen veranderingen door te voeren aan het ERP- en WMS-systeem. De interface met het ERP-systeem mocht dus niet worden gewijzigd.
De tweede uitdaging: het maatwerk ERP-systeem was geprogrammeerd in de Verenigde Staten en verder ontwikkeld in een periode van vijftien jaar, wat voor TTI de nodige uitdagingen opleverde als het gaat om software- en procesdocumentatie. Het project startte daarom met uitgebreid onderzoek en analyse. “Het AEB-team heeft ons uitstekend geholpen met het boven water halen van de benodigde informatie”, looft Brennecke. De AEB-specialisten zagen tijdens de analysefase al mogelijkheden voor procesverbeteringen zoals bijvoorbeeld de optimalisatie van douaneaangiftes. Op basis van de uitkomsten uit de analysefase zijn de systemen geïnstalleerd, geconfigureerd en sinds januari 2015 via interfaces verbonden met het maatwerk ERP-systeem.
Een uitgebreide testfase - deels in combinatie met het maatwerk ERP-systeem - hielp om de fouten tijdens de go-live te minimaliseren. “TTI hanteerde geen strakke deadlines. Een soepele start was belangrijker dan een snelle implementatie,” zegt AEB-projectmanager Fruth. Tijdens de implementatie zijn vijftien medewerkers van TTI’s expeditie- en IT-afdeling uitgebreid getraind in het gebruik van de AEB-software.

De juiste labels – automatisch

Uiteindelijk volgde op 19 april 2015 de dag waarop TTI een nieuwe start kon maken met de software van AEB. In de eerste week na de ingebruikname van de nieuwe software stond een team van AEB permanent in het distributiecentrum paraat om snel in te grijpen bij problemen. Dat besluit pakte goed uit. “De operatie heeft niet wezenlijk te lijden gehad onder de overstap”, zegt Brennecke. “Voor de medewerkers op de inpakstations is elke fout er natuurlijk een te veel. Wat de IT-afdeling betreft, zijn we uitermate tevreden over de start.”
Vandaag de dag handelt TTI gemiddeld 5.000 orders per dag af met AEB-software. Deze orders worden nog steeds vastgelegd in het ERP-systeem en vervolgens overgezet naar het WMS-systeem en AEB’s logistieke software. Het WMS plant en verstrekt de opdrachten om de orders te verzamelen, terwijl de AEB software tegelijkertijd verschillende taken uitvoert. Op basis van de vrachtcode uit het ERP-systeem bepaalt bijvoorbeeld de Carrier Connect-module aan welke vervoerder de transportopdracht wordt toegewezen en welke afspraken daarvoor gelden. Met behulp van deze informatie creëert de software het verzendlabel en de verzenddocumenten conform de specificaties van de vervoerder. Dat is zeker geen onbelangrijke taak, aangezien de verschillende transporteurs en pakketvervoerders allemaal hun eigen eisen stellen als het gaat om adreslabels en routeinformatie.
Het voordeel voor TTI: het bedrijf hoeft zich niet langer te bekommeren om wijzigingen in de interfaces met de systemen van de vervoerders en om wijzigingen in de eisen omtrent verzendlabels en -documenten. AEB verzorgt het beheer daarvan, waarna eventuele aanpassingen automatisch worden doorgevoerd dankzij updates van de Carrier Connect-module.

Berekening van transport- en exporttarieven inbegrepen

In aanvulling op het printen van verzendlabels en verzenddocumenten biedt de AEB-oplossing ondersteuning bij het berekenen van transportkosten. De software rekent uit wat de kosten zijn op basis van de afmetingen en gewichten van de zendingen en de afspraken met vervoerders die zijn vastgelegd in het ERP-systeem. Het resultaat daarvan wordt weer teruggegeven aan het ERP-systeem. Als het gaat om exportzendingen, verschaft AEB’s Shipping en Export Filing de benodigde verzenddocumenten, facturen en andere documenten die vereist zijn bij transport naar het land van bestemming.
Last but not least: een belangrijk deel van de totaaloplossing betreft de naleving van internationale handelsrestricties met hulp van AEB’s Compliance Screening software. Op de achtergrond vergelijkt deze software de adresgegevens van elke order met de actuele sanctielijsten van Europa en de Verenigde Staten. Ook in dit geval hoeft TTI zich niet langer te bekommeren om het updaten van de sanctielijsten. AEB zorgt ervoor dat de sanctielijsten in de Compliance Screening oplossing na elke wijziging automatisch worden bijgewerkt.
Martin Brennecke oordeelt positief over het totale project. “De hoge mate van integratie en de daaraan gerelateerde afname van handmatige werkzaamheden hebben geleid tot een productiviteitsstijging in het warehouse. Dat geldt met name voor de exportprocessen die dankzij het stijgende aantal exportzendingen steeds belangrijker worden”, stelt Brennecke. Daarnaast is de AEB-software goedkoper in onderhoud dan de drie voorgaande oplossingen.
De medewerkers op de inpakafdeling melden nog een ander groot voordeel: het printen van verzendlabels verloopt nu een stuk sneller dan met de vorige oplossing. Dat leidt tot een hogere productiviteit en geeft meer lucht op de piekmomenten kort voor de cut-off tijden. Maar klaar zijn Brennecke en AEB voorlopig nog niet. De IT-directeur van de elektronicadistributeur heeft alweer plannen voor verdere verbetering van de oplossing.