Case Study

Bongers Expeditie is klaar voor Brexit

Brexit is voor Bongers Expeditie nu al een succes. De douaneagent met vestigingen in De Lier en Lexmond heeft samen met AEB een unieke service opgezet voor alle bedrijven die exporteren naar het Verenigd Koninkrijk. Zij hoeven straks maar één keer de benodigde gegevens aan te leveren, de rest wordt automatisch geregeld via het AEB-douaneplatform en het netwerk van AEB-douaneagenten.

Bongers Expeditie is klaar voor Brexit, wanneer die ook komt. Het kantoor in De Lier is inmiddels uitgebreid om het team zo nodig met nog eens zes douanespecialisten te kunnen vergroten. “Brexit vormt een grote uitdaging voor het bedrijfsleven, maar biedt enorme kansen voor ons”, vertelt directeur Thea Bongers open en eerlijk. Ze wijst op de uitbreiding van de Europese Unie in het verleden, waardoor steeds meer grenzen opengingen. Dat leidde tot minder werk voor douaneagenten zoals Bongers Expeditie. “Nu hebben we vanwege Brexit extra mensen moeten aanstellen en opleiden. Dankzij Brexit kunnen we ons bedrijf naar een hoger niveau tillen”, stelt Bongers.

Direct een klik

Een belangrijke rol daarbij is weggelegd voor AEB’s douaneplatform. Dat is nu ruim vier jaar in gebruik. “We hadden daarvoor een ander douanesysteem, maar dat was traag en storingsgevoelig. Wij betaalden een relatief hoge prijs, terwijl de support te wensen overliet”, herinnert Bongers zich. 

Een half jaar voordat het contract met de toenmalige softwareleverancier afliep, kwam Bongers bij toeval in contact met René Wijnants van AEB Nederland. Zij nodigde hem uit voor een gesprek, waarbij direct een klik ontstond. Het daaruit ontsproten vertrouwen was een belangrijk argument om over te stappen op het douaneplatform van AEB. “Wij hebben nog twee andere softwareleveranciers uitgenodigd voor een gesprek, maar een overstap naar hun oplossingen leek niet aantrekkelijk. Dat heeft te maken met de onderlinge klik, maar ook met de uitgebreide mogelijkheden die Wijnants ons een middag lang in de vorm van een demo liet zien. Voor ons was snel duidelijk: als AEB waarmaakt wat is beloofd, moeten wij met hen in zee. Dat hebben ze inderdaad waargemaakt.”

Bongers moet terugdenken aan de dag waarop het nieuwe douaneplatform in gebruik is genomen. “De overgang was een grote stap. We waren enorm vertrouwd met het bestaande systeem. Niet alleen ik, maar ook enkele medewerkers hebben slapeloze nachten gehad. Maar de ingebruikname was uiteindelijk ‘appeltje, eitje’. René Wijnants is alleen de eerste dag erbij gebleven om ons op weg te helpen. Daarna hadden we zijn ondersteuning niet meer nodig.”

‘110 procent fijn’

Het douaneplatform van AEB is snel en gebruiksvriendelijk. De indeling van schermen en velden is logisch en overzichtelijk. Binnen korte tijd was iedereen gewend en wilde niemand meer terug. “Natuurlijk hebben we soms moeten zoeken naar velden of data, maar vragen daarover werden snel opgelost. Niet alleen René, maar ook de andere mensen van AEB inclusief de helpdesk reageren snel op onze vragen. De samenwerking is 110 procent fijn”, stelt Bongers.

Met het nieuwe platform is elke vertraging nagenoeg verdwenen. De tijd dat medewerkers soms minutenlang moesten wachten voor ze verder konden, is definitief voorbij. Daarnaast is de hoeveelheid handmatige werkzaamheden flink gereduceerd. “Als we nu een exportdocument aanmaken, wordt meteen het scherm voor een transitdocument geopend. We kunnen gemakkelijker schakelen naar een scherm met een ander document. Daarvoor hoeven we niet het eerste document af te sluiten”, licht Bongers toe. 

Mede dankzij de douanesoftware van AEB heeft Bongers in de zomer van 2018 zelfs de status van Authorized Economic Operator (AEO) bereikt. Deze status bevestigt dat Bongers ‘in control’ is en gekwalificeerd personeel, een gedegen softwareoplossing en een bewezen trackrecord heeft. “Naast AEB heeft vooral douanespecialist Frank Hagreis van FBC Atlas daarin een belangrijke rol vervuld. Hij heeft het proces van begin tot eind begeleid en ook de gesprekken met de douane gevoerd”, aldus Bongers.

Digitalisering van Brexit

Brexit heeft een nieuwe fase in de samenwerking met AEB ingeluid. Samen met ChannelPorts, een douaneagent in het Verenigd Koninkrijk, is een unieke samenwerking opgezet. Bedrijven die straks goederen naar het Verenigd Koninkrijk willen exporteren, hoeven slechts één enkele dataset te sturen naar het AEB-douaneplatform. Daarna zorgen Bongers en ChannelPorts ervoor dat de juiste export- en importdocumenten worden aangemaakt en ingediend bij de douaneautoriteiten in Nederland en het Verenigd Koninkrijk. Vrachtwagens hoeven niet stil te staan bij de grens, maar kunnen doorrijden omdat zowel de export- als importaangifte tijdig en compleet is verzorgd.

Digitalisering is het sleutelwoord bij deze unieke samenwerking. Digitalisering biedt snelheid en schaalvoordelen, omdat dankzij het AEB-platform grotere aantallen aangiften beter kunnen worden verwerkt. Bovendien kunnen de data van exportaangiften worden hergebruikt voor de importaangifte in het Verenigd Koninkrijk. Dat leidt tot minder handmatig werk, minder fouten en daardoor minder verstoringen, ook omdat de douaneautoriteiten en andere keuringsinstanties de aangiften direct goedkeuren. Tot slot gaan de kosten per aangifte omlaag omdat de toegenomen efficiëntie leidt tot lagere kosten bij alle schakels in de keten.

Thea Bongers en Richard Groenendijk trappen met een officieel tekenmoment de Brexit-samenwerking af.
Thea Bongers en Richard Groenendijk trappen met een officieel tekenmoment de Brexit-samenwerking af.

Bloemen en planten exporteren

De dienstverlening is een uitkomst voor bedrijven die bloemen en planten exporteren. In Nederland is daarvoor een fytosanitaire keuring met bijbehorend certificaat vereist, waarmee de autoriteiten verklaren dat de betreffende producten gezond zijn. In het Verenigd Koninkrijk is behalve een importaangifte straks ook een plantenpaspoort en een PEACH-vooraanmelding vereist. Zowel Bongers als ChannelPorts hebben uitgebreide ervaring met deze documenten. Mede door de automatisering van de processen die gerelateerd zijn aan deze vereisten, komt een vlekkeloze afhandeling tot stand.

“De belangstelling voor dit concept is enorm groot”, stelt Bongers. “Dankzij de samenwerking met AEB en ChannelPorts hebben we vier grote transportbedrijven als klant mogen verwelkomen. Dat zijn transportbedrijven met een vloot van 150 tot 200 vrachtwagens die dagelijks naar Engeland rijden. Anders hadden deze bedrijven niet alleen de export- en importdocumenten moeten opstellen, maar ook zelf de PEACH-vooraanmeldingen en de fytosanitaire certificaten moeten verzorgen. En denk ook aan de aanmelding bij Portbase, het systeem van de Rotterdamse haven. Dat wordt hen nu allemaal uit handen genomen.”

Zwitserland en Noorwegen

Op dit moment staat alles klaar. Als Brexit straks echt een feit is, kunnen verladers en vervoerders direct gebruik maken van de dienstverlening. “De afgelopen maanden hebben we onze klanten begeleidt bij hun voorbereidingen. Hoe moeten ze straks hun data aanleveren? En om welke data gaat het? En werkt de koppeling met het AEB-platform? Natuurlijk kunnen ze die data straks ook handmatig aanleveren, maar wie dat automatisch doet, geniet voorrang. Vergeet niet dat we straks misschien vijfhonderd documenten per uur moeten verwerken omdat iedereen de boot naar Engeland wil halen”, stelt Bongers.

De samenwerking met AEB en andere douaneagenten op het AEB-platform smaakt naar meer. “Het is een fantastisch concept. Met één klant gaan we deze werkwijze en hetzelfde platform ook gebruiken voor export naar Zwitserland en Noorwegen. Wij zijn nu bezig om dat in te richten”, aldus Bongers, die besluit met de opmerking dat zij en haar medewerkers dag en nacht klaar staan voor klanten. “Ook tijdens Brexit zijn wij 24 uur per dag bereikbaar. Wij gaan ervoor zorgen dat we dan goed zijn uitgerust.”

AEB Customs Management: het alles-in-1 douane platform

Met dit centrale platform beheert u al uw douane formaliteiten op 1 plek. Met end-to-end IT-integratie en slimme automatisering versnelt u uw douaneprocessen en bespaart u tijd en geld. En voor de belangrijkste exporteconomieën van de EU, het Verenigd Koninkrijk en zelfs wereldwijd dankzij de eenvoudige integratie van douaneagenten of expediteurs.