GTM-STUDIE

Unternehmen auf dem Sprung zur digitalen Zollabwicklung

Eine große Mehrheit der deutschsprachigen Unternehmen sieht sich gut für anstehende Digitalisierungsprojekte im Zollbereich gerüstet. Das zeigt eine aktuelle Global Trade Management Studie, an der sich mehr als 400 Experten und Zollpraktiker beteiligten. Großes Digitalisierungspotenzial steckt in der Zusammenarbeit mit Zolldienstleistern.

Björn Helmke 17.10.2018

Die Mehrzahl der deutschen Unternehmen plant, ihre Zollprozesse zu digitalisieren oder hat bereits erste Schritte umgesetzt. Das legen die aktuellen Ergebnisse der Studie „Auf dem Sprung zur digitalen Zollabwicklung“ nahe, die das Softwareunternehmen AEB gemeinsam mit der Dualen Hochschule Baden-Württemberg (DHBW) Stuttgart veröffentlicht hat. Mehr als 35 % der 435 befragten Experten gaben an, in ihrem Unternehmen sei bereits mindestens ein Projekt zur Digitalisierung des Zollbereichs umgesetzt worden. Fast die gleiche Zahl steckt in der Planungs- oder Umsetzungsphase. 

Die vollständige Studie ist hier online abrufbar.

Handelskonflikte steigern Bedarf an effizienten Standardprozessen

Ein Drittel der Befragten gab an, die Digitalisierung von Zollprozessen habe in ihrem Unternehmen eine hohe Priorität. Gemessen daran, dass die Zollabteilung ein eher kleiner Bereich ist und mit anderen Geschäftsbereichen wie Beschaffung, Vertrieb oder Produktion um Ressourcen konkurrieren muss, ist das ein beachtlicher Wert. „Wir gehen davon aus, dass die öffentliche Diskussion über die wachsende Zahl von Handelskonflikten das Interesse des Managements an der Digitalisierung der Zollprozesse beflügelt. Die Unternehmen benötigen effiziente Standardprozesse, um ihre Fachkräfte in den Zollabteilungen für Problemlösungen und strategisch wichtige Aufgaben freizuschlagen“, sagt Prof. Dr. Dirk H. Hartel, Professor für Logistik und Supply Chain Management an der DHBW Stuttgart und einer der Autoren der Studie.

Zentralisierung der Zollprozesse ist der wichtigste Effekt der Digitalisierung

Als wichtigsten Effekt der Digitalisierung sehen die Umfrageteilnehmer die Zentralisierung der Zollabwicklung (61 %). Als weitere Resultate erwarten sie eine zentralisierte Archivierung (49 %) und eine verbesserte IT-Kommunikation mit dem Zoll (43 %). 

Ganz oben auf der Wunschliste der Digitalisierungsvorhaben im Global-Trade-Umfeld steht die Zollabwicklung im Export, deren Digitalisierung 65 % der Befragten für „sehr wichtig“ und 30 % für „eher wichtig“ halten. Auf dem zweiten Platz landet die Digitalisierung der Exportkontrolle. Sie halten 62 % der Befragten für „sehr wichtig“ und 25 % für „eher wichtig“. Die Gründe liegen auf der Hand: Zum einen sind Exportanmeldungen und Exportkontroll-Prozesse, die in jedem  international handelnden Unternehmen anfallen, häufig mit hohen Vorgangszahlen verbunden. Zum anderen ist der Leidensdruck besonders hoch: Sind die Prozesse im Export schlecht aufgestellt, ist eine  Konsequenz die Verzögerung von Lieferungen. Eine Digitalisierung und die damit verbundene Beschleunigung zahlt also unmittelbar auf die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens ein.

Digitalisierung soll den Fachkräftemangel entschärfen

Die Mehrzahl der Befragten erwartet von der Digitalisierung einen deutlich verringerten Personalaufwand in der Zollabwicklung. 73 % der Umfrage-Teilnehmer rechnen mit einer Senkung des Personalaufwandes von mehr als zehn Prozent. Allerdings planen nur sieben Prozent der Unternehmen in den kommenden drei Jahren tatsächlich Personal in der Zollabteilung abzubauen. Dieser niedrige Wert ist dem Fachkräftemangel geschuldet. „Es geht eher darum, die Arbeit mit den vorhandenen Mitarbeitern zu schaffen als darum, tatsächlich Personal abzubauen. Die Unternehmensperformance skaliert nur noch digital, das heißt ohne eine Digitalisierung der Zollprozesse wird die Zollabteilung zum kritischen Flaschenhals“, erklärt Dr. Ulrich Lison, Mitglied der Geschäftsleitung bei AEB und Mitautor der Studie.

Trotz viel Optimismus klagen Unternehmen aktuell noch über zahlreiche Schwierigkeiten

Häufig stoßen die Digitalisierungsprojekte im Zollbereich in den Unternehmen auf Hindernisse. 36 % der Befragten beklagen mangelndes Digitalisierungs-Know-how in den Unternehmen, 35 % fehlende Unterstützung des eigenen Managements und 33 % fehlende Ressourcen. Dies ändert nichts daran, dass der Optimismus überwiegt: Sieben Prozent der Befragten sehen ihr Unternehmen „sehr gut“ für die Herausforderungen der Digitalisierung vorbereitet – und weitere 62 % „eher gut“. Der in der Studie errechnete Reifegrad in Sachen Digitalisierung ist jedoch deutlich weniger positiv. Nur gut zehn Prozent der Unternehmen sind tatsächlich Digitalisierungsprofis. Weitere 33 % lassen sich als Fortgeschrittene klassifizieren. 36 % haben immerhin schon erste Erfahrungen gesammelt („Anfänger“), während 21 % der Unternehmen bisher eine reine Zuschauerrolle einnehmen. 

Zahlen und Fakten: Digitale Zollabwicklung
Zahlen und Fakten: Digitale Zollabwicklung
Infografik: Digitalisierung der Zollabwicklung

Noch zu wenige IT-Schnittstellen zum Datenaustausch mit Zolldienstleistern

„Unternehmen sollten unkompliziert und schnell starten, um Erfahrungen zu sammeln. Sie sollten sich zunächst auf einfache, kleine Projekte konzentrieren – wie beispielsweise die Automatisierung der Exportabwicklung oder die Kreation eines Dashboards von Außenwirtschaftsdaten, die einen schnellen Return versprechen“, rät Dr. Ulrich Lison. Ein solches Projekt könnte auch die bessere IT-Anbindung der Zolldienstleister sein, auf die 27 % der Unternehmen überwiegend oder komplett bei der Zollabwicklung zurückgreifen. 63 % dieser Unternehmen kommunizieren mit ihrem Zolldienstleister per E-Mail und Telefon, nur 26 % tauschen die Daten strukturiert über eine IT-Schnittstelle aus. „Eine durchgängige Kommunikation zwischen den IT-Systemen stellt eine Basisanforderung dar, denn sonst führt ein Outsourcing lediglich zu Mehrarbeit infolge von Doppelhandling und potenziellen Übertragungsfehlern, die am Ende zu höheren Total Costs of Ownership führen“, warnt Prof. Dr. Dirk H. Hartel. 

Über die Studie

Die Studie „Auf dem Sprung zur digitalen Zollabwicklung“ basiert auf einer branchenübergreifenden Umfrage unter 435 Experten aus dem Umfeld Logistik, Außenwirtschaft und IT. Die Teilnehmer arbeiten in Unternehmen unterschiedlicher Größe, 85 % der Unternehmen haben ihren Sitz in Deutschland. Jeder zwanzigste Teilnehmer ist Mitglied der Geschäftsführung oder des Vorstands und über die Hälfte der Befragten hat eine mittlere Führungsposition als Leiter eines Geschäftsbereichs oder einer Abteilung inne. Das Softwareunternehmen AEB und die DHBW Stuttgart führen die Umfrage seit 2013 jährlich durch. Auch die Studie aus 2017 zum Thema "Agiles Projektmanagement in Logistik und Außenwirtschaft", kann imMedienbereich heruntergeladen werden.

Björn Helmke
Über den Autor
Björn Helmke
Björn Helmke arbeitet seit mehr als 20 Jahren als Fachredakteur in den Themenbereichen Transport und Logistik. Seit zwei Jahren schreibt der Betriebswirt (WA) mit wachsender Begeisterung über praxisbezogene Themen in der Außenwirtschaft. Sein Anspruch: Auch bei Fachthemen Lesespaß und Nutzen unter einen Hut bekommen.

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