CASE STUDY DUERR DENTAL

DUERR Dental: State-of-the-art IT voor stralende gebitten

DUERR Dental werkt al geruime tijd met AEB-oplossingen voor export management en beheer van transport kosten. Daar hoort nu ook verbeterde integratie en visibility bij.

State-of-the-art IT voor stralende gebitten

Wie zenuwachtig in de tandartsstoel zit te wachten op zijn wortelkanaalbehandeling, heeft waarschijnlijk weinig oog voor de instrumenten voor het wegzuigen van speeksel of het uitboren van het wortelkanaal. Bij Dürr Dental daarentegen is iedereen gefocust op de apparatuur en hygiëneproducten voor tandartsen en op automatisering van het verzend- en exportproces naar klanten over de hele wereld.

Dürr Dental SE is een middelgroot bedrijf uit Zuid-Duitsland dat levert aan dealers, depots en dochterbedrijven in meer dan 100 landen. Op hun beurt bevoorraden zij tandartsen, tandlaboratoria en tandklinieken. Ook wetenschappers en onderzoekers op universiteiten uit de hele wereld vertrouwen op de precisie-instrumenten van het bedrijf.

De Verenigde Staten is Dürr Dental’s grootste afzetmarkt, goed voor 28 procent van het volume. Nog eens 23 procent gaat naar klanten in Duitsland en bijna een derde naar afnemers elders in Europa. Ook in Azië heeft Dürr Dental veel klanten. Met uitzondering van het Amerikaanse dochterbedrijf Air Techniques gebruiken alle vestigingen van Dürr Dental de software van AEB voor logistiek, expeditie, transport en export.

Grip op omzetgroei door automatisering

Andreas Grüdl, directeur verzendlogistiek, wijst op de exceptionele omzetgroei die het bedrijf sinds 2005 beleeft. Die groei heeft geleid tot een vloedgolf aan zendingen. Vanaf het begin was het doel om de processen rondom die zendingen zoveel mogelijk te automatiseren, legt IT-directeur Ralf Durst uit. Dat leidde tot het besluit om de software van AEB te implementeren.

 “Ons doel was implementatie van een bewezen, state-of-the-art systeem dat ons verzend- en exportproces verbetert, eenvoudig te onderhouden is en standaard beschikt over uitgebreide functionaliteit”, zegt Durst. “Met deze software is bijvoorbeeld de communicatie met transportbedrijven geautomatiseerd. Voorheen deden we dat handmatig.” “Bovendien wilden we de handling van gevaarlijke stoffen vereenvoudigen en automatiseren”, voegt Andreas Grüdl eraan toe. Sommige hygiëneproducten van Dürr Dental, zoals desinfecterende middelen, moeten worden gekwalificeerd als gevaarlijke stoffen of worden voorzien van het label ‘limited quantity’. Vroeger moesten de labels handmatig worden aangemaakt met een schrijfmachine. “Nu geeft het systeem aan welke producten als gevaarlijke stoffen beschouwd moeten worden. De juiste labels en IMO-classificering worden vervolgens automatisch uitgeprint op de verpakkingsafdeling”, zegt Grüdl.

Het gebruik van de software op de verpakkingsafdeling in de hoofdvestiging in Bietigheim-Bissingen en in alle andere vestigingen heeft de logistieke processen efficiënter gemaakt. Met hetzelfde team is Dürr Dental ondanks de jaarlijkse omzetgroei nog altijd in staat om alle zendingen correct af te handelen. En Ralf Durst en Andreas Grüdl hebben er vertrouwen in dat dat zo blijft, ook al stijgt het aantal zendingen tot 47.000 per jaar en zet die groei zich verder door.

Software voor logistiek – gesynchroniseerd met ERP

In 2014 had Dürr Dental de overstap naar een compleet vernieuwde IT-infrastructuur gepland. Het doel was een ERP-systeem dat de specifieke behoeften van een middelgroot bedrijf met mogelijkheden voor verdere internationalisering zou ondersteunen. De keuze viel op het ERP-systeem van de Zweedse leverancier IFS. Na de implementatie daarvan moesten verschillende subsystemen worden uitgefaseerd, behalve de software van AEB. De AEB-oplossing is nu verregaand geïntegreerd met het nieuwe ERP-systeem en communiceert beter met de IFS-software. In deze opzet zijn beide systemen sinds 1 juni 2014 in gebruik. 

IT-directeur Ralf Durst legt uit hoe beide systemen samenwerken. “Er gaat niet alleen data van orders en voorraden van het ERP- naar het AEB-systeem. Omgekeerd gaat ook de door AEB verzamelde informatie over zendingen, verpakkingen, gewichten en statussen direct terug in het ERP-systeem.” Deze informatie-uitwisseling verbetert de automatisering en voorkomt fouten, en het bespaart tijd. Neem als voorbeeld de berekening van de transportkosten: alle tarieven van transportbedrijven liggen vast in de AEB-software. Op basis van die tarieven berekent de software automatisch de transportkosten binnen Duitsland. “De facturen voor de ontvangers worden aangemaakt door het ERP-systeem”, vertelt Durst. “Dankzij de wederzijdse informatie-uitwisseling kunnen de transportkosten direct op de factuur worden geprint en hoeven ze niet langer handmatig te worden toegevoegd.” De AEB-software stuurt ook een bevestiging van de verzonden goederen naar het ERP-systeem zodat de data in beide systemen altijd gesynchroniseerd is.

De AEB-software is eveneens van belang voor analyses en statistieken. Een simpele klik met de muis volstaat voor Andreas Grüdl om alle data voor het jaarlijkse gevaarlijke stoffen-rapport op te roepen, zoals het aantal ton gevaarlijke stoffen dat is getransporteerd. “Ik kan ook alle zendingen van alle Europese vestigingen op mijn scherm laten zien, gesorteerd op gewicht of volume. Dit soort analyses is bijzonder handig als we onderhandelingen voeren met transportbedrijven of rapportages voorbereiden voor de directie.”

Snelle implementatie en technische expertise

Andreas Grüdl herinnert zich feilloos het moment waarop ze besloten om AEB-software in te zetten. “Veel andere bedrijven hier in Bietighem-Bissingen bedienen eveneens de wereldmarkt. We spraken met collega’s van die bedrijven over de wijze waarop zij hun exportprocessen beheren. Zij adviseerden AEB,” legt Grüdl uit. Een ander aspect dat hij waardeert is dat de AEB-medewerkers snel in actie komen als er onverwacht problemen ontstaan. Hij herinnert zich een voorval waarbij de douaneautoriteiten een complete pallet tegenhielden vanwege het vermoeden dat de douanecodes niet goed op de verpakkingen waren weergegeven. “We konden het probleem snel oplossen met de hulp van een AEB-medewerker die precies wist wat hij moest doen.”

Ralf Durst heeft alle IT-projecten bij Dürr Dental gevolgd en was verantwoordelijk voor de succesvolle implementatie. Hij prijst AEB als een betrouwbare partner met veel kennis van zaken. Naast de goede samenwerking en de technische ondersteuning waardeert Durst ook de strakke aansturing van de implementatieprojecten zonder uitgebreide aanvullende diensten te hoeven afnemen. “We hebben alle projecten binnen een tijdsbestek van drie of vier maanden uitgevoerd – van de start van het project tot de go-live. Dat gold voor de eerste implementatie in 2005 en de ingebruikname van de compliance-software een jaar later, maar ook voor de migratie naar elektronische douaneaangiftes met Export Filing.”

Verbeterde visibility sinds 2016

Het bedrijf had in 2016 nog een ander project op de agenda staan: beter inzicht in de supply chain. Het bedrijf gebruikte al AEB’s tracking- en tracing-software, maar dat is nu vervangen door het krachtigere Visibility & Collaboration Platform. Deze nieuwe, indrukwekkende oplossing vergaart automatisch tracking-data en status-updates en geeft vroegtijdige waarschuwingen af bij verstoringen in de supply chain. Denk daarbij aan opstoppingen op de weg, vertragingen van douaneaangiften of schade tijdens het laden van vrachtauto’s. Het stelt Dürr Dental in staat om sneller in te spelen op incidenten, de juiste maatregelen te treffen en eventueel klanten proactief te informeren. Dat leidt tot betere prestaties in de supply chain en grotere tevredenheid bij klanten. 

Nog een reden voor een gezonde lach op ieders gezicht: elke vestiging en elke ontvanger die bij Dürr Dental staat geregistreerd, kan nu zijn orders en de status van zijn zendingen inzien via een interface op basis van een webbrowser. Voorheen hadden alleen medewerkers van Dürr Dental toegang tot die informatie.

Een onderdeel dat Andreas Grüdl bijzonder dierbaar is, is de geautomatiseerde afhandeling van orders conform de aangepaste BTW-regelgeving die op 1 januari 2014 van kracht is geworden. Bedrijven moeten aan de douaneautoriteiten kunnen aantonen dat zendingen naar klanten in de EU Duitsland hebben verlaten en hun eindbestemming hebben bereikt. Alleen dan zijn dergelijke zendingen niet BTW-plichtig. Dat is geen onbelangrijk detail voor Dürr Dental gezien het grote percentage zendingen dat binnen Europa blijft. Als bewijs van deze BTW-uitzonderingen accepteren de autoriteiten tracking- & tracing logs in aanvulling op de traditionele papieren documenten. “Voordat de visibility-oplossing was geïmplementeerd, moesten we met elk transportbedrijf contact opnemen als de proof of delivery, nodig voor BTW-uitzonderingen in de EU, niet was binnengekomen”, weet Durst nog. Met meer dan duizend zendingen per maand gebeurde dat regelmatig. “Alleen al op dit punt bespaart de software ons uren en uren.”